档案管理中引入知识管理的探析

文/新疆伊犁河流域开发建设管理局 张琳琳

一、知识管理概述

知识管理即在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统內，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以应对社会政治、经济的变化。知识管理是管理领域的新事物，它重视对知识的管理和利用，通过知识的共享达到创新的目的，在创新中实现发展和进步，在创新中体现组织的价值。知识管理的这些特点使它成为了各行各业保持竞争优势和提高工作效率的必然选择，如果能够很好地管理知识、利用知识并加强创新，一定能够顺应社会发展趋势，并能够促进自身的发展。

二、档案管理的现状

档案是人类社会在实践过程中形成的具有保存价值和利用价值的一种信息符号，它所代表的是一种显性的知识，是利用和传播知识信息的一种重要形式，档案具有完整性、权威性和系统性的特点。现在的档案管理大多是立卷式的保存方式，这种管理模式在档案管理的历史上发挥了重大的作用，但是随着互联网的广泛应用和信息技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不能适应社会发展的需要，并出现了一些新的问题：

（一）档案管理模式落后

传统的手工管理档案的模式已经不能适应经济社会发展的需要，必须转变现有的档案管理模式，在档案管理中引入信息技术，实现档案管理的信息化，档案信息化是指以保存实体档案为原形的数字化的信息为档案保存的新模式。这种保存模式既省时省力，又能达到对档案的完好保存的效果，此外还便于外部人士对档案的查阅。

（二）档案管理工作过程存在很多问题

当今的档案管理工作存在的问题表现为档案管理工作者专业技能不高，知识经验缺乏，管理意识不强。由于没有经过专门的教育培训，很多档案管理人员业务不熟练，专业素质不高，不能顺应发展潮流对管理模式进行创新。此外，档案的保存环境大多老旧，基础设施不健全，要想促进知识管理在档案管理中的应用，首先必须在保存环境上下功夫，只有改善了档案保存环境设施，才能实现档案管理的现代化和信息化。

三、在档案管理中引入知识管理的具体措施

（一）创新思维，充分利用知识管理

知识管理的运用需要创新思维、与时俱进，改变落后固化的思维模式，创新思维，引入知识管理，将档案管理信息与网络服务相结合，在充分利用档案所传递的原始信息之外，还需挖掘出档案的知识管理所蕴含的隐性知识，实现对档案资源的全方位的管理。

（二）加强对档案管理人员的学习培训

档案管理部门只有掌握最新的档案管理技术和方法，才能实现自身的良好运作，先进的管理方法只能依靠学习。档案管理人员在日后的工作中，将最新的智慧成果应用到工作中来，利用现代化的管理技术，是促进档案管理与知识管理融合的有效方法。

（三）加大对人力资本和技术创新的投入力度

档案管理工作要想取得竞争优势，人力和技术的投入必不可少。首先要注重开发人力资源，实现知识管理人员和档案管理人员的有机结合。将计算机网络技术运用到档案管理之中，从而推进知识管理在档案管理中的应用。

四、知识管理对档案管理的促进作用

随着知识管理在档案管理中的应用，二者结合相互促进、相互融合，共同推进档案管理工作的创新。知识管理对档案管理的促进作用表现在以下几个方面：

（一）方便了档案保管

在信息网络化的时代，将知识管理应用到档案管理之中，方便了档案管理工作。传统的档案管理以立卷为基本保管单位，这种保管模式不方便档案的查阅，且日久天长容易造成纸质文档的损坏，档案资料的更新不便。引入知识管理之后，通过使用计算机技术和网络通讯，将档案信息保存为电子知识信息，同时将档案的管理与计算机网络相结合，方便了档案管理，比案卷的形式更加便利。

（二）推动了档案电子服务的发展

知识管理与档案管理的结合，利用计算机技术将档案保存为电子形式，同时使用语言处理技术，完成对档案信息的存储、传输和检索。它可以读出用户输入的检索信息，精确地输出检索结果，提高了档案检索的准确率和工作效率。

（三）丰富了档案资源

传统的档案管理注重对档案资源的管理，轻视利用，造成了大量的档案资源的浪费，档案资源的类型也比较单一。知识管理的目的是丰富档案种类，提供准确可靠的档案信息，提高档案资源的利用率。引入知识管理，对档案资源进行加工再利用，形成了独具特色的信息资源，丰富了档案资源的种类。

五、结语

知识管理在推进档案管理工作先进性的同时，也给档案管理带来了很大的挑战，档案管理应充分利用知识管理所传递的先进信息技术，抓住机遇，在发挥传统档案管理技术优势的基础上，将档案管理与知识管理相结合，从而建设现代化的档案馆，开发出独具特色的信息化的档案资源。

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