档案的作用与管理分析探索

文/山东省沾化县人力资源和社会保障局 王淑娟

档案的作用与管理分析探索

文/山东省沾化县人力资源和社会保障局 王淑娟

档案是众多信息载体中的一种，对于人事与社会保障局而言，档案管理是了解人员信息、合理利用人才的重要依据。随着社会的发展以及信息化、电子化技术的不断完善，我国档案管理在新时期下迎来了新的挑战与机遇。本文基于这一背景，简单阐述了档案管理的重要性与必要性，分析了目前档案管理中存在的一些问题，并针对这些问题提出了几点优化管理措施。旨在完善人力资源和社会保障局档案管理模式，提升档案有效利用率。

人事档案；管理漏洞；优化策略

档案是社会组织、国家机构在管理人事活动中形成的文件信息，能够将个人基本信息、人生经历、工作信息等情况记录下来，以文字、表格等形式表现。档案是具有保存价值的文件性质材料，是人力资源和社会保障局了解个人信息并进行后续工作的重要依据。但就目前档案管理而言，仍旧存在一些亟待解决的问题影响了档案管理效力。

一、档案作用分析

（一）是开展相关工作的重要依据

档案是对个人信息的真实反映，人力资源和社会保障局要想了解某个人的真实信息，必须通过调取档案来核查。在工作开展时，工作档案能够让管理者清楚了解工作进展状况、存在的问题以及解决方法；而人事档案可以针对个人进行管理。档案可避免人才的埋没或压制，让人才资源最大程度被利用。

（二）是预测人才需求的科学标准

对于人力资源和社会保障局而言，档案是反应人才数量、方向的重要标准。一个组织要想科学的对人力资源进行预测，首先应详细分析人事档案，在获得真实数据结果后建立分析表，为合理预测做好准备。

二、档案管理中的漏洞分析

（一）档案意识不高

由于传统档案管理仅涉及到档案的发放、收集与转移，并没有对档案实施管理与运用，因此意识深处并没有认识到档案管理的重要性。由于意识的不足，没有对档案管理加大投入，因此目前管理方面尚存在不足之处，管理质量存在偏低状况。哲学上认为，意识对事物具有能动作用，能够推动或阻碍事物发展。因此要想提升档案管理质量，首先应从意识上真正认识到现代化社会档案的重要性。

（二）档案管理时效性不强

目前档案管理的整理频率均以年为计量单位，且已经放进档案的材料不会重复审核，因此材料真实性以及时效性有待考证。另外，新放入档案的材料多为人才工资表、登记表之类无法反映出当事人近况的信息，在实用价值上不强，相关人员无法从档案中了解到充足所需信息。

（三）管理制度不完善

档案管理理应由专人进行，但目前一些管理人员并非专业档案管理专业毕业，在相关技能上仅了解皮毛，没有进行过系统化的理论培训工作。人力资源和社会保障局对档案的管理应包含档案收集、资料鉴别、分类整理、归档保存、协助查阅、档案更新等，若这些环节没有完善会造成档案使用率下降情况。

另外，管理制度上的缺陷造成单位一旦有裁员情况多在档案管理人员身上着手，造成经验丰富的档案管理者数量越来越少。

（四）管理模式待改进

目前档案管理多数还处于纸质管理阶段，不仅查找起来比较麻烦，还存在年限过久纸质档破损、遗失情况。同时，若档案需要借调，距离过远则必须使用邮寄方式，存在遗失危险性。在电子化与信息化不断发展的背景下，档案管理也应顺应时代潮流，增加电子档案管理范围，优化管理模式。

三、档案管理优化策略

（一）提升档案管理人员工作能力

管理能力是优化管理效果的重要途径，因此档案管理者理应通过不断培训掌握更多优秀档案管理方法，管理者首先应学习档案管理相关知识以及相关法规，以此来提升管理者在管理上的自觉性。人力资源和社会保障局可定期举办培训工作，可以以讲座形式或课堂形式展开，主要针对档案管理中容易出现的问题或是先进管理思想展开培训。另外，考虑到单纯培训工作可能会造成管理人员产生抵触情绪，可通过开展竞赛类节目，将档案管理小知识融入题目中，提升档案管理者积极性。

（二）提升管理规范性

档案管理者应认识到档案的重要性以及管理的必要性，从档案管理各个层面对档案资料进行收集整理，确保档案资料的完整性。档案管理者应从思想上端正意识，同时引进现代化管理手段，例如电子管理。将文档资料尽可能以电子档形式保存，并建立相应数据库。这样一来，档案的接收、转移、查阅、调取都更为方便快捷且不会随着时间流逝受损。当档案管理真正实现网络化、自动化与一体化时，档案管理人员可精简，将更多物力与财力投入到档案工作建设中。

（三）增强档案时效性

在知识经济时代，档案的及时更新是竞争的重要因素之一。档案管理者应缩短档案收集、审核等工作的间隔时间周期，将新产生的个人有效信息及时补充至档案中，通过动态管理确保档案时效性。在审核、鉴定过程中，也应将无价值内容剔除，保障档案的高有效性。

四、结束语

综上所述，档案管理是保护档案、利用档案的重要环节，对于人力资源和社会保障局而言，档案是了解人才、利用人才的重要因素。档案管理者首先应从思想上认识到档案管理的重要性，再通过管理模式、现代化方式等方面的完善改变传统管理中存在的漏洞，同时不断提升自身档案管理技能。只有这样，档案管理工作才能够在现代化社会不断发展，让档案的作用充分发挥。

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