如何更好的发挥办公室职能

文/吉林省棉麻畜产品公司 郭英明

目前，办公室对企业发展产生重要影响，是企业重要组织结构。可以认为现代化办公室职能包括办文办会、信息调研、督查督办、税收宣传、文档管理、信访接待、财务管理等。而办公室职能发挥也需要坚持一定的原则，而笔者认为要做好办公中所包含的所有职务，首先必须遵循和具备这五项职能：坚持以人为本是其基本原则；坚持精细严密—是其关键；坚持改革创新—是其条件；坚持无私奉献—是其一种信念；而坚持清正廉洁—是其一种精神，只有坚持以上基本原则，才能更好地发挥办公室职能。笔者针对目前办公室职能发挥的现状简单分析如何才能更好地发挥出办公室职能

一、办公室职能发挥的关键

（一）关键是要吃透“两头”

1.吃透上头。“吃透上头”就是首先要对组织领导方针政策有一定的了解，并且能够较好地把上级组织政策和基层的实际情况相结合，这样对做好办公室职能才有保障。只要了解了这些方针政策，对以后的工作是有很大的帮助的，如果是新手的话，这样是有利于更快的掌握办公室职能的核心的。

2.吃透下头。“吃透下头”就是除了深刻到了解上级组织方针、政策外，还要熟知下级基本情况，要想更好地办公室职能还要在这其中了解组织基层工作的热点、难点问题。

3.吃透中间。当“吃透上头”和“下头”是远远不够的，其中关键还是要吃透中间。办公室中间工作无非就是要准确理解领导意图、对领导的工作思路要有清晰的认识、工作方法要正确、对于工作中的特点要准确把握，要有更深的领悟，不能局限于表面。

（二）开展好调查研究

针对以上组织上、中、下的关系、任务等能够清楚的认识，就要开始用实际行动去做到以上的“三头”——对组织方针、政策有一定的了解，熟知组织基层基本情况以及领导意图、要求、方向，这样有利于调查研究工作的开展。此外，要开展好的调查研究，就必须在这之前做好充分的准备以及充分的前提工作。首先，需要明确调查的意图、调查的目的、调查的范围、调查中会出现的问题以及解决问题的对策。

（三）转变办公室服务理念

服务态度是最能体现办公室工作人员的亲和力和工作态度，是否能够胜任和做好当前工作的基本标准和关键。然而，要做好办公室职能，就应该有时时刻刻都能转变自己对他人服务的态度。变被动为主动服务：被动的态度不仅是在学习中会给学习造成不良的影响，同样在工作中也是如此。主动的为他人服务，会给他人带来温馨和快乐的笑容，同时也会拥有一颗好的心态和一种好的心情去面对一天当中工作上所遇到的工作麻烦。其次，要变单一服务为全面服务。在当今社会快速发展，办公室服务也不应该满足于当下社会现状，摆脱单一而传统的办公室职能模式，而全面的办公室职能发挥需要我们进一步的对服务理念的改革与转变。最后，变一般服务为优质服务。办公室职能发挥效果如何关键取决于办公室服务的优质化，只有更好的提升个人的职业素质，才能更好地发挥出办公室职能，才能全面深化办公室职能模式的创新与发展。

（四）树立良好办公室形象

树立良好的形象是每一份工作，每一个员工应该拥有的职业道德和基本素质。一个好的形象是一个公司和企业的脸面，良好的形象是一个人走向成功的开始，办公室良好的形象就是在于办公室工作人员要着装得体，不着奇装异服，清爽的面孔，必要时可以画一点淡妆，以表示对人们的尊敬，端正的五官以及亲和的语言，都是良好形象中的重中之重。

（五）充分发挥办公室团体优势

一是对上司领导：要充分发挥好参谋助手的作用，帮助上司领导排除工作中的困扰，做好参谋和助手这一职能。二是对同一层次的同事：要充分发挥好运转枢纽的作用，办公室人员对于与自己平起平坐的同事，要做好一个良好运转枢纽的作用。三是对下属：要充分发挥好桥梁纽带的作用，办公室职能同时还有联系着上司领导和同事下属的一根纽带，要做好“中间人”，才会得到更多的关怀和信任。四是对公司以外的人员，要充分发挥好“窗口”的作用，一个公司是否能够走得更加长远，是否能够越来越向更好的方向发展，是否能够越来越成功。首先取决于办公室职能的发挥，是否具有一个办事流程有条不紊，办事能力强，办事效率高的办公室。

（六）不断完善和提高职员的技能

首先，要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件：有了领导的重视，就应该可以积极的发挥自己的努力和优势，积极做好办公室职能。其次，把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。“活到老，学到老”是一个千古不变的名言警句，勤奋学习不仅要为个人知识与技能的完善与发展，同时也是扩宽自己视野，提升自身内涵和修养的有效途径。最后，把甘于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神。无论这份工作是否是自己所感兴趣的，但是若你从事了办公室工作，就应该拥有一颗甘于奉献的心来为组织服务。

二、总结

笔者针对目前对办公室职能发挥现状的基础上，提出如何更好地发挥企业办公室职能，如何成为一名优秀的办公室职员，办公室职能是组织未来发展的关键，也是组织必须不断建设与完善的组织结构，随着信息技术的不断发展，办公室职能发挥要以科学技术为核心，以完善办公室管理制度为保障，以高尚的职业精神为引领，以创新理念为灵魂，不断提高自身的素质和职业技能，才能更好地发挥出办公室的职能。随着时代不断进步，为了办公室也许会朝着更加多元化的方向发展，对于传统办公室模式一种革新与发展。

[1]李清莲.实施“四五四”形象工程充分发挥办公室的职能作用[J].河北企业,2008,11:29-30.

[2]贾太杰.新形势下进一步发挥办公室职能作用[J].河南电大,1996,04:46-48.

[3]廖德根.文秘人员如何搞好调研工作[J].统计与决策,2003,10:93-94.