试论如何做好办公室综合管理工作

2014-11-26 17:07长江委陆水试验枢纽管理局唐丽
办公室业务 2014年5期

文/长江委陆水试验枢纽管理局 唐丽

办公室是为机关提供管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能的综合性部门。办公室工作的高效与否,对于机关各部门的协调和长远发展有重要作用。本文试图结合办公室管理工作的主要内容,浅谈如何做好办公室综合管理工作。

一、办公室管理工作的主要内容

办公室的工作比较繁琐,在对外方面要处理协调宣传工作,以树立良好形象;在对内方面,其工作更是涉及到整个单位的方方面面,如明确办公室管理工作职责、权限,制定相应的系列管理办法等等。本文以某事业单位为例,谈一谈办公室管理工作主要的主要内容。

1.协助机关领导对机关各部门和下属各单位进行综合协调;负责局级规章制度建设。

2.负责机关公文处理、政务信息、电子政务、机要保密、法律事务工作,并指导全机关相关工作;负责单位印章的管理。

3.组织综合性会议、党政联席会议、办公会议。

4.负责单位重要事项的督办、查办和催办工作;承担机关内部应急管理的日常工作。

5.负责单位的信访工作;办理人大代表、政协委员提案、建议工作。

6.负责组织单位大型活动和重要的接待工作。

7.负责机关行政事务管理工作。

二、做好办公室综合管理的途径

(一)加强办公室工作的计划性

办公室工作比较繁琐凌乱,既要做好外部的宣传和协调工作,树立和保持良好的单位形象,又要做好内部工作,保证单位内部的协调运行。有些工作必须当时进行处理,有些工作必须在晚上进行加班处理,要使工作处理的井井有条,就要求办公室管理人员对工作能够合理安排,制定周密的计划,提前思考,超前谁备,分清轻重缓急,统筹兼顾,合理安排,坚持按照计划行事。一遇到突发事件或者紧急情况,才能有条不紊,全力去做,保证问题得到及时解决,确保办公室工作有章、有序、有效,从而为单位提供更加优质的服务,保证其顺利运作。

(二)保持认真负责的工作态度

办公室工作人员在工作中要保持脚踏实地、认真负责的工作态度。办公室工作比较琐碎繁杂、枯燥,这就要求办事人员能够理清思路,保持强烈的事业心和责任感,尽量做到工作的尽善尽美。注重工作效率,认真做好文字性工作,及时传达贯彻单位有关会议、文件、批示精神,确保各项工作的顺利进行在工作任务。较重较多时不急不躁,冷静思考,同事之间互帮互助,使问题得到妥善解决。

(三)加强办公室工作的原则性

办公室工作人员在处理日常工作时,应从单位的实际出发,把握住大的原则和方向,不偏不倚地执行领导的管理意图,,不论是人事管理、制度考核、办公用品添置,还是员工团结,办公室工作人员都应该要根据相关原则和方向对其做出分析和判断,坚决不能搞特殊,不假公济私,对领导负责,对单位负责。这就要求办公室首先要结合工作单位的实际管理情况实际情况制订和完善各项管理制度,将大的原则落实到各项具体规定中,凡事做到有章可循;其次,在在制度执行和管理流程上进行周密的调查与研究,对某些流程进行不断地示范引导,使之逐渐形成规范;最后,要加强公司制度化管理,在进行员工考核时做到一视同仁,不搞特殊化,好的制度要靠执行才能收到实效,才不会出现以权谋私、欺上瞒下的现象。

(四)提高综合协调能力

综合协调能力是办公室能力的重要方面,提高办公室工作的综合协调能力对于单位的顺利运行有重要意义。要做到有效协调,首先,就是要及时传达和贯彻有关会议、文件、批示精神,确保单位各部门能够步调统一,切实保证领导班子的正确决策能够认贯彻落实;同时,办公室工作人员要采取适当的措施化解内部矛盾,当单位内部的局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时,要进行及时协调,正确化解。

(五)处理事务时要灵活周到

尽管办公室工作要保证原则性和方向性,但并不意味者事事都要向上级报备。在处理一些日常琐事时,要讲究灵活性和实效性。在为公司进行参谋策划时,点子要精,要讲质量,要管用,既要落实上面的精神,又要结合公司的实际情况想办法、出点子,处理问题要灵活,不能死板,才能最大限度提高自身工作的效率。

三、结论

总之,办公室管理工作人员要提高业务能力,提高自身工作效率,就必须不断加强自身学习,逐步提高自身的业务素质;建立和完善相关工作机制,在对内与对外频繁复杂的文字起草、方针制定、人事管理以及规章制度制定和执行中,找到突破的制高点和创新点,勤于思考,勇于实践,才能真正做好办公室的管理和服务工作。

[1]林安胜.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性[J].技术与市场,2013(09).

[2]鹿晓艳.浅谈办公室管理中秘书必备素质与能力[J].中国商界(下半月),2009(09).

[3]孙茜波.浅谈怎样做好办公室的综合管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010(08).