如何加强高职院校教务档案管理

冯洁

摘要：教务档案作为档案管理的一个分支，是衡量一个学校管理水平的重要指标，也是学校教学管理工作的重要部分。规范化的教务档案管理在高职院校的教学改革中的作用越来越重要。为提高教务档案管理水平，我们需不断解决高职院校教务档案管理工作中出现的问题并针对这些问题提出规范教学档案管理及创新档案管理的方式和方法。

关键词：教务档案管理；高职院校；方法

一、高职院校教务档案管理工作的意义1为教务管理人员提供学习资料

教务管理人员可以根据以往累积下来的资料，更加科学地安排课表和制订教学计划。新来的教务管理人员可以主动地学习新知识，并根据教务档案提供的资料，学习前人的工作经验及成果，提高自己的教务管理能力。

2为管理层提供决策依据

教务档案是在教学管理工作过程中积累的原始资料，它为学校管理层进行教学决策提供了强有力的依据。学校高层领导可以通过对教务档案中各种信息的综合研究，对每一个学科、每一个教师及每一个学生进行全面的了解，从而减少领导在决策过程中的盲目性。

二、高职院校教务档案管理工作中存在的问题1教务档案管理信息化建设不够

目前，大多数高职院校的教务档案管理方法和手段比较单一。从收集、分类、整理，到最后装订成册，档案大都是教学过程中留下来的纸质文字资料，以人工方法来管理；电子文件就是将资料进行了保存，教务档案信息管理系统并未得到充分的开发与利用。

2教学档案利用不足

教务档案存档资料的最主要用途是将档案中的资料与信息为今后的教务工作所用。但是管理人员只注重档案的收集与整理，忽视了档案的利用和开发，忽视了档案的重新利用与借鉴功能，绝大部分档案处于闲置状态。当老师在查询相关的教学资料的时候，必须到档案管理室去一一查询，不仅花费很长的时间，而且效果也很差。这样教学档案在为社会服务等方面没有起到明显作用，利用程度不够。

3教务档案管理工作人员素养亟待加强

在高职院校中，很多教务管理人员并没有意识到教务档案的重要意义，他们认为教务管理才是教务部门的主要工作，归档应该是档案管理人员的事情，不重视材料的收集和归档。教务档案管理工作人员做事不认真，对这个工作敷衍了事，而且相当一部分高职院校的教务档案管理人员并没有经过专业的档案管理工作培训，他们只知道基础的存档，对档案管理没有系统的了解。

三、加强高职院校教务档案管理工作的措施1加强人员培训，提高管理意识

教务档案管理作为教学管理的重要组成部分，首先，应建立规章条例，对档案管理人员定期进行岗位培训，让他们跟其他院校的档案管理人员多进行经验交流，对档案的整理、收集、分类以及统计等档案管理知识进行系统的学习。其次，管理人员更是需要提升自身的修养和素质，主动加强管理方面的技能。要仔细地去审查老师提交的资料，积极地为师生做好服务。最后，还要制定档案管理工作的法律法规。

2建立健全教学档案管理制度

各部门领导要重视和关心档案管理工作，加强档案意识的宣传和教育，让档案管理人员和教职工从思想上充分认识到教学档案管理对教研教改和学校评估有十分重要的作用和影响。在具体实践中，可由学校的教务处牵头，配置设备和场地，给予管理人员全方位的支持，而且建立激励机制，对做得好的人员进行表彰和奖励，提高他们的积极性。而且上一级档案管理部门还要对管理工作定期进行监督、检查。这样，教学档案工作才能更好地进行。目前许多高职院校的教务档案的纸质资料对信息的收集、归档及信息分析处理等不到位。计算机网络技术能够大大提高档案管理工作的效率。

综上所述，高职院校档案管理工作是教学管理工作的重要部分，这是一个跨度大、涉及面广的工作，学校领导要高度重视。而作为一名专业档案管理人员，我们一定要主动地去做好教学档案管理工作，为教学和评估服务。

参考文献：

〖=1〗邵丽丽，付万兴.高校教务档案管理常见问题及对策〖=J〗.中国电力教育，2010（03）.

〖=2〗周虹.教务档案管理在高校教学评估工作中的重要性〖=J〗.陕西档案，2011（01）.