浅谈医院文书档案管理的办公自动化

郭君南

[摘 要]在医院档案管理进程中，文书档案一直扮演着重要角色，它记载着医院发展历程以及在对重大事项的领导决策、基本建设、研究开发等方面有一个客观反映。随着新时期发展，办公自动化的出现为医院文书档案带来了种种优势，如何合理利用办公自动化来管理医院文书档案，提高当前医院档案管理水平显得尤为重要。

[关键词]医院文书；档案管理；办公自动化

前言

与其他新生事物一样，先进的管理模式是实现现代化管理的重要手段，是巩固和完善社会主义市场经济体制下规章制度的必然。加强医院档案信息自动化建设，实现档案工作各个环节的计算机操作化，是提高档案系统整体功能适应时代发展的重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂工程。研究这方面的工作进展和科学决策，是十分必要的。如何正确审视、有效发挥信息自动化管理问题，需要深入细致的探究自动化系统相关的诸多方面的情况，分析所存在的问题，进而寻求和探索解决该问题的有效举措。

1.医院文书档案管理的办公自动化存在的问题

1.1文书档案管理不够规范

当前有很多医院都存在文书档案管理规范程度过低的问题，这些不规范之处通常体现在文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范等，还有很多档案文件内缺少卷内目录，一些卷宗组卷不规范等也是常常发生的现象。

文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题之一，一般基层医院所采用的检索方式一般分为人工检索和电子检索两种类型，但人工检索的方法目前仍然被多数基层医院所选择，一些文书档案管理人员经过多年的工作实践自己已经研制出了很多检索工具，他们错误的认为检索工具运用得越多更能够提升档案管理质量，追求多而不求精。

1.2基础设施没有完善

目前不少医院已经开始对档案进入电子自动化管理状态，但基本仍处于初级阶段。

基础设施不完善主要表现在缺乏档案电子化建设需要的高性能软、硬件基础实施，这样就无法形成医院办公系统高级自动化运作，无法建立局域网内的数字档案接收站，在线接收数字文件信息工作也难以实现，形成医院档案管理的专门体系也会因此变得非常困难。

1.3档案管理人员的自身素质和管理水平并不是很高

医院档案信息自动化管理工作是一项较为复杂的系统工程，需要既有知识才能又有专业才能的技术人员来完成。但现实是档案管理人员的专业技术不到位，从编排信息到病毒防范等必须的专业知识普遍掌握不起来，甚至相当生疏。

2.提高医院文书档案管理办公自动化的措施

2.1逐步推动文书档案信息化管理

在医院推出总体规划条件下，坚持从实际出发制定符合要求的分期方案。重视所有档案管理的关键环节，确定它们的特殊性与安全性，由此构建完善的系统平台。除此之外，还要规范管理模式，达到实现内部自动化办公的要求。最后，需要注意的一点是文书档案数据的积累，而且要做到长期坚持这个过程。

2.2加强对管理人员的培养

做好医院档案管理工作，最为基础的就是管理人才队伍的建设。档案自动化管理需要具有计算机和档案专业的复合型人才，根据目前这类的专业人才严重匮乏的现状，急需培养一大批专业技术人员是一项相当重要的任务。

首先，医院应该有计划、有步骤地往有关学校输送这方面的人才，让他们在学校中去学习、去锻炼、去汲取知识营养；然后，医院需要引进这方面专业的管理人才，积极营造干事创业的平台，为医院档案管理部门增加活力，真正实现医院档案自动化管理。

总而言之，只有从实际出发，根据医院现有的资源并加以充分利用，明确阶段性的目标，从现在医院档案管理信息化的现状出发，逐步推进，最终实现文书档案信息化管理。

2.3领导要高度重视档案信息自动化管理

医院的领导要实质性认识和体察到，档案管理工作要适应时代的发展要求，否则，就要落伍，就要被动挨打，更谈不上实现资源共享的特性。假如使本来就极为有限的档案信息资源长期处于自我束缚的传统运行模式的被动性工作状态，必定会影响到全院整体工作的管理质量和效益。

无论从哪个角度分析，医院档案管理工作的最佳手段就是实行信息自动化管理。而且只有让领导高度重视档案信息自动化管理，才能全面开展档案信息自动化管理，并从根本上提高上档案信息自动化管理水平。

3.实施医院文书档案管理办公自动化的优点

实施医院文书档案管理办公自动化的优点如下：第一点，提高档案管理工作时效。办公自动化网络系统的应用提供了便捷操作的手段，对免除立卷归档、检索查找等基本档案服务可以减少繁难程度；第二点，实现档案信息资源共享。实施医院文书档案管理办公自动化，进一步规范了文件归档、利用流程及审批权限，既能够较好的为医院领导提供信息资源，又确保了信息的保密性；第三点，受外部的环境影响小，增强了文件保存的稳定性。

结语

办公自动化在医院文书档案管理中的应用有着十分明显的优势，为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，不论是时间上还是物质上，它都能够极大地改善文书档案管理工作，提高工作效率，节省相关开支，提高资金的有效利用率。在文书档案管理中灵活地使用办公自动化系统，注重规范管理体制，统一相关流程和标准，就能充分地体现办公自动化的优越性，真正地提高文书档案管理的质量。医院档案管理部门应当抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，通过不断的技术创新，为文书档案管理开创新局面。

相关文献：

[1]陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑（理论版），2012，（01）.

[2]张芃.档案管理的办公自动化初探[J].办公室业务，2012（01）.

[3]宋自珍.办公自动化给档案管理带来的新挑战[J].广东档案，2011（06）.