浅谈提高地质档案管理工作的重要性及方法

苏晓萌

[摘 要]地质档案资料数据在生态文明建设中起着重要的信息支撑作用，其管理工作涉及收集、记录、鉴定、整理、存储、归档、统计等方方面面，以安全性和保密性为原则。如何使得这一信息系统充分服务于经济社会建设与提高人民生活水平的现代化进程，提高管理水平与服务质量，具有重要的现实意义。

[关键词]地质档案；保管质量；开发利用

有效管理地质档案是国土资源部的信息的载体，在国家大力倡导生态文明的今天，其更为我们学习探索如何开发利用以及保护自然资源提供了重要基础，特别是地质数据在研究地球科学、勘探、开采矿产资源、预防自然灾害、保护地球环境、促进经济社会发展等方面，更是建设的重要依据，因此为了更好的存档利用这些重要的地质数据，使得在经济发展、社会进步的同时，能兼顾自然保护的要求，务必做好地质档案的管理工作。

1、建立健全相关管理体系

作为一项综合的复杂的系统工程，地质档案的管理工作必须置于合理的完善的管理体系框架。通过一系列与具体实际相适应的管理原则，辅之下级单位制定的具体的管理措施，使得日常地质档案管理工作有章可循，做到标准化与规范化，不仅如此，借完善的管理体系，无论是收集、建档和使用过程，都可以保证资料的完整性，充分做好地质档案的安全性、保密性工作。为建立健全这样的管理体系，需做到以下几点。

第一，规范申请归档或者转移相关档案的时限要求。这样可以敦促相关单位的项目团队可以再项目结束之后，及时的收集整理资料并予以提交，同时接收的档案管理部门也可以及时按照有关规定，规范化的统一归档，大大提高工作效率。

第二，有效区分借阅者提出的资料所属类别。这样做的好处有很多，比如讲如果调阅非涉密文件，就可以在档案室直接借阅使用，但是，如果是涉密文件，则必须出示相关借阅手续，方可办理。又比如说，某些下属单位人员抑或别的单位人员要借阅人事档案资料，就必须出示带有相关审批领导签字的介绍信。

第三，保证文件在日常的管理的出入方式的规范性。如果需要对外界发布信息，那么档案室应根据需要统一发布，保证数据的管理者和相关技术施工单位处于统一节奏，便于管理，切实做到地质档案资料的保密性。

2、提高文件管理质量

地质档案管理工作是以服务经济社会发展、提高人民生活水平为宗旨的，服务的质量的好坏，与文件管理和记录规范性密切相关。为了切实履行档案管理人员的管理责任，有必要定期在业务的培训中心举办档案管理人员的进修培训学习，授以先进的必要的地质档案管理的技术前沿应用能力。另外一方面，打铁更需自身硬，相关管理人员应该主动提高自己，牢记自身保管档案的责任，在岗位中不断提高完善自己，做好理论和实际相结合，以此强化自己管理能力，要有强烈的使命感和紧迫感。

3、做好档案的安全性和保密性工作

档案管理工作者应该牢记工作使命，在宣传资料保管安全观的同时，自身积极践行，自觉保证资料的安全性，其中关键是按照文件管理与控制中的“八防”要求，即适当保存记录、及时发现弥补漏洞、保证管理工作的安全性、强化安全的意识，保证没有噪音、没有事故和没有其他安全隐患。

同时，档案管理工作者必须对文件管理过程中的基础工作的保密性要求予以高度重视，多渠道做好保密性工作的宣传教育，使得所有管理者认清自身的义务，以及相关的法律责任。

最后，根据秘密地质资料的管理规则以及密室隐藏文件的规定，当确定资料文件的保密等级后，及时的确定标签，使得数据信息的机密性一目了然。在最大化利用数据信息的同时，兼顾了工作的保密性。

4、加快升级硬件设施

随着计算机技术和互联网技术的日益普及，传统档案资料借用各类应用软件，将以电子档案的形式予以重新存档，文件档案的管理工作要适应潮流，对保管工作升级换代，不仅包括计算机硬件与相关管理软件的引进，还应包括一系列配套设施，如储存室湿度计、空调、除湿机和其他防护的设备，为此我们必须加大硬件的投资，确保文件管理的安全性。

另一方面，对于传统的档案资料，充分注意文件存储空间的建设完善，这不仅涉及保管地点，更涉及到很多其他的附属的建筑物，诸如办公室、复印室和阅览室等。如果因为办公用房紧张，则仅有的文件空间将全部用于档案存储，将无法顾及其他附属必要的附属工作，一旦绝版文件在外借工程中损坏或者丢失，将造成文件管理不可挽回的损失。

5、充分开发利用档案

作为档案管理工作的最后的环节，档案的开发利用更是地质勘探单位的档案的工作的根本目的所在。严格按照档案资料，提供必要信息，解决好相关工作人员在实际的工作中遇到的困难，进一步提高工作效率。同时也为资料利用单位人员提供充分依据，方便其在此基础上开展工作，创造更多的经济价值。

继党中央提出市场在资源配置中起决定性作用之后，对诸多经济活动信息以及涉及的地质档案资料的查阅将日益重要，建立健全完善的档案信息系统迫在眉睫，特别是一些地勘单位的记录资料不满足现存的管理标准。为此，作为文件管理者必须不断进行二次加工和资料汇总编辑，切实提高工作质量，以人为本，根据用户的潜在需求，及时的更改服务项目，使得地质档案管理工作具有充分前瞻性。

总之，在保密性与安全性的原则下，建立健全档案管理系统，规范管理指标，提高服务质量，充分挖掘地质档案的利用价值，我们就可以物尽其用，使得地质档案资料在我国经济建设中发挥其应有的经济社会效益。

参考文献：

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[2]姚淑梅，赵志杰，孙莹.小议加强地勘单位地勘科技档案信息化建设[J].科技创新导报，2011，（34）.

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