略论高校毕业生学籍档案管理

韩忠全

[摘 要]随着社会的变革、人才的流动、高教的发展，突显档案的利用价值。本文从工作实际出发，简要阐释毕业生学籍档案含义与利用价值，重点分析毕业生学籍档案管理存在的问题，深刻提出了科学管理毕业生学籍档案的相应对策，力争实现归档科学、管理规范、利用充分，以期更好地为高校、学生和社会服务。

[关键词]高校；学籍档案；学籍档案管理；档案利用

按照高等学校档案实体分类办法，学籍档案属于教学档案类，学籍档案占了教学档案相当大的比例。学籍档案是对学生德、智、体诸方面表现状况的全面的、历史的综合反映，它来源于学校的教学行政管理和教学业务活动，即“教”、“管”、“学”的过程[1]。本文所指的毕业生学籍档案是学生毕业后各部门各学院移交给校档案馆保存以便为学校、师生和社会提供利用的档案资料，而非学生毕业随学生本人档案转至工作单位或报到单位的那部分学籍档案资料。毕业生学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”，“原始的历史记录”是学籍档案的本质属性[2]。就近几年学校实际来看，毕业生学籍档案主要包括毕业生的纸质学籍表（卡）、学籍附表、成绩单等。

一、毕业生学籍档案的利用价值

随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：

首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题

1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策

1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。

2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体——学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。

3、拓展管理系统的开发利用。随着招生规模扩大，学籍档案数量庞大，本校借助信息化、数字化有力条件，2003年采用了南大之星档案网络管理系统，实现了全校各部门各类文件网上分类归档管理，方便了查询、利用，实现了档案的接收准度、处理速度、利用效度。档案网络管理系统，一定程度上实现了管理的方便，但仍需开发利用其真正价值，如随着利用率的提高，频繁翻阅纸质档案，存在坏损风险，因此将纸质学籍档案原件扫描，存储电脑之中，上传至管理系统，缓解纸质档案磨损，提高查找利用效率，建立电子档案为主，纸质档案为辅的档案管理制度是今后改进创新之处。

4、加强校际间学籍档案管理经验交流。高校发展到一定程度，原有学籍档案管理制度就会在某些方面表现出不足，制约管理的效率，加强校际间学籍档案管理经验交流成为“冲破学籍档案管理瓶颈的突破口”[4]，有利于发现自身盲点与缺陷，互相学习，彼此借鉴，节约成本，提高效率。

参考文献

[1]刘英.谈高校学籍档案的特点及管理[J].山西档案，1993，（3）：22.

[2]陆苏榕.浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理[J].教育与职业，2008，（27）：190.