新形势下档案管理工作存在的问题和建议

姜文远

摘 要：新形势下档案管理工作已日趋现代化。但是，如今一些企业和单位的档案管理工作仍存在许多不足，需要我们去改进、完善。就新形势下人力资源和社会保障局在档案管理工作中存在的问题进行了简要探析，并且提出了相应的建议，希望对今后的档案管理工作能够有所帮助。

关键词：档案管理；人力资源；经济效益；环境设施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）19-0121-01

人力资源和社会保障局是关乎民生的一个机构，所以，人力资源和社会保障局的档案管理是一项非常重要的工作。每一份档案看似微不足道，但却对每一位公民，甚至整个民族都有着至关重要的作用。每一份档案都记录着每一位公民的详细信息，国家可以通过档案详细了解每一位公民的具体家庭生活和工作状况，这样，公民就可以得到政府的适当补贴。因此，我们应该努力改进、完善人力资源和社会保障局的档案管理工作，造福每一位公民。

1 新形势下档案管理工作存在的问题

1.1 重视度不够

在人力资源和社会保障局中，有很多工作人员，甚至是领导都不重视档案管理工作，他们认为档案管理工作就是将公民的个人信息进行统计、收档和保存，认为档案管理工作无法给单位带来经济效益，没有认识到档案管理工作背后的重要意义。这种情况将直接导致工作人员对档案管理工作不负责。

1.2 管理力度太过薄弱

有很多单位对档案管理工作的管理力度太过薄弱，主要体现在以下两方面：①管理手段非常落后，采取的都是非常陈旧、传统的管理方法。②档案管理员的专业水平较低。很多档案管理员只是兼职工作，繁重的工作量使他们根本无暇做好档案管理工作。大多数档案管理员没有接受过专业的培训，他们根本不了解档案管理工作的基本要素、基本原则和基本内容，管理工作做不到位。比如工作的交接，接受业务的水平，资料的收集、划分，以及档案保管等工作都不达标。此外，他们收集到的个人档案的真实度令人难以信服，这严重影响了档案管理工作的正常开展，违背了人力资源和社会保障局为人民服务的工作宗旨。

1.3 硬件设施不齐全

人力资源和社会保障局的档案管理环境很差。档案室的档案在不断增加，但是档案室太过狭小，容不下所有的档案，而且档案室也没有管理档案所需要的基本工具，这就使得档案管理工作难上加难。

1.4 法制力度不够

如今，档案管理员的工作意识都比较淡薄，再加上档案管理工作的法制力度没有做到位，就更加放任了档案管理员松懈、懒散的工作态度。比如，档案管理员因不用心而将错误的资料、信息收集进去，或者因一时的利益而徇私舞弊，这些行为在法制中都没有明确的惩处规定，这就使档案管理工作严重脱轨，进而影响到人力资源和社会保障局各种工作的顺利开展。

1.5 经费投入太少

由于人力资源和社会保障局领导对档案管理工作没有予以足够的重视，所以，他们在对单位的经费进行预算时，对档案管理工作的预算要明显少于其他项目，这将直接影响档案管理工作的经费支持。没有足够的经费支持，档案管理员的薪酬就得不到保障，那么，他们对工作的认真、负责程度就可想而知了。另外，档案管理工作的经费来源比较单一，收益更是单一，导致档案管理工作的经费严重不足。没有足够的经费支持，是不可能把工作做到尽善尽美的，所以，这也是造成档案管理工作效率低下的原因之一。

2 改进、完善档案管理工作的措施

新形势下档案管理工作日趋现代化，为了顺应时代的发展，人力资源和社会保障局的档案管理工作必须作出相应的改进。以下是改进、完善档案管理工作的几点措施。

2.1 增强档案管理员的责任感

要想提高档案管理工作的质量，就必须得让档案管理员对档案管理工作重视起来。人力资源和社会保障局应该提升档案管理工作在本单位中所处的地位，明确每一位工作人员的职责，并采取与其他部门同样严格的工作绩效考核体系，制订严格的奖惩制度，让每一位工作人员都对档案管理工作重视起来，让他们积极、主动地将全部的热情和精力投入到档案管理工作中，这样才能将档案管理工作的质量和效率提升到更高的水平。

2.2 优化档案管理工作环境及设备

要想改进、完善档案管理工作，就需要首先优化档案管理工作环境及设备。具体可从以下两方面着手：①保证档案管理工作设备现代化、科学化，管理技术先进化，这样才能保证档案管理工作的高效率、高质量。②为了保障档案保存的安全性，档案室必须配备除湿器、灭火器等设施。同时，人力资源和社会保障局必须优化档案管理工作环境，这也是提高档案管理效率的重要保障。

2.3 提高档案管理员的专业素质

提高档案管理员的专业素质可从以下三方面做起：①人力资源和社会保障局在招聘人员时就要严格把关，保证招聘的档案管理员具备一定的档案管理经验和能力。这样，在工作时，既不用费时、费力去培训他们，又可以收到高效率的工作效果。②档案管理工作需要管理员不断学习、不断探索，提升自我，所以，人力资源和社会保障局必须定期对档案管理员进行专业的培训，以保证他们具备足够高的专业水平。③人力资源和社会保障局必须严格规范档案管理的工作制度，而且每一个工作人员也必须严格要求自己，认真、谨慎地对待工作，争取将每一份档案都管理、保存好。

3 结束语

总之，档案管理工作是人力资源和社会保障局能够更好发展的保障。我们只有认清形势，仔细分析新形势下的档案管理工作，改进、完善其中存在的不足，并将一切可以实施的建议落到实处，才能保障新形势下档案管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]刘影.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].民营科技，2014（03）.

〔编辑：刘晓芳〕