谈高校档案管理的多元化发展

周莹

[摘 要]由于高校档案管理的多元化是通过高效档案使用的多样性，以及高校档案馆构建所增加所带来的专业化，同时因为针对性所引起的管理环节共同的多样性所带来的多元化发展。

[关键词]高校；档案管理；多元化

一、高校档案管理客观上的多元化

（一）高校档案和管理职责多元化

高校档案是高等学校内和社会间的交流平台，同时也是高校相关人员、项目和外界其他单位、部门和个人间进行沟通非常关键的保证。以这个角度分析其是一个由各级地区政府部门下设高校教育机构主管的基础性保障性工作。

高校档案管理的第一个基本任务就是负责收集档案所需信息，将信息进行整理、统计后保存，为档案的使用做好工作。同时，在档案整理编目、鉴定统计等相关的工作之后，为了可对此充分运用，根据档案分类去设置多元化检索方面的工具，出版有着档案资料等，对不同需求档案信息资源开发、运用都有好处。档案管理工作需遵守国家有关法律和具体规定，档案工作同时具有很强政治色彩，部分档案信息可对外开放而部分档案使用、公开过于敏感，所以对涉及单位和个人安全相关内容，档案管理员一定要做好相关的保密工作，运用多样必的分类、分级处理形式。再者就是档案档案管理还是一个服务性的工作，高校档案管理也是这样，一定要适应时代和社会发展需求，紧紧围绕档案使用和开发展相关的各类工作。

（二）高校档案分类多元化

根据部门、职能不同可进行如下分类：

1、党政管理类：主要包括校区党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各部门、科室的工作计划、总结；上级机关和校区关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

2、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

3、科研类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

4、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

5、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

6、产品生产类：主要包括校区自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

7、出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8、外事类：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

其载体形式一般不是整齐统一的，可分成纸质、电子、胶片、照片、录音档案等等。不同载体方式高校档案有不一样的保存及编目、使用方式，如果过于糊糊对待，又或是处理的方法不适当后果是非常严重的。例如纸把风的档案需要防止霉变、潮湿、人为修改等。而使用载来越多的电子档案也要求相应保存、使用方式，保存时要多多注意存储器、会用程序等安全，要避免病毒等，确保电子文档的可重复性运用。

二、高校档案管理多元化发展形势

多元化实际和多样性是一致的，即对于同一事物、同个问题时，有不同的方式、观念等都被允许同时存在或是发挥作用。高校的档案管理自身就存在很多问题，同时在对待相同、类似问题时因为所服务群体以及具体使用的要求不一样，其管理的形式也是不同的。而且高校档案管理方法也不是唯一的，在时代的发展要求下高校档案管理也可是多元化的，同时这类形势是必要的。尤其是当前新形势之下，档案管理和使用要求不断细化、多样化所带来高校档案管理专业程度在一直提升，管理技术不断更新形势是非常需要注意的。

（一）高校档案使用环节需要多元化

高校档案管理有很多环节，例如对记录着档案信息载体进行存储编排、传达、交换等等，也包括对此进行保管、整理、维护、使用等等，这其中所有环节其最络目的都是为使用而服务。高校档案使用多元化一定会带动起高校管理基础环节往多元化转变，以适应不同使用者多元化要求。因此在一定程度上档案管理使用环节要求多元化将带动其管理环节的改变。

在使用需要藏在上高校档案管理的其他例如检索、编目环节也体现了多元化发展形势。编目就根据一定标准或规则，对所储存档案进行关于外部特点与内容的某一类描述，直接目的是为了可以方便使用。而检索则可分成手动、机器检索两个类型。手动检索适用高校内容贵重的文献档案、资料，其档案本身历史价值可能大过文献参考价值，因此这类档案本身检索甚至查阅都是由管理员才完成。而机器检索则包括局域网检索、网络预约检索等方法。

（二）维护技术、储存方式的多元化

储存是高校档案管理非常重要的一个起始环节，在档案信息提取完成部分之后，如何对这些信息进行储存问题是十分重要的。在什么地方，以何种方式进行储存等都是需要去研究、实施的。传统的高校档案管理储存环节过于粗放，分类非常简单，技术不精。实际上由于专业化程度和针对性程度过低所造成的。

由于档案可分成许多形式，而这些形式的不同也为保存及使用注意事项也在一定方向上有所说明。例如纸质的档案要防止潮湿等。当专业化的程度有所提升之后，档案馆需要改变原有档案保存方法，在一定程度上减少档案信息的错误或流失率，在科学分类基础上极大拓展了原来档案信息载体以及保存的寿命。同时还可根据所用的频率及用途的不一样，进行例如档案划分的工作。尤其是最近几年部分高校档案加大投入，在一定范围更新技术、设备，拟定相关储存、维护等方案，在一定程度提升了档案管理的有效性。

三、结束语

综上所述，高校档案管理多元化是由高校档案使用多元化所形成的，又或者是高校馆构建投入的增多所带来的专业化、针对性强所引起的其他方面的共同多样性。由此可见在高校档案管理的工作过程当中，要对这些多元化有所了解并研究，切实提升档案管理工作的有效性。

参考文献：

[1]管泽健.论推进高校档案管理工作的现代化[J].青岛大学师范学院学报，2011.12

[2]周向群.档案工作在创新中求发展[J].秘书工作，2002110

[3]陈华新等.高校档案工作的历史回顾与现状思考[J].上海档案，2011.11