信息化时代的医院档案管理

邬瑞祥 石慧

【摘 要】随着国内医改工作的不断深入，医院档案的利用率也迅速提高。档案已不仅仅以单一的纸质形式存在，而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理。本文简要分析了医院档案信息管理工作中出现的问题，并对提出了几点针对性的建议。

【关键词】医院档案；信息化；管理

一、引言

近年来，随着国家的教育体制不断完善，医院的发展格局和建设规模发生了巨大的变化，逐年增加的档案信息量使档案管理工作面临了巨大的压力。而传统的档案管理观念与模式已难以满足医院信息化管理系统建设的管理要求。因此，实现医院档案管理的信息化不仅是时代发展的必然需求，而且也是医院整体管理水平与能力提升的重要衡量标准。

二、我国医院档案信息化管理存在的问题

1.效率低

基于各种旧观念的束缚，以往传统的医院档案管理还停留在纸质的档案素材上，依靠手工操作，在档案建立检索时，严重阻碍了操作效率，既费时又费力。同时，在资源利用时，还需通过人工操作調阅，致使工作变得较繁琐，并且查准率相对较低。

2.未合理达到资源共享

一般来说，大部分医院档案管理部门还是沿用的手工检索查阅，再加上目前档案管理人员的计算机与互联网知识处在薄弱环节，相对的信息化程度较低。同时，医院档案信息管理未设有明确的标准加以规制，导致了各科室数据通用性能只低不高，加剧了重复劳动的现象。如，在干部晋升或发展党员时，需要政审，相关业务部门只能通过调档形式，开具介绍信，委派至少两名人员到当事人所在单位档案室进行档案资料审查，这样做既耗时耗力，而且资源也不能达到共享。

3.信息化人才队伍建设匮乏

医院档案管理人员的信息化程度随着医院档案管理信息化的递进而有所提升，这是一个必然的发展趋势。医院档案的信息化管理需要一支掌握信息化知识的档案人才为支撑，既要掌握传统的医院档案流程，还要熟练操作现代信息技术。从近几年来看，虽然也扩充了一部分信息化技术的专业人才，但是认识档案管理的整体素质却未曾提高，关键是一些复合人才的缺失，双向型人才的缺失阻碍了医院档案信息化的建设和发展。

（1）缺少真正懂行的决策者。决策者对于档案信息化管理起到举无轻重的作用。但是，就目前我国医院来说，还有相当多领导没有意识到档案管理的重要性，所识别的信息化技术颇微，而另一方面由于行政思维的限制，就导致了决策上的疏漏。

（2）缺失信息化专业人才。从整体上看，档案信息化管理部门不但缺少复合型人才，而且自身的机构也不太合理，故而整体素质有待于提高。此外，档案管理部门还缺少相对规范的信息培训机制，这也是档案信息化管理人才缺失的又一重大因素。

三、完善医院档案信息化管理的对策

1.完善医院档案管理制度是信息化的基础

医院档案信息化管理中，要不断更新原有制度，尤其是那些不能紧跟形势、不能适应新任务的制度，要推陈出新，及时建立医院档案信息管理制度，确保医院档案管理工作更加规范化。另外，在档案信息的的收集方面，要注意完整性与及时性，并要保证档案信息的查准率，在各个环节实施过程中，严谨防范档案的安全问题，尤其是对档案新天界的内容进行及时、主动的补充、更新。

2.实现档案数字化

冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。利用计算机技术对医院档案进行信息存贮、查找，进而实现网络化管理。

3.实现信息资源共享

介于医院档案管理的覆盖面较广泛，所接触的管理对象以及服务对象有一定的社会性，导致了医院档案的来源趋向于复杂性。利用者类型、用途的多样性，导致对医院档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；并且人们的时间意识越来越强，获取的医院档案信息小仅要求真实、可靠，还要求获取信息的途径迅速、便捷。采用现代化管理手段与方式管理医院档案，采用网络化管理和服务方式，能够实现信息共享，提高档案服务质量。

4.增强档案信息化管理的安全意识

在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题，这就需要对通用的数据库数据进行区别加密，处理好档案信息的保密与合理利用二者的关系。

5.要完善管理人员的专业素质

随着现代化的快速发展，只掌握了传统的方法已经无法满足现在工作的需求，单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员，并对其进行专业知识技能的培训，加强计算机知识的学习和操作技能，帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习，并以此来拓宽自己的知识面，提高自己的知识水平，提高处理现代化档案管理的能力，只有掌握住现代化的管理技术，才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作，才能更好的为事业单位服务。

四、结语

综上所述，只有采用高效的计算机管理模式，建立科学规范的医院档案管理信息网络，更好的发挥计算机在档案管理方面的作用，才能激发员工的积极性和劳动热情，更好的选拔人才，才能使单位在竞争激烈的社会中利于不败之地，实现可持续发展。

参考文献：

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[6] 谭丽珍.医院档案管理信息化建设初探[J].秘书之友，2006（04）

作者简介：

邬瑞祥，男，内蒙古人，学历：本科，目前职称：馆员，主要研究方向：档案，工作单位：包头市中心医院。