浅谈办公自动化环境下的档案管理

曾怡婷

随着医院信息化程度的不断提高，实现档案管理系统与本单位其他管理信息系统，例如：OA办公自动化、企业门户等的资源整合、互动共享，进而形成更加完善的现代化信息管理网络已是必然趋势。新的办公自动化环境下，无论从管理理念、管理方式还是管理手段，都对档案管理工作提出了更高的要求。

1办公自动化环境下档案管理工作的新特点

1.1对档案管理的标准化、规范化要求更高 档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求，①将需要录入的档案资料进行规范化的录入，②面对整理完毕的档案，如何进行流程化维护操作。通过网络平台实现的档案管理工作，每一个操作环节都体现了档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就需要明确档案管理流程中的所有环节，对各档案管理部门的职责要求、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。

1.2强大的文档检索引擎，档案的利用率更高 办公自动化实现了数据的一次输入多次利用。在档案管理人员完成文件的拟写、签发、编号、著录、发布等工作后，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统强大的文档检索引擎可以实现多种查询检索功能，提高了检索准确性，提升了工作效率。可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等，使档案检索利用变得更加快捷、高效。

1.3信息资源整合，一体化应用程度更高

1.3.1办公自动化催生了新的文件类型--电子文件，淡化了文件与档案的界限，所有电子文件都是在相应信息系统里直接生成，文件的分类、存储和浏览变得有序且容易管理。同时，借助计算机进行管理，实现了文件和档案的多途径检索和一次性输入、输出，达到文档内容的资源共享，解决了档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况。

1.3.2电子文件的归档管理工作需要多方的参与，共同完成，主要涉及档案管理部门的归档管理、文件生成部门的前期管理，以及信息技术部门的技术支持。其中，脱离了任何一个部门，归档管理工作都难以完成，这就使其成为一项系统性的工作。

2办公自动化环境下档案管理工作的新要求

2.1建立统一的标准，规范文档管理体制 档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。在单位内应实行统一领导，统一规划，明确文件处理、归档管理流程和著录要求，统一电子文件格式。健全和完善档案管理操作流程和操作步骤，将档案管理部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案管理部门的工作职责，确保从电子文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案管理部门的统一监督指导下进行。

2.2加强信息资源共享，完善现代化信息管理网络 很多档案管理部门往往只关心档案管理系统的建设，却没有很好的参与本单位其他管理信息系统的建设，导致其他信息系统的文件格式、文件归档、目录生成等无法满足档案管理系统的归档需求。同时，档案信息资源也不能很好的共享给其他信息系统，最终形成一个个"信息孤岛"，信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

因此，我们在进行系统设计时，必需充分认识到文档一体化的重要性，统一规划、统一设计。选用具备更好的兼容性、灵活性和开放性的软件系统，并对相关技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等，确保各系统之间能够互相兼容、资源共享、平滑流转。

2.3提高档案管理人员综合素质，建设复合型管理队伍 办公自动化环境下，文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、传递和利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的规范管理，而且要掌握計算机操作技能及网络安全防护知识，以确保档案信息的有效性和完整性。同时，信息技术人员也必须全面了解和掌握相关的档案管理知识，由此才能更好地与档案管理人员相互配合，共同探寻文档一体化管理的有效措施，为办公自动化环境下的档案管理开创新局面。

3总结

总之，办公自动化应用的不断深入，为档案管理工作的变革创造了契机。档案管理部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，探寻与本单位相关管理信息系统相结合的创新方式，整合信息孤岛，凸显一体化应用的优势，让档案管理系统发挥最大的作用。

参考文献：

[1]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉：武汉大学出版社，2009.

[2]薛四新.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社，2007.

[3]薛四新.档案馆信息化与档案管理变革：数字记忆之思考[M].北京：机械工业出版社，2008.

编辑/张燕