试论加强企业会计档案规范化管理

文/福建省送变电工程有限公司 陈顺华

《中华人民共和国档案法》的颁布实施，使我国逐步迈上依法治档轨道。随着社会法制观念的增强，依法治档的日益深入人心，迫切要求会计档案管理适应社会主义现代化建设和改革开放的需要，走上更为规范的道路。会计档案对企业经营管理的意义和作用十分重大，它对促进市场经济发展起着不可替代的作用。

一、会计档案管理工作中存在的问题

近年来，随着国家各级各部门领导的不断重视，会计档案工作逐步得到加强，特别是随着信息化和科技水平的不断提高，会计档案管理规范化水平也逐步提高。但从具体情况来说，仍然存在一些不足和问题。

（一）对会计档案管理工作的重要性认识不够

有的单位领导和财务人员对会计档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。

（二）会计档案工作规范化存在薄弱环节

从面上横向观察，企业法人的主营单位总公司，会计档案工作较好，子公司或原有的辅助和附属单位较差，尤其是这些单位经改制或股份制改革后，与原企业法人形成的会计凭证、财务报表等会计档案不规范、不齐全，有的甚至没有建档。从纵向深度观察，企业的最基层核算单位，如有些现场项目部、施工工地等临时性核算单位会计档案管理不规范，有待改进。

（三）对经济体制改革中会计档案管理出现的新问题估计不足

改革开放以来，经济体制改革中，有的企业改制、破产、拆并，在会计管理方面可能出现的新问题预计不足，财务会计材料分散，收集困难。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

（四）会计档案管理人员综合素质有待进一步提高

财务会计人员，对会计档案知识不熟悉，与档案业务配合欠佳，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订；活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员缺乏专责配置，或专业水平不高，有的不坚持原则，造成会计信息失真，造成企业或国家经济损失。

（五）财务电算化后，电算软件资料及相应的纸质档案管理有待规范化

随着企业会计档案信息化的发展，特别是财务电算化的运用，极大地提高了会计档案管理的现代化。但相应的规范化工作没有到位，严重地影响了会计档案的信息化水平。

二、完善会计档案管理工作的对策

（一）统一思想，加强领导，提高认识

要不断宣传《档案法》和《会计档案管理办法》，增强各级领导和会计档案管理人员的法律意识，提高对加强会计档案管理的重要性的认识，把会计档案同其他档案同等重视，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订、立卷、归档和保管工作。《会计档案管理办法》第三条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第四条规定:“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，如果不加强这方面的管理视同一种违法行为。从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

（二）完善并健全会计档案管理各项规章制度

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》，并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正。

（三）进一步规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面:第一，装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。按月份的先后顺序放入注明内容的会计档案(凭证)盒中。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。报经上级主管领导批准后销毁。

（四）加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质

会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质，又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力。其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除了搞好关于会计档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。

（五）会计档案管理也要与时俱进

当前会计档案电子化，当务之急应做好三方面的工作:一是将原有的会计档案不厌其烦的分类整理归纳，将企业内总部及所属单位的会计档案资料汇集归综，既要按照会计档案管理要求，编制总目录、分目录、目录索引等，章、节、目、项排列有序，又要按照计算机软件程序逻辑序列把会计账簿、凭证、报表、会计资料分别入库，作为电子信息，输入计算机储存。使这部分原有的会计历史档案，不仅原件装订成册，整齐美观，存放密集架；而且目录索引全部进入计算机网络，以密目存放。二是实行财务会计电算化后，仍然要做好纸质会计档案的完整归档工作。尤其是电子账簿、报表等主件，用计算机打印出来，按会计手续需要，经办人、财务、主管、企业负责人签章的仍需办妥手续，连同其他会计凭证原件装册归档，作为历史资料文件入档进架，以保证会计档案的完整性。三是纸质会计档案资料归档后，抓紧做好存储会计数据的磁介质档案的归档工作，包括存储在计算机盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的软件资料。为方便财务人员对上一年度软件数据的使用，磁介质档案一般需要延迟一个年度交档案室归档。为防止磁介质损坏而丢失信息，可复制转存拷贝增加一分，分别由档案室与财务部门各保管一份。

总之，要通过采取各种切实有效的措施，加强会计档案管理，建立起一套科学的、多功能的、高效的、紧盯市场的企业会计档案信息管理体系，为企业在社会主义市场经济下发展壮大作出应有的贡献。