浅谈档案管理信息的保全

文/陕西省商洛市商州区卫生监督所 张晓媛

档案管理一直都是单位运转过程中必须涉及到的工作内容。笔者结合自身工作体会，对现阶段档案管理信息的保全方式、措施进行了理论完善，提出了构建档案管理信息保全系统，通过这些手段，希望能提高档案信息完整性，使其为单位的工作开展带来更好的档案信息服务。一、档案管理信息保全工作的现状

（一）传统管理与数字化管理同时存在

当前，传统档案管理的形式主要是对实体档案资料的管理，而随着计算机网络信息技术的发展和电脑的普及以及基础设施的完善，“无纸化办公”等新的数字化档案信息管理方式被运用于工作之中。传统档案管理与数字化档案管理各有优缺点：传统档案管理是对在工作中形成的第一手档案资料的管理，由于是以实体的方式存在，所以在保管上需要一定的空间，需要人为进行整理与保护，在档案信息的利用方面，其利用效率也比较低。数字化档案管理，则是将档案实体的信息，利用计算机进行输入、整理、加工、排列等，使档案信息虚拟化，为需求者提供方便快捷的检索服务，同时可以充分利用网络上的其他档案资源；但是，数字化档案管理的应用前提，是单位必须具备网络基础设施，档案工作人员应掌握相应的网络信息技术，否则在发生系统故障等突发情况时，数字化信息档案得不到及时的补救，妥善管理也就成为空谈。因此，目前档案管理系统信息的保全工作，是传统管理与数字化管理同时存在的局面，在技术条件、设备条件满足的档案室内，数字化档案管理能得到应用。

（二）档案管理信息保全工作的重要性日益突出

随着近年来行政部门、企事业单位对档案信息的利用越来越广泛，直接促使档案管理信息保全工作的受重视程度提高，其重要性也随之日益突出。其重要性突出的体现主要表现在以下三个方面：第一，单位各种资料、文件的信息量激增，档案管理信息的总量不断增加，工作人员对档案信息的利用率高，单位对档案管理信息保全工作的重视度提高。第二，档案管理专业工作人员得到补充，业务素质增强，其档案管理能力也得到强化，在保管与利用档案信息方面的工作意识与责任意识也有所提升，档案管理工作的流程与工作准则也日趋规范。第三，单位对自身档案管理工作进行了资金扶持和工作指导，加强了档案管理信息保全工作的监管力度。

二、档案管理工作中应注意的问题

（一）档案管理人员的工作意识与责任意识

档案管理人员的个人意识在很大程度上决定了档案工作的效率与质量。而目前，一些兼职从事档案管理工作人员对档案管理工作的重要性认识不足，加之自身责任意识不强，在实际工作中不能严格履行职责，不能为档案利用者提供优质的档案信息服务。

（二）档案管理信息资料收集整理的完整性

档案管理人员职业素养高低、专业水平高低、管理单位的重视度等因素决定着档案管理信息质量。档案管理人员应保护档案信息资料的完整性，做到合理维护。

三、加强档案管理工作的合理策略

（一）两种档案管理模式相互完善

对于传统纸质档案载体管理工作而言，档案信息保管工作质量的高低直接影响档案资料能否很好地永久保存。做好档案库房管理与档案安全防护，一是要做好常态化管理，对外界理化因素、生物因素对档案资料的作用和危害及时发现，采取有效措施，防止其对档案的破坏，及时进行修复和保护。二是要注意日常管理和流动过程中的安全防护。三是要及时更新技术设备，注重日常维护，制定切实可行的安全预警方案，对档案保管库房进行合理的设计，做好防护措施，及时排除安全隐患等。

对于数字化档案载体管理工作而言，目前随着电子政务的推进，电子文件大量产生，数字档案信息安全技术在数字档案形成、移交、保管、利用等环节中需要采取相应的安全技术和管理措施。一是加强访问控制技术，保证数字档案不被非法使用和非法访问，维护网络系统安全。二是强化识别和鉴别机制，通过信息加密和设置口令应对来自网络上的各种攻击，提高识别强度。三是加强对网络安全漏洞的修补，设置防火墙，阻止黑客访问和外部网络的侵入，保证档案信息安全。四是对数据库进行备份和恢复。在数据系统出现意外后，可利用备份来恢复数据库，以保全档案资料的完整性和安全性。

（二）提高档案管理人员的管理能力与责任意识

加强档案管理工作人员的业务培训，提高职业道德修养，增强责任意识，提高档案管理能力，从而全面提升档案管理信息保全工作的效率与质量。

（三）构建并不断完善档案管理信息保全系统

档案管理信息保全系统是针对档案信息的保管与应用安全而构建的系统，其主要包括档案管理人员的措施、技术、设备、模式这五大要素。在档案管理人员上，要加强档案信息保全的意识教育；在档案管理的措施上，要将传统的实体档案管理与数字化档案管理相结合；在档案管理的技术上，要总结并不断创新档案管理信息保全的新技术，加大对新技术的研究；在档案管理的设备方面上，要继续完善相关应用设备，确保设备充足；在档案管理的模式上，要结合单位实际情况，选择合适的管理方式。综合这五点内容，使档案管理信息的保全工作成为一体化，所取得的工作效率和工作质量也更加显著。

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