浅议如何做好基层单位人事档案管理工作

杜猛

摘 要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，扮演着十分重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、惩罚等方面的原始记录。人事档案管理按照科学的方法整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务。因此，应结合单位自身特点，培养档案管理专业人才，创新人事档案管理工作，以提供更加优质的服务。

关键词：基层单位；人事档案；人才信息；档案管理

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）15-0096-02

1 人事档案工作的重要性

人事档案是我国人事管理制度的重要特色，它是记载个人身份、学历、资历和德、能、勤、绩、廉等方面的证据，与个人待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹和单位选拔使用干部的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。人事档案工作是人事部门工作中的重要组成部分，它直接影响到干部职工工作的效率和质量，同时，也是衡量一个单位、一个部门干部职工工作水平的标志之一。无论在什么条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、保管等人事档案工作。因此，要正确认识人事档案的价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。

2 创新管理工作和提高管理水平

2.1 提高认识，加强领导

档案工作是一项默默无闻的工作，但如果对这项工作的重要性认识不到位，它就很容易被忽视。因此，单位领导的重视和支持，是做好人事档案工作的前提。单位领导要提高认识，把档案工作放在单位职工队伍建设的高度来对待，纳入到议事日程，建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促。形成“主要领导重视抓、分管领导负责抓、档案人员具体抓”的良好格局，确保档案工作有人抓、有人管、有人开展。逐步探索、建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性、定量考核，分级、分类指导，等级升降的动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化。

2.2 充实力量，提升素质

档案工作人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，建设一支高素质的档案管理人才队伍，是提升档案管理水平的根本。因此，必须加强人事档案工作的力度，提高人事档案管理人员的素质，选择具有责任心强、勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利和职业道德过硬并掌握相关理论知识的人员从事档案管理工作。做好人事档案管理人才的培养，充分发挥他们的积极性和创造性，并从工作和生活上关心他们。做到每隔2年对档案管理人员进行一次业务知识和技能培训，重点培训档案管理业务知识。通过系统培训，使他们不断丰富专业技术、管理知识，完善现代化管理手段，增强创新意识，了解管理档案的重要性，增强责任心。发挥档案人员的“传、帮、带”作用，切实提高档案操作的水平。

2.3 建章立制，规范管理

制度建设是做好档案管理工作的保障，人事档案是一项头绪多、琐碎、繁杂的工作，如果没有制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，要建立健全单位人事档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等各项规章制度，做到制度上墙。全面推进人事档案规范化的装订工作，为了避免重复劳动，保持美观，切实做到分类准确、编排有序、目录工整、加工规范、装订整齐，确保达到完整、真实、条理、精炼、实用的规范化要求。此外，严格执行人事档案管理制度，规范运作，避免人事档案涂改、遗失等状况出现，做到制度落实、操作规范、便捷查阅。

建立人事档案信息系统，提高管理服务水平，充分利用先进技术和手段管理人事档案，对档案库房内人事档案进行快速查询、浏览、编辑、删除和统计。与此同时，将逐步建立、完善个性化人事档案信息管理系统，把人才信息数据化，能够充分呈现人才优势，进而实现对人才、人事信息的科学管理和维护工作，使人事档案管理人员将更多精力投入到更高层次的、更富创造力的管理服务中，为组织选人、用人提供准确、全面的信息。同时，还要建立责任追究制度，对私自涂改档案、报送虚假材料等，要追究相关材料填写人、主管领导的责任。

2.4 严格程序，狠抓落实

全面规范单位工作人员人事档案的查、借、用、转等管理程序，坚决做到“五不查、四不借、三不转”。五不查即无介绍信不查，非正式党员不查，涉及本人不查，牵扯亲属不查，未经批准不查；四不借即未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；三不转即个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转。此外，为防止单位人事档案泄密和丢失现象发生，档案管理人员严格按照相关规定，坚持做到定期、不定期地予以核对，确保做到人档相符。

2.5 档案内容，收集充实

档案材料形成的各个环节中，收集工作在整个人事档案管理工作中占有十分重要的地位，是人事档案工作的重点和关键环节，也是人事档案工作的难点和重点。具体分为以下三个方面：①建立干部职工工作业绩档案，及时将干部职工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况归档，为干部职工考核提供必要的依据。②重点收集干部职工个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，并通过这些内容，把干部人事档案变成反映干部职工真实面貌的“镜子”，记录干部职工成长的“录像”，以便组织全面了解干部职工。有条件的还应向上级部门推荐优秀人才，把人事档案库变成人才信息库，把沉默的“死”档案变成有价值的“活”档案。③要转变思想，变坐等材料为主动索取材料，经常对档案进行清查，建立缺少材料台账，催促相关单位及时补交。严把材料审核关，坚决做到审核不合格的档案不接收，材料不符合要求的不归档。

3 加强人事档案的保密工作

保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续、科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及职工个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还会影响单位的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。

4 加强信息化建设

随着网络技术的飞速发展，档案管理作为信息源的重要组成部分，必然成为单位精细化管理不可或缺的部分。档案管理具体分为以下两个方面：①扎实推进人事档案信息化、职工的人事档案信息库的建设。鉴于人事档案的动态性、保密性、严肃性，对干部职工个人信息要实行动态管理。根据工作变动情况，对其工资、职级、学历、岗位变动、奖惩、业绩等动态信息适时更新，确保档案的时效性、真实性和准确性。充分发挥现代信息技术在人事档案管理工作中的作用，建立干部职工电子信息档案，提升查阅效率。②建设信息化档案管理人才队伍。在信息时代，档案管理人员的工作对象从有形的档案实体扩展到数字代码，工作方式也从传统的档案管理模式演变为网络管理模式，工作角色也从被动管理档案转变为主动提供档案服务。

面对档案信息化带来的挑战，应加强单位档案人力资源建设，具体分为以下两个方面：①档案工作者应该不断学习信息技术、网络技术，适应档案信息化时代的新要求；②要加快引进与档案管理工作直接相关的档案业务工作者、档案行政管理人员以及档案系统开发人员，完善档案管理人员结构。培养出一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、业务精通的复合型档案管理人员，从而实现单位人事档案管理工作信息化建设新的飞跃。

〔编辑：张思楠〕