高校图书馆盘存系统的研究

刘俊

摘 要：随着社会主义现代化进程的不断发展与社会生产力的不断提高，近年来，我国的教育事业高速发展，且为我国的经济、政治、文化领域的发展提供了大批的优秀人才。高校图书馆作为我国教育事业中的重要组成部分，对于促进我国教育事业的发展具有重要意义。本文对高校图书馆的馆藏现状进行了分析，并对高校图书馆的盘存系统进行了具体研究。

关键词：高校；图书馆；盘存系统；研究分析

近年来，我国高校为社会生产的各个领域提供了大量高质量的人才，有效地推动了我国国民经济发展。存盘系统作为改革开放以来我国企业和事业单位实施财产清查的主要手段，有效地促进了我国企业和事业单位的发展。本文对现阶段我国图书馆馆藏现状进行了研究，并对将存盘系统应用于高校图书管理中的优势进行了阐述，进而对高校图书馆的存盘系统进行具体分析。

一、图书馆馆藏现状

改革开放以来，随着我国教育事业的蓬勃发展，各个高校以合并的形式丰富自身的教育资源并提高自身的教育水平，从而为我国社会提供了优秀的人才。但由于现阶段我国高校的教育体系仍不完善，高校在合并的过程中出现了校区分布不均、生源配置不合理等较为棘手的问题，高校图书管理工作进展困难作为高校合并过程中的主要问题，长期以来阻碍着我国高校学生的全面发展。由于各个高校的图书馆具有不同的馆藏系统，其对书籍的著录标准和著录水平也具有较大的差异性，这不仅加大了高校合并后学生对书籍的查找难度，同时也为高校图书馆的管理工作带来了较大的困难。与此同时，由于各高校图书馆自建馆以来所积累的馆藏数据的录入错误已达到了相当的规模，相关的历史遗留问题并未得到良好解决，大幅度地加大了我国高校图书馆馆藏数据录入以及图书馆管理工作的难度。下文就检索馆藏、馆藏数量和图书数据等方面，对目前我国高校图书馆的馆藏现状进行具体分析。

1.检索馆藏数量不符合实际

检索馆藏数量与实际的馆藏数量不符是现阶段我国高校图书馆面临的主要问题。由于书籍在入馆以后，相关管理人员并未对其进行定期清查，因此图书馆的检索馆藏与实际馆藏在数量上存在着较大的差异。一方面，长期以来管理人员并未对相关书籍进行管理分类，导致相关书籍的数据虽然仍保留在图书检索系统中，但读者却无法在实际的图书馆藏中找到所需要的书籍，这不仅对读者的阅读造成了较大的不便，同时也是对图书馆服务质量提升的较大挑战。另一方面，检索馆藏数量与实际馆藏数量不符导致财务部门在进行高校图书资产清查时，无法正确把握相关数据的准确性，这在加大了相关图书补充工作难度的同时，也对高校图书馆今后的建设方向造成了较大的误导。

2.馆藏地点与实际不符

随着高校的不断发展，部分学校的图书馆已开始设立分馆，而包括各个分馆在内的各高校图书馆又包括了诸多图书管理和流通部门。较差部门的协调性增加了图书馆乱库情况的发生几率，导致读者并不能根据检索系统中所显示的书籍信息准确找到所需要的书籍。

3.缺乏全面的馆藏数据

作为近年来高校图书馆发展中的核心问题，缺乏全面的馆藏数据不仅影响了图书管理工作的效率，同时也加大了读者查找书籍的难度。由于目前我国高校图书检索系统中的馆藏数据与实际馆藏数据存在着较大的偏差，导致图书的查全率和查准率严重下降。同时，全面的馆藏数据的缺乏也导致了图书重复订购情况的发生，对高校图书馆造成了较大的经济负担。

二、图书馆盘存系统的优越性

所谓盘存系统，是指企业或事业单位对其所拥有的现金和实物进行实地盘点，并通过对其银行存款和交易项目进行核对，从而确定企事业单位财产实存数的一种会计管理方法。

1.动态性与开放性

在传统的存盘系统中，数据一直是处于关闭状态下的。如超市的存盘系统要求在不存在商品买入的情况下，其商品售出的数据也始终保持着关闭状态；而对于企业的财务盘存系统而言，在资金未流入的情况下，也不存在资金流出的情况。究其原因主要有二：首先，该类盘存系统的核查对象为相关产品的总数据或一定时期内企业财务总的收支情况；其次，超市或财务盘存系统的操作时间较短，少则几分钟，多则几天，而系统在进行盘存结束后则会将相关数据进行自动关闭。

与传统的盘存系统不同，图书馆盘存系统不仅要求相关程序对图书数量进行清点，同时又要求对不完整书籍的数据进行修改。因此，基于图书管理背景下的盘存系统所涉及到的是图书馆中的每一册书籍，图书盘存系统需要实时记录图书的借出、归还以及书籍的填充和数据修改情况，针对同一书籍在不同时间所处的状态或不同书籍在同一时间的归类、整理工作情况进行具体分析，从而为读者提供更便利的阅读条件，同时也使得图书的管理和入库工作得以有效进行。

2.多功能性

由于图书馆盘存系统不仅要对书籍的数量进行清点，同时也需要对书籍的书目数据进行检查、修改和更新，因此盘存系统又具有多功能性。将盘存系统应用于图书馆的书籍检索和管理系统中，一方面提高了图书检索的准确性和查正性；另一方面，图书管理人员可以应用盘存系统对每一册书籍的相关数据进行检查与核对，并修改与实际馆藏情况不符的书目数据，进而完成系统数据的修改和重建。

3.可间断性

传统的数据盘存系统在执行程序时通常是不可间断的，只有在相关数据的盘存工作结束后，才能开展相关的基础工作。相较于传统的数据盘存系统，在操作图书馆盘存系统时，与图书管理和检索相关的工作仍能继续进行，受盘存系统实时性的影响，即便发生了突发事件（停电、设备检修）导致了盘存系统的暂停使用，也不会影响高校图书管理工作的正常进行。因此，图书盘存系统以其可间断的性质为我国高校图书的管理工作提供了稳定而准确的数据来源，加快了我国高校图书馆建设的进程。

三、盘存系统简述

1.盘存系统模块分类

为了更好地将盘存系统应用到高校图书馆的建设工作中，需要对基于图书管理背景下的盘存系统进行具体设计。图书馆盘存系统根据模块功能可以划分为盘存设置、运行盘存、盘存审核以及工作量总计和盘存历史等五个方面。

2.系统模块的具体分析

（1）盘存设置。盘存设置是指对每次选定书库的相关参数进行具体设置，从而为盘存系统的实施做好充分的准备工作。①盘存时间与相关参数关系。盘存时间即对图书进行盘存的起始时间，在对盘存时间进行选定后，系统则开始自动分析应有资产数M、实际资产数N、盘存损耗数A以及书籍借阅量B等相关的书库数据，其具体关系可以表示为M=N+A+B。由于M表示的是盘存系统统计后该书库应有的相关数据，而N则是实际馆藏数据，因此，在进行系统操作前，实际资产数N=0，所以在进行书库的盘存工作之前，A（盘存损耗）=M（应有数据）-B（书籍借阅量）。同时，因为盘存时间所记录的是每次盘存工作的起始时间，因此为了方便以后的书籍查询工作，在对其设定后，其会作为独立的数据存储到系统的历史数据中，并随时准备工系统调用。②盘存负责人与操作人员。所谓盘存负责人是指对相应的盘存工作进行管理的人员。盘存负责人可以组织相关的工作人员对相关的书库进行具体盘存，并对工作人员的盘存工作进行实时监督和管理，从而提高书库盘存的工作效率。盘存操作人员即盘存系统的实施人员。首先，实施盘存操作系统首先要具备盘存系统操作人员的资格，才能对图书的管理工作和检索工作进行定期盘存检查。其次，由于操作人员的不固定性，不同书库盘存系统的操作人员也不尽相同，因此，在进行操作人员选择时，应该以盘存系统的实时操作能力作为考核标准，从而实现盘存系统管理图书的高效性。

（2）运行盘存。运行盘存系统是指在完成书库中所有数据参数的设置的基础上，以条码扫描的方式对相应书库中的书籍进行清点的过程。盘存系统的具体运行原理为：首先，在未购进新书的情况下，图书馆的应有资产数据M始终保持不变，每当利用条码扫描仪扫描一册书籍后，实际资产数则增加一条书籍记录，盘存耗损则减少一条记录，具体表现为M=（N+1）+（A-1）+B；其次，由于盘存系统具有较强的实时性和动态性，当由读者返还书籍时（假定数量为1），已借阅书籍则减少一条盘存记录，而当图书馆向外借出书籍时，若书籍已进行条码扫描，则实际资产数N应该减少一条记录，已借阅书籍应增加一项纪录，表示为M=（N-1）+（A+1）+B，若该书籍未进行条码扫描，实际资产数则不便，已借阅书籍应增加一项纪录，盘存耗损应减少一项纪录，即M=N+（A+1）+（B-1）。由此可知，运行盘存的过程可以良好地体现出盘存系统的实时性，从而维持应有资产数与实际资产数、借阅书籍数和盘存耗损之间的平衡。

（3）盘存审核。盘存审核主要是对运行过程中盘存系统中的数据进行核实，从而确保盘存数据的准确性并提高盘存系统运作效率的重要途径。其具体的审核方法为在系统中设置盘存审核项目，并等到盘存扫描工作结束后，使系统进入审核状态，通过相关人员对信息的进一步确认和审核，进而将相关书库的所有数据进行存档。

（4）工作量总计。工作量统计作为高校图书馆盘存工作的重要组成部分，对于明确盘存系统各个操作人员的任务具有重要作用，有利于实现系统操作人员的合理配置。一方面，对系统的工作量进行统计便于管理人员查看系统操作人员的工作状况，方便了图书的管理工作；另一方面，对盘存地点、时间以及盘存数量的相关统计，可以为图书馆的建设工作提供可靠地数据信息，从而有效地推动图书馆建设工作进程。

（5）盘存历史。盘存历史即系统中对已经进行盘存书籍的具体操作记录。有效记录和保存书库数据的，可以使相关图书管理人员详细了解图书馆中书籍的各项信息具备，有效地实现图书资源的有效配置。

本文对我国高校图书馆的馆藏现状进行了具体分析，结合盘存系统的动态性与开放性、多功能性和可间断性等特点，对高校图书馆的盘存系统进行了具体研究。可见，未来加强盘存系统在高校图书馆建设中的应用对于促进我国高校教育事业发展具有重要的历史作用和现实意义。

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