缩短水土保持标书编制时间

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黄河勘测规划设计有限公司水土保持中心QC小组

(黄河勘测规划设计有限公司， 郑州 450003)

缩短水土保持标书编制时间

李旭辉，席琳，刘飞

黄河勘测规划设计有限公司水土保持中心QC小组

(黄河勘测规划设计有限公司， 郑州 450003)

为了提高标书编制效率，QC小组从人、机、料、法、环等5个方面分析找到2个要因。针对商务标书材料繁琐的要因，制作了4个投标控制表和9个数据库；针对办理投标手续复杂的要因，制作了1个流程图；从制度上和程序上规范化了标书制作的过程。通过PDCA循环，完成了标书编写的规范化和投标手续办理的标准化，总结为“一图、四表、九库”， 大幅提高了管理水平和工作效率。

水土保持； 投标； 标书编制； “一图、四表、九库”

1 小组概况

黄河勘测规划设计有限公司水土保持中心QC小组成立于2011年4月，是一个管理型小组。小组成员来自公司多个部门，共有10名成员，包括组长薛建慧，组员史志平、李旭辉、席琳、刘飞、宁亚伟、张继勇、李瑞品、牛磊、刘亚丽。其中，教授级高工1名、高级工程师1名、工程师4名、助理工程师2名、经济师1名、助理政工师1名。

2 选择课题

随着《中华人民共和国招标投标法》的实施，企业通过投标获得合同订单将是主要的途径。水土保持专业近年来发展迅速，市场承揽的项目越来越多，投标活动中编制标书需要耗费大量时间和人手，怎样节约时间、提高投标文件编写效率迫在眉睫。

黄河设计公司投标活动涉及5个部门、10多个审批表、程序繁琐，而且投标活动时间紧、要求高、受制约因素多。水土保持中心为了强化管理，理顺生产经营流程，提高标书编制质量和效率，确定此次选题。

3 现状调查

以最近一年多6个典型的投标项目为现状调查对象，其中涵盖了水土保持方案编制、验收评估和监理3个类型，分析水土保持投标文件编制所用时间。见表1。

表1 六个典型投标项目消耗工时对比

4 目标设定

从表1可以看出，一个项目现状投标消耗工时最多可达224h，该项目的招标邀请函所要求的投标书相对较难，因此不同项目耗费的时间也不同。6个典型项目投标平均消耗143h，占用了中心大量的时间与精力。图1为6个典型投标项目消耗工时情况对比。

图1 六个典型投标项目消耗工时对比

从表1可以看出，历史最好水平为2010年1月河南煤业化工集团乙二醇项目投标所用工时为96个工时。因此，小组设定目标为，通过缩短标书编制时间，由平均消耗143工时降低到平均消耗96个工时，见图2。

图2 目标设定柱状图

5 分析原因

2011年5月QC小组成员采用头脑风暴法，对人员、环境、方法、机械、材料等5个方面进行认真讨论分析，得出影响标书编写效率低的10个末端因素，如图3所示。

图3 因果分析

6 确认要因

小组成员根据树图，采取了现场调查、验证和比较分析等方法，对影响投标效率的10个末端因素进行了逐个确认，并编制了要因确认表(见表2)，最终识别出两个主要因素。

表2 末端原因确认

7 制定对策

针对确认出的要因，制定相关对策，见表3。

表3 对策

8 对策实施

根据对策表，逐项展开活动，每一项都有专人负责，明确时间。

8.1 对策一：将商务材料规范化

措施1:标书编写规范化，制定四张投标标准化表格，详见表4。

“四表”涵盖了项目策划—分工编写—审查—备案的各方面，不仅规范化了投标工作，还为今后中心开展投标工作打下基础。

措施2：将商务标材料归类，建立9个数据库，详见图5。

九个水土保持投标数据库分别为：企业财务数据库、企业资信证明库、企业获奖证书库、企业资质证书库、企业人员证书库、水土保持荣誉库、水土保持业绩库、业主评价证明库、投标相关文件库。

措施3：组织专业人员管理水土保持投标资料库。

前两年先由QC小组的4名成员负责管理水土保持投标资料库(见表4)，总结梳理相关数据库，以后推广到整个水土保持领域，由大家轮流对投标资料库进行管理和补充完善。

表4 投标资料库的管理分工

8.2 对策二：将办理手续标准化

措施1：开会研讨。

QC小组的成员来自公司多个部门，开会研讨如何简化办理投标手续，听取各方意见，提高办事效率。

措施2：梳理流程。

编制商务标涉及公司市场部、总经办、财务部和人力部4个部门，重要程序有9个：公司办理投标保证金审批表——借用资质证书审批表—公司授权委托书存根—公司用印申请表—盖公司鲜章，办理法人签章—办理投标保证金—公司借用财务相关资料审批表—办理保函审批表—复印养老保险对账单，其中大项目还要办理履约保函。

通过QC小组成员集思广益，最终制定了水土保持标书编制流程图，见图4。

图4 水土保持标书编制流程

9 效果检查

表5为2011年6月水保中心投标耗时情况统计。

表5 2011年6月水保中心投标耗时统计

效益分析：通过小组开展QC小组活动，中心2011年6月投标消耗平均时间为68工时，比目标值缩短了28工时，超额完成了既定目标，为水保中心提高了投标效率，详见图5。

图5 效果对比

10 巩固措施

10.1 标准化措施

经过QC小组讨论，缩短标书编订时间的对策可以浓缩为“一、四、九”法，即“一图、四表、九库” 。

a.一图：水土保持标书编制流程控制图。

b.四表：将办理投标手续标准化，制定4张投标标准化表格(水土保持投标项目策划表SWCC-BS-01，水土保持投标文件分工表SWCC-BS-02，水土保持投标文件审查表SWCC-BS-03，水土保持投标项目备案表SWCC-BS-04)。

c.九库：建立9个水土保持数据库(企业财务数据库、企业资信证明库、企业获奖证书库、企业资质证书库、企业人员证书库、水土保持荣誉库、水土保持业绩库、业主评价证明库、投标相关文件库)。

10.2 巩固情况

QC小组抽样调查了中心2011年7～9月4个典型项目投标文件的编写效率，平均耗时62工时，巩固效果良好。详见表6、图6。

表6 2011年7～9月水保中心标书编制消耗工时统计

图6 巩固期效果对比

11 总结和下一步打算

小组本着以人为本的管理理念，充分发挥顾问、专家及全体成员的聪明才智，学习并灵活运用了PDCA的工作方法，在团队精神、质量意识、进度精神、改进意识、进取精神、QC统计工具运用技巧等方面获得了提升，详见图7。通过活动，小组成员分工明确，完成了标书编写的规范化和投标手续办理的标准化，并通过 “一图、四表、九库”的措施，从制度上和程序上规范化了标书制作的过程，总结打印了公司投标手续，大大提高了水土保持投标效率，取得了较好的经济效益。

图7 自我评价雷达图

今后，将继续开展QC小组活动，再接再厉，不断提高水土保持中心质量管理水平。下一个课题名称为：多元控制提高水土保持标书编制质量。

Shortening of Time for Preparing Water Conservation Tender

LI Xu-hui, XI Lin, LIU Fei Yellow River Survey Planning and Design Co., Ltd., Soil and Water Conservation Center QC Team

(YellowRiverEngineeringConsultingCo.,Ltd.,Zhengzhou450003,China)

QC team analyzes and discovers two causes from five aspects of labor, machine, material, method and environment protection in order to improve the efficiency of tender preparation. Four tender control table and nine databases are formulated aiming at reasons of complex materials in business tender. One flowchart is formulated aiming at reasons of complex tender procedures. Tender production process is standardized from system and procedure. Tender preparation standardization and tender procedure transaction standardization are completed through PDCA cycle. The above methods are summarized as ‘one figure, four tables and nine databases’, thereby greatly improving management level and working efficiency.

soil and water conservation; bid; tender preparation; one figure, four tables and nine databases

TV212

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1005-4774(2014)07-0073-05