采购规划系统设计

李晶骅，邢宏珍，陈 雷

(1.湖北工业职业技术学院 电子工程系， 湖北 十堰 442000；2. 深圳联友科技有限公司，广东 深圳 518000)

在制造业中，采购成本一般占到总成本的70%，降低采购成本对企业的利润影响巨大。据相关报道，飞利浦和德力电器的财务数据显示：1%的采购成本下降,使两个公司的利润分别增加7.5%和16.5%。采购成本占总成本的比率越大，降低采购成本对利润的贡献就越大。因此在有经验的管理者看来,采购部门不仅仅是发生成本的部门,更是企业利润来源的中心,做好采购成本控制对企业意义重大[1]。

在传统的企业组织结构中，采购部门通常仅仅只是一个执行部门，缺乏有效和整体的采购规划；而采购成本的影响实际上涉及到企业的各个管理部门，需要大量的信息与数据分析，才能确定采购降成本的目标与方法。

要能提供这些信息与数据分析，就需要建立采购规划系统。

一、系统目标

采购规划系统，以降低采购成本为工作核心，通过对供应商管理、降成本的实际业绩管理、采购集中化管理、单台降成本管理，实现降成本目标。

系统要建成为企业的信息中心，能为企业各个业务部门提供有效的信息，通过加工分析，为企业提供降成本的数据支持，从而让决策者做出正确的采购规划。

二、系统业务设计

采购规划，从产品发布后开始，到采购合同签订结束，涉及是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、找谁采购以及何时采购等。合同签订后进入采购执行阶段。

图1 制造业采购规划

采购规划与采购执行是相辅相成的，采购规划是采购执行的执行依据，采购执行为采购规划提供决策数据信息。在业务设计时，将采购规划系统与采购执行划为独立的两部分。

采购规划系统业务贯穿于企业的整个采购过程中的所有涉及采购成本的环节，通过对采购成本的不断分析与调整，形成最优化的采购规划。

采购规划主要业务如上图1所示。

三、主要功能设计

(一)综合查询

采购规划系统本质上是企业的一个信息中心，作为信息中心，要为企业的各个决策部门提供丰富多样的查询。除了与本系统有关的各项成本决策查询外，还应包含一些基本信息的查询，如：引起辆份成本价格变化的原因分析查询；车型清单查询及维护历史查询；总成件与拆分件查询及维护历史查询等，查询时应能按人员/业务科室的范围划分，按月度、按供应商的条件划分。

因此系统要能提供每一个零件的供应商报价、每一次价格变动因素、不同时期产品的BOM清单、同一零件在不同的产品用量等信息。这些信息可以通过接口从周边相关系统取得。

(二)供应商管理

供应商管理包括供应商基本信息管理和选择供应商管理。

基本信息管理要维护供应商的一些基本信息，包括名称、地址、联系方式、信誉、资质、注册资金等，并且要维护每一个供应商可以向企业供的所有产品信息以及供货比例。

选择供应商管理贯穿提名、预选、候选到正式的整个过程。在提名前，应先维护其基本信息，在提名供应商时，可以准确的从供应商信息库中找到符合条件的，优先考虑的供应商，然后进行预选，向供应商RFQ，在PSSC会议通过后成为候选供应商，再次进行综合考虑，直到成为正式供应商。

供应商信息属于企业的主数据，在企业的所有系统中，应只有一套供应商编码，因此，在采购规划系统中，应对提名供应商、候选供应商、正式供应商根据一定的编码规则进行统一编码，在成为正式供应商后，正式编码下达给其他系统。

(三)产品辆份成本管理

辆份成本包括成本预算与成本分析，是决策者制定降成本计划最重要的信息依据。

对于现产品，通过BOM展开，确定零件是自制还是采购，自制件取自制成本，采购件取现有供应商价格等数据，可计算出现辆份成本，根据企业的年度降成本目标，分析其中可以降成本的因素，如相同零件选择价格更低的供应商，通过反复试算，确定最终可降成本目标；对于新品，根据企业的商品利益目标，通过BOM展开，对每项外采零件进行供应商RFQ，反复试算，选择最优的能达成成本目标的供应商，并确定新品的最终成本。

(四)技术降成本管理

对于产品的某项技术改进，如将进口件改为国产件，减少可有可无的零件，或在不影响产品质量的前提下，将金属件改为塑料件，从而减少成本；技术降成本包括提案、研判、实施与分析四个步骤。提案可以是采购部也可以是供应商，提案需要经过设计部门或制造部门判断是否可行，并分析其理论绩效，决定是否实施；实施后计算其实际绩效，分析出其真实降成本效果。

(五)采购降成本业绩管理

根据历年对现行品降成本的情况，制定全年降成本的目标计划，根据本年度的年采购计划和总的降成本目标，计算出平均降成本率，与供应商按照平均降成本比率和物料构成模型，确定月度采购价，形成年度降成本计划，并指导订货。

根据实际订货价格，对年度实际降成本的业绩进行管理，并分析目标的达成情况，作为下年计划的决策依据。

(六)采购集中化管理

对于大型企业，采购集中化，能很大程度上减少采购成本，大批量的采购本身就具有较好的议价空间，同时可以减少分散采购中各个环节的成本。

根据实际情况，可选择需要集中化采购的物料，收回此物料的分散采购权限，并统一选定供应商，然后通过采购执行系统进行采购。通过与分散采购历史数据对比，计算出降成本效果。

四、接口设计

采购规划系统作为企业的信息中心，为决策者提供加工分析后的各项数据，同时为其他系统提供基础数据，既有接收的，也有发出的，其接口数量庞大而复杂，涉及企业的多个业务部门和系统。

如产品的BOM信息，来自于BOM系统；组成产品零件的价格信息来自财务系统；采购执行信息来自于各采购执行系统；供应商主数据则需要提供给其他系统，此外，还有一些来自于生产管理系统的数据，如果用传统的视图、FTP等接口方式，既无法保证效率，也给管理带来极大的困扰，往往其中一个系统发生变更，导致整个接口失效[2]。

为保证系统本身的独立性，不受其他系统变更的影响，采用IBM的SOA中间件，建立企业服务总线ESB(Enterprise Service BuS)，各系统接口数据通过IBM WebSphere MQ方式统一传输到ESB。

根据各项接口信息实时重要性、数据量等情况，分别采用异步定时接收发送，如BOM；或同步应答，如价格。

[参考文献]

[1] 苏 翔，等. 制造业采购成本全面控制方法研究[J].商场现代化 2007(35):53-54.

[2] 邢宏珍，陈 雷.汽车零部件企业生产管理系统设计[J]. 十堰职业技术学院学报,2013(4):109-112.