南水北调河南段工程档案管理思考

余亚男　李克

南水北调中线工程档案是在工程建设与管理工作中形成的，是工程建设管理和运行管理的主要组成部分，它为今后南水北调工程的管理、运行、维护、改建、扩建提供重要的凭证和依据，是确保工程健康可持续运行的重要保证。南水北调中线工程总干渠从丹江口水库河南省淅川县陶岔渠首引水，至北京团城湖，输水总干渠全长1267公里，总干渠在河南省境内731公里，流经8个省辖市，21个县（市）。南水北调中线工程，河南既是水源地又是受水区，是渠道最长、移民最多、占地最多、投资最大、计划用水量最大的省份，且工程量大，工程复杂，参建单位多，文件材料形成量大，在工程档案的建立、管理过程中存在众多不被重视、管理不到位的状况，都需加以分析和解决。

1 南水北调河南段工程档案管理中存在的问题

1.1 档案意识淡薄所造成的人为因素。主要表现在监理和施工单位的领导及工程技术人员档案意识淡薄，认识不到位，没有摆正档案工作在工程建设中的地位，缺少机制保障，在制定工作计划、发展规划时很少提及档案工作，相关人员的主要精力集中在工程进度、资金的落实和安全质量上，对于档案管理的相关要求仅停留在表面上，并未落实在具体的工作上，忽视工程建设过程中档案资料的管理。不注重施工过程中文件资料的收集、整理，施工人员对施工过程中每一环节自然形成的原始资料、工程技术人员对工程设计变更前后所形成的档案资料把关不严，对档案验收所需档案资料的齐全、完整带来很大困难。

1.2 档案管理人员业务素质不高。南水北调工程涉及工程多，形成资料也多，如，施工单位的就包括：施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、原材料及构件出厂说明、质量鉴定，等等。而施工单位的档案资料管理人员大都是临时抽调的，大部分没有经过专业培训，不知道工程档案整理首先要从文件材料的完整性来收集，保证文件材料的齐全；大多数人员还身兼数职；不能主动地、有针对性地或以有利于档案收集为目标地开展工作，造成文件材料不齐全、完整，严重影响了归档后的案卷质量。

1.3 档案标准化、规范化意识不强。在文件材料中，个别文件签名用笔不规范，部分文件材料签署的日期不符合要求，应填写的未填写完整，应盖章的缺印章，卷内目录题名填写不完整，部分单位工程的档案资料收集不齐全，单位工程内有建管、施工、监理等多个单位，各单位应根据工程档案分类办法将自己所形成的档案分别进行收集、整理、归档，根据验收规则，每个单位工程都应该有独立、系统、完整的档案资料。

1.4 缺乏有效的组织管理网络和管理规章制度。部分参建单位档案管理体制和制度不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。有些分管档案的管理部门因忙于工程和其他工作，对工程档案管理业务缺乏有效监督和指导，对工程档案专项检查工作未落实到位。由于施工单位人员流动较为频繁，档案管理人员调走后，无人及时接管档案，从而造成部分文件材料缺失和管理不规范等现象。

1.5 与工程同步管理或超前管理未能完成实现。在工程前期和施工过程中，由于不重视工程档案和工程同步管理，对于工程档案的管理工作没有一种超前管理的意识，造成档案资料整理不及时，文件材料的复印件较多，原件缺少，特种载体档案相对较为缺失现象。在档案管理工作前期投入精力不足，工程建设后期才开始突击收集、整理档案的情况下，这种现象尤为突出。最典型的例子是很多施工单位都是在施工快结束时，集中几天时间突击做好竣工资料，以便应付工程竣工验收。

以上问题的存在给南水北调河南段工程建设提出了更高的管理要求，也说明了南水北调工程档案的特殊性。

2 南水北调河南段工程档案管理的特点

南水北调河南段工程具有一定的特殊性，从而决定了其工程档案管理具有鲜明的特点。南水北调河南段工程项目档案除具备一般档案的科学性、完整性和服务性特点外还具备以下特点：

2.1 内容广泛。南水北调河南段工程建设除涉及水利专业外，还与电力、机械、建筑、桥梁、道路、水文、气象等专业密切联系，由此表现在项目档案的形成内容广泛并具有鲜明的专业特点，形式多样。

2.2 成套管理。南水北调河南段工程是一个项目群。工程档案是以一个独立的工程项目为对象，按照其形成规律，进行收集、整理，形成了完整的、成套性的工程档案。

2.3 形成周期长、差异大。一般一个完整的工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，在此过程中形成的技术资料要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位等诸多部门，要经过若干时间，同时由于不同的项目施工难度、环境、开工时间的不同，各个工程项目施工周期不同，导致工程档案形成的周期差异较大。

2.4 现实性强。其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考。而南水北调工程档案不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时期内发挥现行效用，具有较强的现实使用性。

综合以上几点，决定了南水北调河南段的工程档案管理工作指导难度大，检查、验收频次多，管理成本比较高，需要相关人员进一步高度重视。

3 做好南水北调河南段工程档案科学管理的思考与建议

3.1 贯彻执行“统一管理，分级负责”的原则。为更好地贯彻执行“统一管理，分级负责”的原则，在工程开工初期建立相应的档案管理体系，强化工程建设管理、监理及施工等单位的实施力度。南水北调河南段应根据档案管理规定，完善工程档案管理办法和分类方案，统一档案装具和各项目录格式等，组织参建单位进行培训，完善检查、考核机制，发挥建管单位在工程管理上的责任主体作用；现场建设管理单位对监理单位的档案现场指导、检查，建立相关检查台账，发挥现场机构直接监管作用；明晰监理单位和施工单位归档范围和责任，由监理单位负责对施工单位的档案进行指导、督促和检查，形成自上而下的树状管理体系与责任体系，使南水北调河南段工程档案管理做到人员明确，职责分明。

3.2 加强日常管理。一是明确工程档案的归档范围和整理要求。要根据《档案法》和《南水北调中线干线工程档案管理办法》，明确规定档案的归档范围、分类标准和整编要求，为各参建单位提供依据。二是建立工作制度。档案管理是一项系统性很强的工作，需要各单位、各部门协同工作。各单位要坚持将档案管理工作和工程项目同布置、同实施、同检查，做到工程建设和档案管理同步进行；在合同签订时必须明确档案归档要求，坚持档案验收不合格、工程不验收等一系列制度，保证工程档案的齐全、完整。在日常工作中，要逐步建立档案立卷整编操作规程、档案人员岗位规范、档案保密等有关制度，规范档案管理行为。三是严格管理程序，认真做好档案的收集、整理和归档。要根据各工程项目特点、单位性质，区分不同情况，确定不同的收集办法，编制工作计划，保证档案的完整性。对于一些形成周期短、时间性强的档案，要及时收集，避免因时间拖延造成的内容混淆、遗缺，降低档案案卷质量；对于形成周期长的档案，则应明确划分收集的方法，可以根据具体工作内容来划分，或根据工作阶段来划分，从而达到整体工程档案形成的完整性；对已收集的文件材料，应及时整理，进行预立卷；档案整编要符合案卷质量、数量，归档要求；以合同工程和设计单元工程为单位成套移交工程档案，移交中，要严格手续，明确职责。

3.3 加大档案管理信息化建设。档案信息化是档案管理现代化的发展趋势。通过对工程项目中前期文件材料、项目中间阶段竣工图及验收材料及其他相关文件材料的分类、维护等动态管理档案的电子化管理，不仅利于档案资料的及时收集、整理，还可以提高档案的检索率和准确率，延长工程档案保存期，增加工程档案保密性，达到节约人力、物力的目的，更为今后工程档案的现代化管理打下坚实的基础。为此，要加大对档案工作的投入，配备必要的先进设备，加快档案管理现代化步伐。

南水北调工程档案是南水北调工程建设的历史见证，做好南水北调工程档案管理，关系到为今后南水北调工程的管理、运行、维护、改建、扩建的有效利用。从而提高工作效率，增加经济效益和社会效益。工程档案对解决工程纠纷，调解各种矛盾有不可替代的作用。管理好南水北调工程档案，做好有效保护，合理使用是管理者的责任。同时，做好南水北调工程档案工作，是关系到政府的形象、群众利益，是和谐社会建设的基础条件，是和谐社会建立不可缺少的信息支撑，南水北调工程档案的科学管理任重而道远。

（作者单位：余亚男，河南省水文水资源局 李克，河南省南水北调办公室 来稿日期：2014-06-18）