加强高职院校教学秘书队伍建设的思考

郑太升

（济源职业技术学院，河南 济源 454650）

高职院校肩负着培养面向生产、服务、建设和管理第一线需要的高技能人才的崇高使命，是向社会培养和输送高素质劳动者的重要基地。随着我国高等职业教育内涵式建设的不断发展，招生规模的不断扩大，当下教学管理工作面临巨大挑战。因此，如何有效挖掘教育资源潜力，提高教育教学质量，对高职院校教学管理队伍的建设提出了更高的要求。

一、教学秘书在教学管理中的重要作用

教学工作是高校的中心工作，教学管理在高校管理中占有十分重要的地位，是人才培养质量的重要保证。教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分和中坚力量，对于保障教学正常进行、推动整个教学管理工作规范化和科学化、提高高职院校竞争实力等方面具有重要的作用。高职院校由于经费紧张、师资力量不足等多方面原因，不少教学秘书实际还兼任部门行政秘书的职责，全面负责办公室各项日常工作。所以，教学秘书既是学校教学计划执行、课表编排、教学检查、教材管理、档案管理、学生学籍管理、考务安排、成绩录入、补考安排等各项具体教学工作的具体实施者，参与学院整个教学管理的全程监督与落实；又是联系教师和学生、教师和教师以及其他教辅部门的纽带与桥梁；还是学校各项活动的实际参与者、组织者、协调者和服务者，以保障学校各项活动正常开展。教学秘书的服务质量、工作效率、管理水平与方式，在很大程度上影响着高职院校教学质量的提高。因此，充分发挥教学秘书的作用，对于进一步提高高职院校的科学管理水平与质量尤为重要。

二、当前高职院校教学秘书工作存在的问题

（一）认识不足

我国高校普遍存在着重教学、轻管理的现象，对教学管理队伍建设的重要性认识不足，激励机制缺失，导致他们工作热情不高，敷衍应付。［1］教学工作是高校最核心的工作，教学秘书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。而不少高职院校的领导层对教学秘书工作的重要性认识不足，支持力度不够，评价过于片面，缺乏对教学秘书工作的规范化、制度化管理研究和对教学秘书工作的理解与支持，忽视了教学秘书在高等教育教学质量中所发挥的重要作用，将教学秘书的基本工作职能和其岗位的创新需求混为一谈，严重影响了教学秘书工作的积极性、主动性与创新性。部分领导和老师认为教学秘书的工作是简单的重复性劳动，就是跑跑腿、送发材料、端茶倒水、整理文件、收发通知等没人愿意干的事，认为教学秘书承担繁重的任务是理所当然，这都在一定程度上严重挫伤了教学秘书的工作热情。

（二）管理不规范

教学秘书是高校从事教学管理的主要工作人员，是高职院校参与管理教学业务的重要力量，是教学系部设置常规教学管理工作的重要岗位。科学合理的管理制度，是教学秘书工作正常运行的重要依据和基本保证，也是适应高职院校的内涵式建设和教学管理改革的需要。教学秘书工作繁琐，而高职院校对教学秘书的业绩评价标准多参照其他管理人员的考核标准，在具体实践过程中，缺少科学有效的、可量化的绩效考核指标体系，无法准确有效地反映出教学秘书工作的质量与效果。［2］教学秘书一方面属所在系部直接领导，协助教学主任完成教学任务；另一方面，在业务上直接受教务处指导，协调解决大量临时性工作任务，经常处于系部事务和教务处事务的“两难”境地，难以从办公室繁杂事务中解脱出来，难以专心从事教学事务的管理。另外管理经验不足，创新能力不够，导致其业务素质难以适应新形势下教学工作的需求。

（三）队伍整体素质不高

教学秘书工作队伍整体素质不高，严重制约着高校教学质量的提升。教学秘书岗位普遍存在专业不对口、结构不合理、学历职称不高等情况，导致其在日常的教学管理和服务过程中搜集与处理信息、公文写作、办公自动化、档案管理的能力以及沟通交流能力不强，难以有效地理解与传达学校的相关政策和精神，协助领导解决教学过程中出现的各种问题，保证教学正常进行。目前高职院校教学秘书队伍年轻化、临时性的现象大量存在，管理经验和相关知识缺乏，管理意识与经验不强，岗位认识不足，疲于应付学校各种繁琐性工作，疏于自身管理与学习，教学管理水平长期在低水平徘徊，工作效率低，实际效果差。另外，教学秘书缺少必要的业务培训和进修学习机会，视野狭窄，思想陈旧，知识结构单一，缺乏创新，难以适应新形势下高职院校内涵式建设对于基层教学管理者的发展需要。

三、加强和改进教学秘书工作的对策

（一）加强和改进思想政治教育

教学秘书是学校教学政策的具体执行者，工作多为细碎、繁琐的日常性事务，工作范围广、头绪多、任务繁重、压力大、待遇低，工作地位低。面对这浮躁喧嚣的现实社会，对每一位教学秘书来说，最重要的就是加强思想政治教育，树立正确的利益观，淡泊名利、爱岗敬业，以主人翁精神创造性地开展工作，做好系部领导的参谋与助手。教学管理是一项科学性和实践性很强的工作，不同于一般的行政管理工作。教学管理人员思想觉悟和水平的高低，直接影响着管理的质量和效果。学校教学管理水平的高低与教学秘书的思想、性格、能力、专业有很大关系，通过改进思想政治教育，提高其政治觉悟与思想情操，增强责任感，加强对高职教育理论的学习与研究，从思想上树立服务师生的意识，安于本职工作，在教学活动中甘当配角，真诚奉献，确保教学工作的有序进行。

（二）建立健全管理体制机制

建立一整套科学有效的管理体制机制是教学秘书工作正常运行的重要保证。首先，建立完善的教学秘书考核制度，根据教学秘书的岗位特点和工作职责，实行岗位责任制，加强从德、能、勤、绩等方面的专项考核，并把考核成绩纳入学校岗位调整、评先评优、职称晋升、干部选拔、外出培训中，以形成相互竞争、相互促进的良好工作氛围；其次，建立完善多层次的激励机制，有效的激励机制是加强和改进教学秘书工作的关键，也是激发教学秘书工作热情的需要。学校领导应充分意识到教学秘书岗位的重要性，从政策和制度层面明确教学秘书的职责和权利，注重激发教学秘书的工作热情，既要注重改善教学秘书的物质待遇，更要重视精神鼓励，用事业留人、用感情留人、用待遇留人、用制度留人。

四、高度重视教育培训工作

教学工作的复杂性和特殊性对教学秘书提出了更高的要求，要求其拥有较高的业务能力与水平。教学秘书综合素质的提高除了要在日常工作中逐渐积累和摸索实践外，还需尽快建立完善专门的教育培训机制，使其能够更好地适应岗位需求，更好地服务于教学工作。因此，要开展与教学师资队伍建设同步的教学秘书岗位培训，从制度和资金上保障教学秘书队伍建设的可持续发展，对深化职业教育教学改革，提高高职院校教学秘书队伍的综合素质和教育教学质量有着十分重要的作用。［3］教育培训制度设计要加强统筹规划，不断创新学习载体，以提高其理论修养和实际操作能力，促进各方面素质综合提高。［4］通过定期对教学秘书进行相关专业知识和教学管理理论的教育，为教学秘书提供业务技能进修和外出交流学习的机会，不仅可以使其开阔视野、增长见识，学习到国内其他高校教学管理工作的先进经验和好的做法，优化教学秘书的业务知识和技能，也可以强化高职院校教学管理队伍的责任意识和服务意识，提升高职院校整体教育教学质量和科学化管理水平。

教学秘书是教学管理工作的具体实施者。高校应充分意识到教学秘书岗位的重要性，注重加强高校教学秘书队伍建设，不断提高其业务水平和综合素质，真正发挥其在教学管理中的纽带和桥梁作用，以更好地推动高职院校各项改革事业全面健康发展。

［1］张飞.怎样做好高职院校教学秘书工作［J］.才智，2010，（3）.

［2］郑静玉.高校教学秘书绩效管理刍议［J］.黄冈师范学院学报，2013，（2）.

［3］刘聪，孙铭娟.高校教学秘书角色探讨［J］.卫生职业教育，2013，（3）.

［4］钱丽云.对高职教学秘书工作的几点思考［J］.太原城市职业技术学院学报，2013，（3）.