浅谈用友ERP在出版企业管理中的应用

缪 翎

（云南教育出版社有限责任公司，云南 昆明 650034）

0 概述

随着出版业体制改革不断深入，出版行业面临的管理挑战也在加剧，表现在：弱势的集团总部，难以实施集团化管理的模式；出版社独立的发行体系，阻碍了集团化统一发行体系的建立；“小、快、零、多”的物流特点，增加了管理的复杂程度；单品核算比较困难，绩效考核缺乏数据支撑；单一应用、部门级应用的信息化发展模式，使信息孤岛越趋严重；在传统出版向数字化出版的转型中也遇到了前所未有的基础性困难和挑战。因此出版业要发展必须吸收新的管理理念、思想和技术，提高经营管理水平。而新的管理理念、管理思想和管理模式，需要先进的管理技术支持。通过实施信息化，可以有助于出版企业构建新型的管理体系、业务管理流程和业务管理模式。用友ERP企业管理软件正是出版业值得重视和推广应用的软件。

1 用友出版业务ERP综合管理系统的基本情况

ERP是Enterprise Resource Planning的缩写即企业资源计划系统。ERP是一个以管理会计为核心、针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业信息管理系统。

用友出版业务ERP综合管理系统是针对出版行业特殊的财务流程及财务核算要求而设计的，顺应出版业的企业化、市场化经营管理发展的趋势，专门满足传媒出版单位的现代化管理需求而推出的行业化专业系统。其包含人力资源管理、财务管理、图书单品成本核算、原材料库存管理、编务管理、出版管理、采购管理、发行管理、决策分析等系统。出版业务ERP综合管理系统作为出版企业完整的企业资源管理系统，设计所遵循的首要原则是同数据库设计、核心数据唯一存储、过程数据完整记录。系统集成编辑加工、生产印刷、发行销售、仓储物流、财务核算、领导决策等管理功能，全平台设计，信息完全实时共享。系统全面实现对出版社资源和图书生产的全局控制、流程控制、关联控制、预警控制、结算控制和成本控制。利用电子签章的记录功能，规范出版流程。在系统中每一个模块都是产品的一个部分，这些部分构成一个有机的整体。同时为达到最大程度的智能支持，设计有待办工作搜索引擎。通过这个引擎，可以方便地找到所有属于这个用户的需要办理的事务并集中办理。其重点解决出版行业的图书单品成本核算、图书发行销售管理、物流管理、出版集团的集中财务管理等。特别是在成本及销售核算上，具有多种成本分摊途径，如出版社——部门——个人——项目、出版社——部门——项目等，解决了图书这种特殊产品的单一品种核算。通过用友ERP系统的应用将带来出版企业的高速发展。

2 用友ERP在出版行业应用的优点及其问题

2.1 优点

2.1.1 实现业务财务一体化

在统一的平台上架构了编务、印务、发行、财务一体化的流程，数据入口唯一，业务单据对应的财务信息将实时传至财务系统，信息各部门（单位）充分共享，方便决策层及时准确地获取各项管理信息，并提供相关辅助决策手段供管理层使用。

2.1.2 提供完整的信息化管理平台

ERP为出版企业提供更科学、规范的管理平台，使出版企业内的各个二级核算单位及各个部门都在统一的管理平台上实现管理和控制，打通各个信息孤岛，彻底解决以前编、印、发、财各部门上报信息的不统一性，实现“社内一本账”，为出版企业提供一个完整的信息化管理平台。

2.1.3 功能强大的分析、查询体系，提高企业的应变能力

ERP具有功能强大的分析查询体系，可以进行横向的多角度的图表查询及纵向的跨年度查询，全面满足不同使用人员的需要，提高企业的应变能力；同时系统支持溯源查询，可以根据经济业务发生后反映到账面的结果追溯到最原始单据，对各个部门做到最直接、最有效的控制。

2.1.4 信息集成共享

选题创建的数据，可被编辑、印制、发行、财务等环节实时调用，业务发生的同时，财务凭证也同时生成，财务账与发行账一致。

2.1.5 数据及时准确，便于有效进行成本控制

在成本核算方面，提高图书成本核算的精确度和速度。使用者可以及时准确地获取各种统计分析数据(如每一品种出版物的经营利润、销售数据或收发存情况)和辅助决策信息，将成本控制贯穿于从选题策划开始的整个生产过程。各生产环节都可以进行成本预估，并随着工作的推进，一步步逼近真实的成本，可以将各个环节的预估成本与最后的实际成本互相比较，有效进行成本控制。

2.1.6 系统可持续优化

模块标准功能适应业务变化的能力强，新的业务产生和业务发生变化时，可通过重新配置业务参数满足需要，避免二次开发。

2.2 问题

2.2.1 实施成本高

该系统每个模块的报价不同，企业可根据需要自由选择，要实现企业的有效管理，选择的模块较多，其总价较高，购置成本大。

2.2.2 对实施单位员工的素质要求高

本系统强调一体化，要求员工对出版企业编、印、发、财等各环节的流程比较熟悉才能为下一个环节的需求做好准备。其次，用友ERP提供强大的自定义表格的制作、查询模式，对实施单位员工计算机应用水平要求较高。

2.2.3 有些功能还需改进

在具体的实施过程中，许多出版企业发现其在实时帐表查询等方面还不能满足企业的需要，还需改进。

3 出版企业应用好用友ERP的几点思考

3.1 提高和加强单位内部职工信息化管理的认识

出版企业要实现做大做强的战略目标，就需要在稳步扩大企业规模的同时，充分整合出版资源，提高效率和资源利用率。然而伴随着出版企业的规模和业务扩张，出版企业历史上形成的粗放型管理模式，在很大程度上制约了出版资源的有效整合。从许多类似的企业集团发展历程来看，在企业规模达到一定程度后，必然在管理上要求改变粗放型管理模式，转而实现精准型管理，对管理信息化提出强烈的需求。出版企业的每一位员工都应当充分认识到信息化管理是必然趋势，从思想上接受信息化管理，在实施过程中才不会产生抵触情绪。另外，单位应设立信息化管理小组，由单位领导亲自牵头，做好各部门之间的协调工作，成员由各业务部门领导和关键岗位员工组成。

3.2 建立信息化管理具体实施细则

信息化综合管控系统的建设不仅仅是一个技术项目，更是一个管理项目，所以大家常说信息化是一把手工程。实施用友出版业务ERP综合管理系统应制定出相关的信息化管理制度，以保证在今后的实施工作中有章可循。另外，为保证项目按计划顺利实施，除严格遵守项目实施计划表之外，出版企业还应指定相关人员全程跟踪项目实施，监督建设质量和工期。信息化综合管控系统的建设实施通常需要1—2年的时间，甚至更长，在这一过程中，控制项目进度、确保整个实施过程能够按照预定的时间表进行，对项目的成败至关重要。同时，考虑到出版业务ERP的特殊性，选择什么样的实施路线图，也直接关乎整个项目的成败。

3.3 加强人员培训

为消除“畏新”现象发生，需要组织全员ERP培训学习，有针对性地对每个部门、岗位的人员进行ERP业务操作培训。待大家对ERP每个环节的具体操作熟悉，新的管理理念、管理方法、认识到位时，还可以结合ERP流程，对出版企业各业务部门的现有业务流程进行梳理，将纸质管理流程进行优化，以最优级流程配置进入ERP。

4 结论

通过用友出版业务ERP综合管理系统在出版企业信息化管理中应用，企业将展现出前所没有的面貌，以往部门之间各自为政，数据共享靠磁盘拷贝或电子邮件，各业务部门对出书品种、数量各有各的统计口径等分散信息化建设模式，将逐步被摒弃，取而代之的是以业务流程整合、部门业务协同、管理信息大量集成的信息化管理新模式。可以说新模式不仅是技术层面的问题，更是进一步强化企业管理、加强企业内部控制体系的必然选择。顺应这一潮流，出版企业应对挑战会更加得心应手，不断地发展壮大。