高校后勤档案管理存在的问题及对策

路长兰

(泰山学院后勤产业管理处，山东泰安 271021)

高校后勤档案是高校后勤部门在日常管理工作中形成的大量的、门类众多、多载体的档案.高校后勤档案是高校档案的重要组成部分，它直接来源于后勤管理、服务、经营等活动，涉及广泛的内容，记载着丰富的信息，不仅是后勤工作重要的信息资源，也是后勤档案建设发展的基础，能为决策者起到参谋和助手的作用.高校后勤档案管理水平的提高，对促进高校改革发展，提高管理、教学、科研工作水平起到不可替代的作用.

1 高校后勤档案管理的重要作用

1.1 高校后勤档案是实现高校后勤科学化管理的重要手段

高校后勤档案不仅真实、准确的记录着后勤所做的工作和所举办的活动的全部过程，而且后勤档案信息还提供着记录、如实反映真实情况的作用.高校后勤档案信息见证了学校的发展，并为高校管理者在作出正确的决策、科学的管理、合理的沟通方面提供了重要依据.因此，高校后勤档案信息的有效、合理管理有利于指导高校中各项工作的顺利开展，有利于提高高校各项工作的工作质量，有利于改善高校工作者的工作效率，更有利于高校深入开展后勤工作，为高校后勤工作的深入发展提供重要的参考价值.只有使高校后勤档案得到有效的管理，才能使高校后勤管理的服务水平得到不断的提升，才能使高校后勤管理的日常工作得到合理的保证，才能使高校后勤工作逐步向科学化、合理化、具体化、有效化、统一化管理迈进.

1.2 高校后勤档案是保证高校后勤顺利开展工作的基本保证

后勤档案信息记录着高校设备、设施、工具的运行、破损状况及其工作年限，为高校设备、设施、工具是否需要管理、是否需要更换、是否需要维修提供重要的依据.合理有效的运用高校后勤档案信息，可以使高校后勤工作在日常工作中扬长避短、省时省力、节约资源，既能使高校设备、设施、工具得到最大化、最优化、有效化的使用，又能使高校后勤工作的工作效率得到提高.因此，只有高校后勤档案得到有效化、合理化管理，才能保证高校后勤各项日常工作的顺利开展.

1.3 高校后勤档案是高校后勤管理工作的重要组成部分

高校后勤档案不仅仅只是记录高校后勤在日常工作中所做的一些活动、所开展的一些活动和高校内的设施、设备、工具的使用、管理、破损程度，高校后勤档案的价值远远不止这些.而高校后勤档案的价值取决于高校管理者对其开发利用的程度，当高校管理者意识到高校后勤档案的价值后，对其加以充分的利用，就会产生较大的经济效益和管理效益.因此，高校管理者要充分开发和利用后勤档案的价值，使高校后勤工作管理得到经济效益和管理效益较大化.

1.4 高校后勤档案是高校整体发展的基本构成条件

高校后勤档案对研究高校的学术、高校的历史、高校的文化、高校的信息、高校技术进步经验和推动学校的整体发展都具有非常重要的参考价值.原始记录是档案的本质属性，高校后勤档案真实、准确、客观地记录高校后勤日常工作，具有历史性;蕴含着非常丰富的文化内涵，是高校文化的重要组成部分，具有文化性;如实记录多年来学校后勤管理的经验和做法，有利于不断提高后勤管理，具有信息价值.

2 高校后勤档案管理存在的问题

2.1 档案资料管理混乱

有些资料员在收集整理档案资料时，往往只是进行简单的登记，便随意将资料放在档案盒中，对于那些文件材料的归类存档较为盲目.长此以往，等到工作需要或领导查阅时，要么找不到，要么费九牛二虎之力才找到，既费时费力，又耽误工作，严重影响了工作效率，不利于高校后勤档案日常工作的顺利进行.此外，档案管理者管理意识不强，档案员业务素质不高，也是造成档案资料混乱的原因.

2.2 档案收集、整理无序

有的档案员在日常工作中收集、整理档案时，没有严格按照规定的统一标准去做.主要表现在部门对档案的归类存档工作不够重视、档案员对档案管理工作存在应付心理等.所以，往往到临近上级检查时，才临时抱佛脚，加班加点地整理，但后勤档案资料往往仍旧会存在遗漏、散失和缺档等现象，很难达到考评标准，最后导致无法取得理想的结果.

2.3 管理方式落后

有些资料员缺乏对档案管理的相关知识，只会进行简单的、相对单一的手工记录，而不会采用先进的、科学的方法.虽然功夫没少花，但是档案整理依旧没有头绪，工作效率得不到提高.在学校后勤档案归档的实际工作中，由于归档范围比较广，档案归档管理工作不能面面俱到.久而久之，该向学校档案馆移交的档案未移交、过时滞后的档案未及时清理，从而出现了档案存放无序、档案资料不完整、档案资料之间存在相互混杂等现象.

3 高校后勤档案管理问题成因分析

3.1 档案管理人员的专业技术匮乏，对业务不熟悉

档案管理人员没有系统地、科学地学过档案管理专业知识，对档案管理业务的各个环节、步骤不熟悉，对各门类档案、各载体档案的管理方法更是匮乏，这极大地影响了档案管理的质量.此外，目前大多数高校后勤档案管理仍以手工操作为主，后勤档案信息化管理不健全，相关设施、设备不够完善，管理方法也多以自身方便管理为主，缺少了相应技术的支撑，要想实现档案信息的数字化，还有很大的难度.

3.2 缺乏完善的管理规章制度

由于没有一套完善的管理规章制度，使得高校的后勤档案管理工作缺乏明确、严谨的工作依据.其次，相关部门也没有对后勤档案进行认真的考核与检查，没有制定出具体的工作要求，没有形成完整的规章制度，最终结果是致使档案管理达不到标准化、规范化的水平.

3.3 学校对后勤档案管理缺乏重视，投入不足

由于档案创造的效益是隐性的，领导往往只看到后勤社会化的经济效益，而对档案的规范化管理不太重视.又加之学校对后勤档案管理的投入有限，使得档案管理人员缺乏外出培训学习、交流经验的机会.面对枯燥繁琐而又不能立竿见影的档案管理工作，相关工作人员的积极性难以调动，自然也就无法保证档案管理工作的质量.

3.4 档案管理人员的兼职性不利于档案的有效管理

高校后勤档案有文件类、行政文书类、技术类、设备类等，不仅种类多样，而且综合性强、涉及面广;又包括水电、绿化、卫生、宿舍、饮食、车队、医院等各方面，工作量大且复杂.而档案管理人员往往又都属兼职，都抱有临时观念，缺乏工作责任心，面对繁重的工作任务往往力不从心，出借的档案无暇登记、催还，造成了档案的遗漏、散失.此外，在频繁的交接工作中又不能做到严谨、规范，管理质量自然也就不能让人满意.

4 完善高校后勤档案管理的对策及建议

4.1 加强对高校后勤档案工作的领导和管理，提高全员档案意识

要想提高后勤档案管理质量，改变目前管理现状，首先领导的思想观念要转变，认识到后勤档案是后勤工作的重要组成部分，做到“三纳入”、“四同步”:纳入部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的责任范围;在布置、检查、验收各项工作的同时，同步布置、检查、验收、总结档案工作.

4.2 提高档案管理人员的业务素质

档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，就要求档案管理人员应具备扎实的业务基础和过硬的业务能力，档案人员必须经过专业培训，以确保拥有较强的管理能力，能够适应新的发展形势的需要.

4.3 加强档案制度建设

从加强档案制度建设入手，规范档案整理工作.根据各部门的自身特点以及各类档案的形成规律，制定出一整套科学完善的管理制度，建立健全规章制度是做好后勤档案建设的重要保证.因此，我们应根据国家的有关规定和后勤部门的实际情况，完善后勤档案管理的规章制度，做到“依法治档”，要有制度、能落实、有检查、有验收.健全档案工作的组织机构，实行责权明确、层层负责的管理办法，建立档案接收制度，做好档案鉴定工作.把档案工作纳入有关人员的目标责任制并采取适当的考核，保证档案工作的进一步落实.

4.4 增加对后勤档案管理的投入

增加对高校后勤资金的投入，在改善档案管理设施的同时，大力开发后勤档案信息资源，逐步实现计算机管理.此外，还要配备专职档案人员，并定时或不定时地组织档案管理人员参加各种形式的业务培训，以此来学习、交流经验，提高自身的专业技能，不断探索新的管理模式和管理方法，切实做好高校后勤档案管理工作，更好地为学校中心工作服务.

4.5 倡导后勤档案管理人员树立高度的事业心与责任感

(1)甘于奉献.后勤档案管理工作人数少、经费紧张、设备落后，如果没有默默无闻，甘于付出的精神，就难以从事该项工作.

(2)不因事小而不为.水电中心一份小小的安全检查记录，在别人眼中算不了什么，但作为一名档案员就要做有心之人，不但要保存好，还要按分类把材料入档.这样一份份材料不断积累，天长日久，坚持不懈，最后才能积沙成塔，集腋成裘，形成一份较完整的档案.

(3)要有计划.每年的常规检查，各中心应收集的材料名称、过期材料的更新等都要按计划一一完成.

(4)要及时察漏补缺.后勤人多，工作繁杂，材料多，要做到每个人对材料完整无缺的交管、入档，难度很大.这就需要档案管理人员及时的查看材料是否有所损坏，是否有缺页、次序混乱现象，针对出现的不良现象及时采取相应措施，做到档案不坏、不乱、不散.

(5)对查阅档案的人员身份要严格把关.后勤维修工程合同众多，涉及社会人员复杂，档案人员要时刻保持高度的责任心，认真核对人员身份，查阅目的，严格按照程序查阅档案，稍有疏忽就可能造成档案的实体丢失或内容的泄露，损失不可估量.

(6)档案员更换岗位要严格按照规定办理档案交接工作，使后勤档案工作前后衔接起来.

(7)廉洁勤政，有所作为.后勤管理直接掌管着学校很大一部分资金和物资的使用，校内、校外都有大量的经济活动，与广大师生员工的自身利益息息相关.正确行使这些权力，对后勤管理的好坏至关重要.廉洁勤政，尽职尽责，有所作为是后勤人员应尽的职责.要以学校及师生利益为己任，工作中做到爱岗敬业，甘于奉献，在对外交往和经济活动中，遵纪守法，不谋私利.严格执行制度规范，严格履行各类合同、协议，及时做好各种资料的收集、整理、分类和归档，自觉维护学校利益和形象.

4.6 后勤档案员自身要调整定位，不断创新，努力提高自己的业务能力

(1)虚心学习，不断创新.面对高校后勤工作人员少，工作量大的特点，后勤档案管理人员要适时调整和重新定位，在管理思路、模式、机制上多一些创新，多一些突破，多一些敏捷和睿智，要多向学校档案馆专业人员请教，定时请学校档案馆专业人员来后勤进行现场业务指导，不断提高档案质量和水平.

(2)勤学苦练，提高业务水平.后勤档案管理人员要不断加强管理和理论知识学习，通过自学、参加培训、外出参观，向别人请教等方式学习掌握管理档案专业知识，运用档案学科新理论、新技术指导和改进档案管理工作，并在工作实践中不断总结经验，改进工作，做到档案收集完整、整理有序、鉴定准确、保管安全.

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