对高校后勤物资采购系统建设的一点思考

吕 杰

（西北农林科技大学 后勤管理处，陕西 杨凌712100）

高校后勤物资采购工作是后勤工作的重要组成部分，也是关系到后勤各项事业健康发展的关键因素，因此如何把这项工作做好做细是值得每个从事后勤物资采购工作的同仁认真思考的问题。

1 后勤物资采购工作传统方法存在的问题

部分高校后勤物资采购工作方法比较陈旧，主要表现在：

（1）申请时间长。纸质版文件申请，时间较长。

（2）厂家信息匮乏。考察选择范围小，不能确保选择的供货厂家物美价廉。

（3）出入库管理混乱。物资采购到位后，缺乏相应的验收程序，直接由库管员整理入库，出库时也缺乏相关手续，随意性强。

（4）数据查询麻烦。做不到有效的出入库管理，在查询某项物资库存、或者出入库情况时，面临困难，同时，出入库采取手工记录，查询麻烦，效率极低。

（5）财务报表计算繁琐。在年（季、月）度物资采购工作财务报表时，因提供数据不全面、不及时、不准确等问题，导致财务报表参考价值大大降低。

笔者认为建设物资采购系统是非常必要的，在保持传统优秀经验的基础上，充分利用物资采购系统来完成采购工作从申请到财务报账的各个环节，同时，该系统能详细记录个人操作行为。

2 物资采购系统建设的思路

笔者根据自己的工作经验，阐述一下自己对物资采购系统的建设的一点思考，已达到抛砖引玉的作用。

2.1 物资采购系统的工作流程

本系统将建设网络版，拟建九大模块。各部门通过本系统完成物资采购登记备案工作，采购组通过系统掌握各部门的采购情况，该系统完成后将对各部门物资采购有详细的记录，并形成统计数据。

主要的工作流程：第一，通过该系统申请物资采购。第二，市场调研确定供货厂家，通过系统录入所有考察过的厂家详细信息。第三，货到验收。第四，通过系统进行出入库管理。第五，财务管理。

2.2 具体模块建设

2.2.1 计划模块建设

各部门，根据上年度物资采购情况，制定详细的物资采购计划，通过系统提报物资采购组，采购组通过系统提报领导，领导通过系统批示后，系统自动转发采购组，采购组根据批示意见通过系统将各部门采购计划返还，作为年度采购计划。本文为清楚的表达采购系统的模块建设，所有采购均视为计划内采购。

2.2.2 申请模块建设

在申请模块中将显示类别。部门将采购的物资按照有关要求进行归类，把采购申请通过系统向采购组提报（申请模块中各单位只能向采购组申请，系统不支持各单位向领导直接申请。），由采购组通过系统报领导审批，领导通过系统做出批示，系统自动转发至采购组，由采购组（本系统仅采购组有此授权）通过系统通知采购部门。

2.2.3 出入库及库存管理模块

此模块是物资采购系统的核心组成部分：

（1）物资验收及入库管理

物资到位后，由采购组和物资使用部门验收合格后，由使用部门专职库管人员通过系统分类填写入库，系统自动增加该物资库存中的数量，生成入库单，此时，采购组将收到本系统自动生成的入库通知。

（2）物资出库管理

部门工作人员需要领料时，通过系统向部门负责人申请，经部门负责人审批，审批结果系统自动转给库管人员，库管人员在系统中点击需领用的物资，系统自动生成出库单，显示该物资的库存，此时，采购组将收到本系统自动生成的出库通知。

（3）库存台帐管理

采购组通过该系统能够迅速查询某个部门某项物资在任何时间段内的出入库情况、库存量，能够自动生成物资在某个时期内的期初数、本期入库数、本期出库数和期末库存，能够定期对库存物资进行盘点；各部门还可统计本部门在一个时间段内所有物资的出库量、入库量，以及在本时间段的期初量和期末结余量。

（4）库存查询功能

采购组可根据部门、物资分类、物资名称查询各部门仓库中某物资当前库存情况，还可根据多种条件(如部门、物资、采购时间)的不同组合查询各部门仓库中物资在一个时间段内出入库的详细情况，并能查询所有部门某项物资在某个时间段所有的出入库及库存情况。

（5）库存报警值设置

根据各部门年度计划，及物资使用情况给系统设置库存报警值，报警值设置最大值和最小值，当物资库存高于最大值或低于最小值时报警，系统自动将报警信息传到物资使用部门和采购组。

2.4 物资需求分析模块

该模块的建设是基于系统对各部门库存数量的计算。根据各部门年（季、月）度库存情况及年（季、月）度计划，系统自动计算某项物资在某个部门的物资需求，超过报警值，系统自动将报警信息传到物资使用部门和采购组。此功能模块具有保证库存不积压、不短缺，保持最优库存的重要功能。

2.5 考察及合同管理模块

该模块主要管理三相内容，一是考察组相关材料。主要包括考察组成员信息、考察地点、考察时间、考察厂家等信息。二是供货商相关信息，通过考察确定供货商后，要对厂家信息做全面的登记，对有着良好信誉的商家可以建立长期合作关系，对信誉差的要及时更换。三是合同管理情况。包括合同输入和维护、采购合同到货维护、合同执行情况、采购合同查询统计等功能［1］。对于大型设备的维护合同（例如空调、电梯等）应设置报警时间（例如空调维保合同还有一个月到期，系统自动提示），系统自动通知使用部门及采购组。

2.6 统计分析模块

本模块主要功能在于统计分析各采购物资用料信息，既可以统计本部门年（季、月）度采购情况，也可以统计不同部门同一物资采购情况，并自动与年（季、月）度采购计划做出比较；该模块同时具有财务成本核算、财务分析等功能，所有数据既可通过数据表格型式显示统计结果，也可通过饼图、柱状图、折线图等统计图形显示统计结果［2］，便于各部门分析比较，制定物资采购年（季、月）度计划，控制经费。

2.7 权限管理模块

负责完成系统的用户权限设置。由于系统是在网络中运行的管理系统，数据的安全性非常重要。该模块采用不同角色的用户授权方式，即各单位管理员通过本系统只能看到及修改本单位的信息，采购组管理员通过本系统可以查询各单位物资采购详细情况，但无权修改，可做统计。

2.8 财务管理模块

负责完成记录付款金额、付款方式、付款时间、款项来源等。本模块设置“部门采购程序查询项”，该模块仅财务部门有权限使用，系统自动生成采购程序是否符合要求信息，并将信息直接转发至领导，领导审批后，直接转财务，财务完成报账，报账信息系统自动转发报账部门及采购组。

2.9 打印模块

系统中所有所有表格及图形均能完成打印，所有手续完成后，系统生成一套完整的物资采购记录，并转发至采购组。

3 结语

本系统的建设能够有效的完成后勤各部门物资采购的统计工作，使各部门采购信息更加科学合理，避免采购的盲目性及物资的浪费，同时本系统的建设将大大提高工作效率和工作水平，能够及时准确的提供采购数据，对加强物资管理有着非常积极的意义。

［1］王东.万书亭.基于Client/Server模式的电网建设物资管理信息系统的开发[J].办公自动化:综合版，2007（7）：19-21.