档案价值视阈下高职院校后勤档案管理举措

高芸芸 GAO Yun-yun

（延安职业技术学院后勤管理处，延安 716000）

（Department of Logistics Management，Yan'an Vocational and Technical College，Yan'an 716000，China）

1 档案管理的价值

1.1 档案保存的信息对人们研究历史有重要价值 中国之所以会成为一个文明古国是因为在我国漫长的发展过程中留下了很多宝贵的历史档案和文物，通过研究这些历史档案和文物，能够帮助现代人更好的复原和了解古代人的生活和文化，不仅有利于现代社会研究中国古代历史，还能够为现代社会的发展提供参考。档案有很多种类，文史档案是其中一个组成部分，尽管对它的研究需要耗费很多的物力和财力，但对它的研究有利于现代社会的发展。因此，档案对信息的保存是其价值所在的关键。

1.2 档案的保存对科学技术的发展有重要意义 档案的一个重要组成部分是科技档案，对于科学技术的发展来说科技档案的保存是很有必要的。经过长时间的研究和实验才有可能会出现一项科学技术或者发明，在这个过程中每一个数据都是关键。此外，科学技术要想申请专利也必须提交相应的档案资料。在研究和实验科学技术的过程中经常会遇到一些未知的问题，而解决这些问题最有效的方法就是查阅相关的科技档案。对于现代社会来说，科学技术是主要核心竞争力，我国每天也会出现很多的科学技术和发明，但是由于我国在科技档案管理方面的体制不太完善，造成我国的很多科学技术都得不到专利保护，不利于科学技术的发展。

1.3 档案的保存对经济发展有重要意义 实践证明，合理保存档案对社会发展具有很重要的价值，在我们的日常生活和工作中经常会用到各种各样的档案，比如财务票据、财务数据、商业合同、合作协议等。另外档案的保存对经济的发展也有着重要的意义，就拿建设施工企业来说，该企业的各种档案是保证工程项目顺利实施的关键，同时也是企业经营中的重要档案资料。一旦在社会经济活动中遇到法律纠纷，就可以凭借相关的档案资料来保证经济活动的公平性和公正性。此外，由于我国现在经济活动中营私舞弊的现象越来越多，如果能够做好档案的保存工作，就可以实行有效的经济项目审计和财务管控。

2 高职院校后勤档案管理的特性及现状分析

2.1 高职院校后勤档案管理的特性 高职院校后勤机关主要负责学校后勤政策研究、组织协调、规划监察和接待联络等工作，它属于综合办事职能机构，是高职院校全校师生沟通的桥梁和纽带。高职院校后勤机关每天都会接触到很多的文件和信息，这些文件和信息作为档案材料非常珍贵，高职院校后勤机关需要把其保留下来，因为它们真实地记录了学院后勤改革和发展的历史进程和校园面貌的变化，蕴含了学院教育思想和后勤服务理念，它凝结着各单位和部门的理论思考和政策依据，它是学校、后勤研究历史的宝库，指导工作的参政，判断是非的佐证，战略政策的依据。高校后勤机关的档案管理具有以下特点：

①档案来源广泛。相关的档案涉及到的单位既包括国家有关部委、市、区各主管单位，也包括学校各部处、各院系、后勤各有关单位等多个部门。

②档案内容繁杂。既涉及政治、经济、文化等大类，也涉及科目、工种等小类，不仅有自身常规的，也有临时专项的。

③档案情况特殊。有的档案是在事件发生后再办的，有的事情由于涉及到很多的部门，并且需要很长的时间，很难收集。还有部分相关人员没有档案收集的意识，不能做到随时收集整理等。

2.2 高职院校后勤档案管理的现状分析 第一，档案管理工作逐渐边缘化，这是因为我国的高职院校后勤初建成时迅速扩张，产生大量的信息，并且多数高职院校都把精力放在了发展上，没有对这些信息进行很好的处理，造成档案管理制度不完善，不能满足实际高效发展的需求；

第二，各高职院校后期机关仍然以学校档案部门为主导，没有意识到自身档案工作的重要性，仅仅辅助学校的相关档案管理部门完成收集整理工作，导致档案管理落实无法保障；

第三，造成后勤档案管理工作不到位的一个重要原因是各高校后勤领导对自身档案管理工作的理解有偏差，不了解档案管理工作的实际效用。

3 规范高职院校档案管理的举措

3.1 明确档案意义规范收集类目 首先，我们应该明确档案管理的意义，意识到档案工作的重要性，通过各种方式进行档案工作的培训和交流，使相关人员都能自觉做到档案工作。其次，应该对档案管理进行分析和规划。尤其是对归档范围应该进行认真的分类归纳，因为做好档案工作的前期和基础就是明确档案材料的归纳范围和规范收集的类目，为此我们总结了以往的经验，并结合现在的实际情况，确定了需要收集的档案材料应该被分成两大类：①文书档案：汇报材料；规划、总结；文件；规章制度；重大问题；会议纪要；信访材料等。②工程档案：校园绿化、整治、改造等各类工程档案。

3.2 纳入日常工作，责任落实到人 参考档案材料形成的特点，应该不断完善档案工作管理办法，并把其纳入到日常工作当中，责任落实到人，并在年终工作考核中加入对档案材料的收集工作的考核内容。正确处理保存和使用的关系，一些文件材料可能会被随时查阅，为了进行集中保存，也为了方便查阅，可以留存复印件。依据档案要求和工作性质，对工作人员分解具体的要求。比如：对重要公文的日常收集和整理归卷工作应该由专门公文登记和运转的工作人员负责；收集和保存重要文件的草稿、以及有后勤领导修改意见、批示的修改稿和最终定稿，并按年度进行整理的工作由专门起草和修改后勤重要文件的工作人员负责；对会议记录和纪要随时进行整理打印，按年度装订成册的工作应该由专门做会议记录和撰写会议纪要的工作人员负责；对工程资料进行全程收集的工作需要由专门的校园环境整治和改造等工程的工作人员负责。如果真正的实现了把档案工作纳入日常工作，责任落实到人，就能够保证归档材料的系统性和完整性。

3.3 在日常工作中应该注意随时对档案进行补充，一旦发现遗漏的档案材料，应该及时地进行整理归档，只有这样才能不断完善档案内容。实践经验表明，往往在一些已经撤离的部门、离职或调离的领导干部中会发现一些重要的文件或者手稿，应该及时地进行价值鉴定并归档。后期机关管理工作的一个重要组成部分是档案工作，要求其必须精细执着，锲而不舍，因为管理水平的高低和档案工作的好坏有着直接的关系。因此，应不断探索档案管理工作的新思路和新方法，使档案管理工作助推高职院校后勤改革和发展做好服务。

[1]孙巧玲.试论档案的价值及管理[J].办公室业务，2013，11：51.

[2]王艳，沈丽伟.《做好高校后勤机关档案的收集与整理工作伟后勤的发展提供可靠的依据》[J].高校后勤研究，2009（5）：65，70.

[3]魏群.高校后勤档案管理工作的现状与思考[J].华章，2013，13：309.