关于完善高校后勤内部控制的思考

周立宏

【摘 要】随着国家对行政事业单位内部控制管理要求的不断提高和高校后勤部门改革的不断深化，客观上要求高校后勤单位必须建立和完善内部控制制度，规范后勤经营管理行为，防范经营管理风险，提高经营效果和管理效率。而我国目前高校后勤内部控制管理薄弱的现状，已经严重影响了高校后勤单位健康地、科学地、可持续地向前发展。本文通过对我国高校后勤内部控制的现状和存在的问题进行分析，结合作者自身的工作经验和体会，提出相应的内部控制管理的建议与对策。

【关键词】高校；后勤部门；内部控制；重要性；现状；建议

一、高校后勤部门加强内部控制管理的必要性

1.财政部《規范》要求高校后勤加强内部控制管理

2012年11月29日，财政部以财会（2012）21号文件发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，并规定自2014年1月1日起开始实施。该规范适用于各级党政机关、人民团休和事业单位经济活动的内部控制。高校后勤部门无论是独立运作的法人实体，还是引入企业化管理理念的后勤集团，或者是二种运作形式兼而有之的后勤部门，在业务、财务管理、资产管理等方面都与高校本身有着脱不开的关系，所以高校后勤部门它作为高校的一部分，不可避免的需要遵照《规范》执行，这就把加强高校后勤内部控制管理提高到了法律制度要求的高度。

2.频繁出现的各种腐败现象要求高校后勤加强内部控制管理

高校后勤服务范围广，涉及餐饮、酒店宾馆、建筑维修、园林绿化、交通运输、基建施工等各个方面；随着规模日渐扩大，可调配的资源不断增加，基建设施投资急剧扩张，物资采购大量上升。高校后勤这种掌握着大量资金与资产的部门，其中蕴含了很多诱发不正之风和腐败的因素，造成高校后勤部门违法违纪经济案件不断增加，为防止高校后勤运营过程中高校资产流失，利益被侵占，防范各种舞弊事件的发生，也要求我们要加强高校后勤内部控制管理。

3.保持社会化改革的可持续性发展要求高校后勤加强内部控制管理

随着市场竞争的加剧和高等教育的变化发展，高校后勤的社会化改革也需要与时俱进不断进行深化。但高校后勤服务对象的特殊性，使高校后勤在社会化改革中必然面临着众多的问题，不论是成立独立法人实体的改革模式，还是融入企业管理思想的行政后勤集团的改革模式，要想使后勤改革科学地、可持续地发展，从而真正实现高校后勤的服务选择市场化、服务供给社会化、服务监管法制化、运营管理专业化、员工队伍职业化，就必然要求高校后勤按照现代化企业制度来规范后勤各类经济行为，提高高校后勤的管理水平。而内部控制是企业现代化管理的必然产物，建立有效的内控体系是高校后勤部门社会化改革可持续发展的关键。

二、高校后勤部门内部控制管理现状

1.内部控制建设基础薄弱，内部控制体系缺失或不健全

（1）一些高校后勤管理者对内部控制管理的重要性缺乏认知，他们重视经营效果，忽视管理，缺少风险意识，对内部控制管理认知不足，未把内部控制管理提到足够高度，缺乏把内部控制作为加强高校后勤管理水平重要手段的理念。

（2）高校后勤部门的组织形式不健全。一方面我国高校后勤和高校之间的产权不清，还有相当一部分高校后勤为非独立的法人，两者之间的分权和制衡比较混乱，无法建设独立的、完整的内部控制架构；另一方面，我国高校后勤缺少真正懂得流程管理优势，并拥有足够经验和知识能够设计优秀流程管理的综合性人才，他们还不能把业务流程建设与管理、科学评价和监督审计有机结合起来，无法有效地把承担内部控制建设职责的决策层、监督层、经理层、内部各职能部门以及全体员工有效统一起来。

（3）高校后勤部门各项管理制度缺失严重或制度较为粗放，很多业务管理活动和流程未经过详细的度量，没有定量的控制，缺少对业务活动风险情况分析和关键控制点的掌控，更不要说管理活动和流程实现文档化、标准化。在目前高校后勤内部控制管理的这种现状情况下，要想达到内部控制的合法合规、资产安全、财务报告真实性的目标、有效防范舞弊和预防腐败，甚至提高高校后勤经营和服务效率和效果以及实现高校后勤长远战略发展的目标，有很大的难度。

2.内部控制实施过程中执行力度和手段不到位

（1）内部控制措施实施过程中各类业务的关键控制点设立或执行不到位，不能针对关键控制点进行有效控制而减少相应风险。以笔者所在单位为例，一名餐厅经理李某在1999年10月至2008年期间，利用截留下学生餐券款的形式，贪污66万元。该贪污行为发生长达十年之久，但若采取餐券售卖与款项上交不同人办理、或者是总帐会计加强稽查等任何一个环节加强关键控制点的内部控制，都不会让这类违法行为有如此之长的生存空间。

（2）作为内部控制实施“终端”的信息化管理，存在着较大问题。一方面信息系统的建立与开发环节，和后勤单位实际业务流程管理与要求相脱节，使信息系统不能很好地为内部控制管理服务。比如笔者所在后勤单位，就曾经引进一酒店公寓管理系统，可由于自身内部控制管理形式、要求和该信息系统不匹配，致使酒店公寓管理系统不能很好地实现单位对酒店公寓入住、退房及其过程中所产生的信息流和财务现金流的管理而惨遭淘汰；另一方面是信息系统运行维护和安全措施不到位，系统授权管理不当，导致信息泄露或毁损，使内控系统无法利用信息技术实施有效控制。

3.内部控制自我评价与监督体系还不建全

（1）大多数后勤部门未成立专门机构作为内部控制评价部门，或者内部控制评价部门缺乏独立性、权威性和专业胜任能力，不能组织实施有效的内部控制评价工作。

（2）虽然学校设有审计部门和纪委监察部门对高校后勤相关业务活动进行监察与审计，但由于内部控制管理在高校刚刚起步，学校审计部门和纪委监察部门没有建立专门的内部控制监督与审计制度，审计或监查部门在内部控制监督中的职责权限不明，也没有制订内部控制监督和审计的具体程序和要求，监督与审计工作流于形式，不能起到真正的监管作用。

（3）高校后勤部门进行自我评价与监督审计的同时，没有实行相应的绩效考核与问责制度，造成发现的问题不能得到及时有效地解决。

三、完善高校后勤部门内部控制管理的建议

1.营造良好的内部控制管理氛围，改善内部控制建设基础

（1）加强内部控制管理知识的培训，提升管理者和全体员工对内部控制的认识，真正使内部控制建设成为“一把手”工程，使全体员工真正参与到内部控制的各个环节中去。加强对诚信和道德价值观念的沟通与落实，使遵守制度的意识深入人心，治理层和管理率先垂范，引导人们“循规蹈矩”。

（2）理顺高校后勤与高校之间的产权关系，合理设立内部控制建设领导小组和内部控制职能部门。内部控制建设领导小组必须由高校后勤部门负责人担任组长，负责内部控制建设项目的总体指导，对内部控制建设项目进行管理和监督，积极推进解决内部控制建设过程中的重点和难点问题等工作；在内部控制建设初期和综合人才缺乏的情况下，可以由财务部门牵头暂行履行内部控制职能部门的职责，随着内部控制体系建设的逐步深入，高校后勤部门应该设立专门的内部控制职能部门，负责内部控制在高校后勤内部各部门之间的组织协调和日常性事务工作。

（3）高校后勤部门要在目前管理基础之上，不急于未成，不照搬照抄经验，而是要认真梳理自己本单位的各类经济活动业务流程、明确业务环节、系统分析经济活动风险，确定风险点、选择风险应对策略，并完善和优化，甚至量化流程管理，从而相应建立健全内部管理制度和控制措施，实现内部控制与后勤经济活动业务的完美结合。

2.做好关键控制点风险分析，加强执行力度与手段

（1）切实对后勤单位企业层面和业务层面的各类经济业务活动进行风险分析，找出关键控制点，并针对关键控制点风险建立应对控制措施，并确保其有效执行，特别是加强各项业务中不相容职务相分离的控制、授权审批控制、财产保护控制、预算控制的切实有效执行。

（2）内部控制信息系统控制建设过程中，一方面要加强信息系统与后勤单位内部业务的结合性，将单位服务经营管理业务流程、关键控制点和处理规则嵌入信息系统程序中，实现手工环境下难以实现的内部控制功能；另一方面，要建立信息系统用户管理制度，加强对重要业务系统的访问权限管理，定期审阅系统账号，避免授权不当或存在非授权账号，避免人为数据泄露或毁损，使信息系统真正成为强化内部控制的助推力。

3.加强内部控制的自我评价与监督体制，落实问责制度

（1）建立独立、权威、有专业胜任能力的内部控制评价部门，切实对本单位内部控制设计的有效性和运行的有效性进行自我评价，运用科学的内部控制评价方法，科学合理地认定内部控制缺陷，完成内部控制评价报告。

（2）学校层面建立针对后勤部门的监督与审计组织，明确其职责权限，制订内部控制监督和审计的具体程序和要求，将对后勤单位监督与审计工作落到实处，确保对后勤单位的监督与审计工作有效开展。

（3）不论是高校后勤单位对内部控制的自我评价，还是学校层面对内部控制的监督与审计评价，都必须实行绩效评价与问责制。通过对各个业务管理流程中，关键控制点和控制措施的执行情况的自我评价、监督与审计，发现做得好地与差地，并将之与其业绩考核联系起来，对于造成一定损失的，还要依法追究其经济甚至刑事责任。从而做到内部控制管理中事事有人管，事事有人负责的良性局面。

四、结语

总之，要将高校后勤部门的内部控制管理当作一项可持续发展的系统工程来建设，做到对内部控制体系持续改进和不断完善，确保内部控制在设计、执行、检查和整改等各个环节，贯彻质量保证的概念，在循环发展中不断改进高校后勤内部控制体系的设计和运行质量，提高其有效性，实现高校后勤内部控制的完美落地。從而使高校后勤单位各项经济业务，能够在内部控制的保驾护航下科学开展，使高校后勤社会化改革可持续性发展，为高校后勤部门创建与高校相适应的后勤保障体系提供有力保证。

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