如何提高基层单位人事档案管理水平

龚钢

人事档案是机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映个人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考利用的文件材料。人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在选人用人、人才流动、职称评聘、工资调整、参加社会保险等方面起着依据作用。加强人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，对于开发人才资源，加强人才队伍建设，促进各项事业和工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。

改革开放以来，随着多种所有制经济组织的出现和人才流动的频繁，也发展了由人才流动服务中心管理人事档案等新型的社会化管理方式。但在许多机关、社会团体和国有企事业单位仍保持着单位管理人事档案的传统模式。由于长期以来传统观念的影响，加之人事档案的保密性与封闭性，各类基层单位在人事档案管理工作方面，容易满足于固有的模式和思路，思想不够解放，创新不够力度，导致存在着一些落后的状况和亟待加以解决的问题。

一、目前基层单位人事档案管理水平落后的表现

1.人事档案内容比较陈旧，利用效率不高。人事档案袋里多是一些程式化的填表材料，缺乏个性特征。人事档案是个人综合信息的一个缩影，应该能反映人才全面、真实、立体的情况。然而，目前的人事档案大多数材料只能反映一个人的姓名、出生时间、学历、毕业学校及专业、政治面貌、工作经历、工资变动等基本情况。机关、事业单位虽然年年都有年度考核材料，但多是千篇一律的套话、空话，内容较为贫乏，真实客观的评价剖析材料少。缺乏反映个人性格特征、职业倾向、爱好专长、创造发明、学术研究、技术成果、管理才能、道德诚信等方面的内容。

2. 人事档案归档整理不及时，案卷质量不高。很多基层单位由于人手紧张，业务不精，对于人事档案的鉴定整理和装订编目工作往往依靠临时从外面聘请档案整理人员进行突击整理。这样就造成了逐年补充进去的人事档案材料要在档案袋中堆积散放相当一段时间，不及时整理补卷装订编目，容易散失。由不熟悉本单位业务和人员状况的临时工突击整理立卷，无法促进和保证人事档案材料形成和归档过程中的书写规范、手续完备、去伪存真、完整齐全这样的案卷质量。同时，也使本单位档案管理员对自己的管理对象和管理业务更加生疏，自身的人事档案管理水平难以提高。

3.人员配备上不够重视，专业素质不高。许多单位把人事档案管理工作简单化，没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的人员。主要表现在基层机关用人还是倾向于政治条件而忽视专业素质，而在有些基层企事业单位用人又会很随意的安排照顾病弱对象，缺少配备专业知识丰富、专业素质较高的专职档案管理人才。造成基层单位负责人事档案管理工作的人员通常都是“半路出家”，而且还要兼任其他工作，这样人事档案管理就未必是他的工作重心，兼职档案管理员没时间熟悉人事档案业务，学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，更没有时间去研究探讨人事档案管理的理论和创新，工作难免只能流于应付事务。还有些基层单位内部人员轮岗频繁，管理人员不稳定。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。

4. 硬件设备跟不上发展，管理手段也相应滞后。许多基层单位没有相应的专门库房，人事档案就随管理人员锁放在日常的办公场所文件柜中，没有先进有效的防火、防盗、防湿、防虫的措施和设备。许多基层单位人事档案的管理手段还较为原始粗放，以传统介质、手工劳动为主，重复性劳动较多。虽然有的部门已开发推行了人事档案管理软件，但这些软件也仅仅是满足于档案目录管理等，上下级之间、各部门之间的人事档案信息无法实现有效、便捷地共享，影响档案管理工作效率的提高。

5.人事档案的开发利用程度不高，服务意识不强。人事档案利用工作大多处于被动服务状态，等待领导及有关部门需要来查阅和提供，缺乏主动精神，利用材料很大程度上局限于人事、劳资、纪检部门需要查阅的党团材料、简历、工资等方面，而真正满足专业和业务需要进行发现人才、选拔人才、推荐人才，为人才资源的开发利用服务的作用没有充分发挥起来。

二、如何提高基层单位人事档案管理水平

1.强化档案意识，建立健全工作机制。首先，应该加强对各级领导的宣传力度，明确法律责任，真正树立起档案意识，加强对人事档案管理工作的领导，完善人事档案工作机制，建立完善的档案管理制度体系，使基层单位人事档案管理有法可依，有章可循，逐步走向科学化、制度化的轨道。其次，还应该加强对广大干部职工人事档案意识和知识的宣传，既要破除人们对人事档案的神秘感，又要纠正人事档案弃档无所谓的错误认识，使干部职工认识到在当前改革开放的新时期，人事档案在人才开发、人才推荐、人才流动中的重要的作用，自觉关心维护人事档案的完整和安全。让干部职工能够了解到更多的关于人事档案管理的政策文件、规章制度，自觉遵守有关人事档案管理制度。

2.努力提高档案管理人员的专业素质。对于基层单位而言，在选配人事档案管理人员时，要有一个德才选拔标准的要求，要挑选既在政治素质和道德品德上作风正派、遵纪守法，能保守秘密、爱岗敬业、乐于奉献，又要有一定的档案专业基础知识人员从事人事档案管理工作。同时要关心和支持档案管理人员开展工作，对兼职管理人员要在工作时间上给予保证。在工作上要多关心，在政治上要多关怀。在加强政治思想教育外，还要积极为他们提供培训和学习机会。对于人事档案管理工作人员来讲，要能做到干一行爱一行钻一行，加强自身业务的钻研学习，提高自身专业素质和管理水平，解决自身“半路出家”、专业性不强的问题。对于上级业务主管部门应定期举办相关的专业知识培训班，组织人事档案管理人员学习最新的有关政策文件，熟悉人事档案管理各项规定和制度，了解业务知识，交流工作经验和心得，促进各基层单位档案管理人员的理论水平和业务能力的提高，以适应新形势发展的要求。

3.充实人事档案内容，提升其利用价值。加强人事档案内容建设，充实人事档案内容，摆脱千篇一律，探索个性化特色，结合个人信用档案，提高综合服务和利用价值，这也是当前人事档案工作中需要探索和重视的问题。在原有规定的人事档案材料归档要求和范围基础上，增加增强反映个人的政治素质、品德作风、情操修养，反映个人的智力性格、身体素质、专业特长、创造发明、学术成果和业务能力等方面的材料内容。如经过人才测评机构测试的评价结论等。不仅应归档在本单位形成的材料，还应注意收集本人在社会上的活动表现材料。同时，当今社会对于个人征信系统在社会经济生活日益显现其重要性。如果将人事档案与个人信用档案有机结合起来，及时通过与相关部门的信息关联，收集个人信用记录入档，联合征信，资源共享，达到能够更全面、更立体、更科学的考察一个人，那么人事档案的价值将得到更加充分的体现，全社会也将对人事档案工作予以更高度的重视。

4..利用现代化管理手段，提高档案管理工作效率。社会不断进步，人事档案管理工作也要与时俱进，实现科学发展。要改变陈旧落后的管理方式和手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。要创造条件建立必要的专用库房，增添自动消防设备和温湿度控制设备，改善人事档案保管环境，延长人事档案保存使用寿命；逐步摆脱传统的繁琐劳动，创造优质、高效的工作条件，利用缩微摄影、复印扫描设备，建立数字档案和多媒体档案。档案管理专业科研部门要在不断学习掌握现代档案管理理论的基础上，开发研制适用于基层单位的实用便捷的人事档案管理软件，对人事档案实行动态化管理和维护，大大提高档案管理工作的效率，快速准确地为人才开发、人才推荐和经济建设服务。

5.加强对基层单位人事档案工作的督查指导。上级主管部门和档案业务部门要加强对人事档案工作的指导，切实把它列入议事日程，摆上重要位置，经常到基层一线去指导检查人事档案管理人员的工作，根据其工作实绩及时提出表扬、批评与建议，反馈群众的意见和要求。组织部门和档案业务部门应该互相合作，因地制宜地对人事档案管理人员加强培训，采取“走出去、请进来”的方式，组织他们到人事档案管理先进的基层单位参观学习，采取集中授课、座谈交流、一对一辅导等方式，定期解剖“麻雀”，手把手地进行传、帮、带，帮助他们提高业务水平。endprint