浅谈如何加强“新时期工程建设基建档案”管理工作

张静+王钢

基建档案是工程建设期间形成的具有保存价值的文字、图纸、声音、电子文件等重要资料。随着信息化时代飞速发展的今天，加强工程建设基建档案管理工作，被赋予新的内涵，在新形势下，转变档案管理模式，提升服务水平，与时俱进，充分发挥基建档案的价值和作用尤为重要。

一、 增强档案意识，加强重视程度。

基建档案的整理是一个系统、全面的工作，具有成套性特点，它包涵了建设项目前期工程报建、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、结算、审计、决算等各单位的档案资料。在工程建设中，档案意识淡薄，存在不重视、不规范的现象极为普遍，例如：中标单位分包时，只顾施工设计图纸的变更，竣工验收报告不盖章等问题；分包施工单位竣工后马上撤离，不移交基建档案资料问题；大工程项目，施工单位档案管理人员不积极、不热情，收集资料不完整、不及时、不系统，导致归档缓慢，档案利用率不高问题等。在信息时代，档案的有效开发和利用会取得巨大的社会、经济效益，因而必须增强档案意识，提高重视程度。一要通过学习等多种方式，转变思想观念形成和谐浓厚的档案工作氛围，使档案意识深入心中；二要领导足够重视，施行分管领导负责制，将档案管理纳入议事日程、工作综合目标管理考核，制定奖惩办法，同时还应加大档案管理设施、设备投入，确保工作实现科学化、规范化、标准化。

二、 强化培训力度，提升档案管理人员素质。

档案管理人员的综合素质是档案事业发展的关键，据了解，目前基建档案管理人员通常是一人兼数职，一边收集、整理、归档各类资料建立基建档案，一边又要完成其它工作任务，其本身人员素质参差不齐，存在建设项目多，基建档案没有专人管理、知识陈旧、无创新等现象，建立一支素质高、水平高的基建档案管理队伍事在必行。一要档案管理人员充分认识工作的重要性，应具有强烈的事业心、责任感，有爱岗敬业、无私奉献精神，同时还要加强政治学习，有正确的政治方向，坚持真理，实事求是，认真工作，不玩忽职守；二要勤奋学习业务知识，积极参加档案管理部门举办的各类培训、经验交流活动，提升业务水平，加强电子档案管理学习和技能，熟练掌握操作流程，如：电子档案的分类、检索、查找等，提升现代化管理水平，确保高质量、高效率完成基建档案工作。

三、 服务实践需求，不断实现基建档案工作创新。

墨守成规，无创新意识，导致档案管理工作停滞不前，没有发展。要发展就要在固守基本原则的同时，了解最新的档案管理方式，并在此基础上进行创新。

1、 推行“三个统一”工作思路，规范档案基础工作。

“三个统一”即统一质量标准，统一验收迎检，统一保障措施。在统一质量标准方面，要做到委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责建设项目档案业务培训、检查、整体质量控制与把关，形成同一标准。在坚持贯彻项目档案成套性、系统性时，严格要求建设项目档案管理单位统一汇集、自查自检整理后统一验收迎检。为了统一保障措施，确保各项管理落到实处，建议实行经济手段，即在经济方面明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，实行建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性、及时、准确、有效地完成归档工作。

2、 集中保管、高效利用。

首先，工程建设从立项到竣工期间收集资料很关键，在计算机上应用相关软件形成电子文档，如：设计图、施工图、合同、招标文件、会议记录等，这些资料的收集特别要注意做到及时备份，防止数据丢失造成不必要的损失。在收集过程中必须强调与工程建设同步进行，确保文件的准确性、完整性；其次，重大建设项目档案应由建设项目档案管理单位负责汇总整理形成一套完整项目档案，在归档建设项目文件材料时始终坚持档案的原始凭证要求，特殊情况可归集复制件，但需要明确注明原件保管档号，对于重大建设项目档案必须通过验收并移交城建档案管集中保管；再次，在整理保管全套项目档案的基础上，要充分合理考虑，维修等单位对档案的需求情况，适当增加相应档案份数以备需用单位使用；四是，在档案形成过程中，突出信息化管理，使用统一的项目档案管理信息系统，做到档案数据格式一致，规范一致，建立电子文件一体化管控系统，利用信息化，实现项目档案信息数据的共享与高效利用。

（张静：承德市避暑山庄博物馆；王钢：中国联合网络通信有限公司承德市分公司）endprint