浅谈高校档案管理的多媒体网络化

史兰亭

摘 要：本文从高校档案管理中出现的问题、网络化管理档案的必要性以及实现多媒体网络管理的策略等进行分析，提出只有革新高校档案管理理念、加大软硬件投入、提升人员管理水平等，实现档案管理多媒体网络化，才能充分发挥高校档案室的作用，提高高校管理水平。

关键词：高校档案 多媒体 信息技术 网络化

中图分类号：G40文献标识码：A文章编号：1674-2117（2014）12-00-02

近年来，信息技术在档案管理工作中开始发挥越来越重要的作用，不但详实地记录了档案及文件的管理内容，还充分地反映了资料数字化的过程，实施数字化管理模式也成为档案管理工作的必然方向。对于高校而言，科学有效地运用档案管理，不但有利于高校的发展壮大，也有助于学校领导的管理。以下针对高校档案管理的现状和问题，探讨如何在高校档案管理中实现多媒体网络化。

1 高校档案管理的现状和出现的问题

1.1 档案管理数据库建设不合理

目前，高校档案管理部门的问题主要体现在建库缺乏全面性，数据库大多为自建自用，大多处于低水平重复创建，数据不规范、服务水平低下、单纯地供本单位使用，很大程度地影响了数据库的有效利用。从各个高校的档案库来看，目前通用的大多为条目数据库，能够查询文字或图片类档案资料。因为缺乏多媒体技术的支持，导致了很多档案资料不能动态播放，甚至在一些高校档案管理数据库中也只提供部分阅读权限。这些问题的存在都妨碍了高校档案管理的发展，远远不能满足用户的各种需求。

1.2 投入的经费极为有限

档案多媒体网络化系统建设是档案管理部门的首要任务，由于对档案多媒体网络化建设的经费极为有限，好的硬件、软件缺少经费购置，就无法建立高配置的档案网络，更无法做到对网络设备的定时维护和更新，这是一个非常现实的问题，也是一个在短时间内很难解决的问题，这需要多方面的努力才能加以克服，正因为资金的不足已经严重阻碍了高校档案管理多媒体网络化的发展，所以必须从根源上对这一难题加以重视。

1.3 档案管理人员的信息处理能力不高

高校档案管理多媒体网络化建设，进一步对档案管理人员提出了要求，首先要精通以往的业务，还要在原来的基础上加以创新，其次必须掌握多媒体、网络化的技术，这样多管齐下地补足，档案管理人员才能得心应手地应对档案管理工作。可是当前从事高校档案管理人员多由一些非专业人士担当，导致了档案管理工作人员的整体素质不高，无法跟上高速发展的网络化办公环境，严重缺乏“计算机、网络、档案专业”的复合型人才，不适应高校档案管理多媒体网络化发展的需要。

2 高校档案网络化管理的必要性

对高校档案实施现代化管理是非常有必要的，这主要是因为：一是档案管理的网络化能够大幅提升档案工作的效率，以便档案管理人员对档案进行操作，实现档案资源的有效管理，这会大大降低高校档案管理的难度，高校档案管理网络化的实现就如同赋予了从业人员一种高效的工具，使管理人员在面对浩瀚的档案信息时不再束手无策；二是实现档案管理的多媒体网络化，可以将以往的封闭式管理更新为开放式管理，从档案信息的采集、储存到档案的管理与服务中，能够将所有的资源进行优化及调整，进一步提升高校档案管理的水准；三是高校档案管理在不断的发展和改革的过程中，通过积极吸收前人宝贵管理经验的基础上，通过对档案管理网络化的实现，势必会开辟高校档案管理工作的新局面，有利于高校档案管理工作的顺利开展。

3 高校档案实现多媒体网络化管理的策略

3.1 革新高校档案管理的观念

如今，网络信息化技术愈演愈烈，已经渗透到各行各业的档案管理中，档案管理人员只有改变以往的档案管理经验，主动投身于革新的潮流之中，具备服务精神及开发档案的先进观念，才能更好地做好本职工作，成为一名优秀的档案管理人员。必须强调的是市场化的竞争不只体现在产品质量上，更包含服务质量，因此，高校的档案管理工作不能总是局限在以往的经验中，必须与时俱进，在多媒体网络化的现在，高校档案管理人员应该做到进一步对高校信息需求的掌握，针对具体情况进一步收集和整理档案信息，努力为学校的发展做出贡献。

3.2 提高对硬件设备的投入，实现档案现代化的发展

档案信息的数字化管理已经成为大势所趋，考虑到这一因素，档案管理人员需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合，实现各类档案信息的多媒体网络化管理。要达到高校档案的多媒体网络化管理，必须加大力度更新硬件设备，因为，档案的多媒体网络化管理实际上就是信息化档案管理，在档案管理多媒体网络化的搭建中，需要不断更新计算机及各类微缩复印设备、其他电子设备，并完善内部的局域网，做好信息安全维护工作，保障信息技术在档案管理工作中的有效应用，这些设备全部是高校档案管理工作达到多媒体网络化管理的先决条件。管理人员需要适当增加对档案管理设施的资金投入，购置信息处理、网络的相关设备。要充分满足档案管理的多媒体网络化发展，必须加大对硬件设备更新的力度。

3.3 网络化管理与档案信息的结合

随着信息化社会的不断推陈出新，信息量的反复堆积，高校档案管理工作的繁杂程度也与日俱增，高校档案的规模越来越大，种类越来越繁杂，专业度也越来越深，时效性也越来越高，以往的档案管理经验已经无法满足在信息化档案管理工作的需求，故必须要采取科学合理的手段以提高信息化管理的技术。考虑到这一因素，高校档案管理人员需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合，实现各类档案信息的多媒体信息化管理。

3.4 加强现代化档案管理人才的培养

要保障信息技术在档案管理工作中的应用成效，必须要采取科学有效的措施提升档案工作人员的综合水平，他们不仅需要熟悉相关软件的操作以及系统的维护，还要具有扎实的专业知识与高尚的责任意识。从客观角度而言，我国档案工作人员的综合水平并不高，这难以适应信息技术的发展趋势。部分高校的档案管理虽然在档案管理数字化工作中取得了一定的成效，但是却缺乏既精通档案专业知识，又懂得计算机技术的高水平复合型人才。考虑到这一因素，各高校必须要加强对档案工作人员的培训，为了强化培训的效果，需要改变现阶段单一的培训方式，采取多元化的培训方法来激发档案工作人员工作的积极性与主动性。在培训形式上，可以与其他的高校开展交流工作，邀请专家到现场培训等，这样不仅可以激发出档案工作人员的参与兴趣，也能够很好地提升培训成效。在培训计划的制定上，适宜采取自下而上的方式确定，按需选定培训人员，不是单纯的上级下达任务，下级滥竽充数，并且要将重心下移，偏向对基层工作人员的培训，提升他们的认识。

4 结语

总而言之，在未来的高校档案管理工作中，为了提升多媒体网络化的应用效果，档案管理人员必须要合理的利用信息技术，完善服务机制，加强对档案工作人员的培训，提升他们的专业技能水平与责任意识，这样才能够有效促进档案管理工作的多媒体网络化的发展，才能更好地提高高校档案管理的工作效率。通过提升档案管理工作的质量，进而推动学校的发展，实现档案管理工作为学校师生服务、为社会服务的目的。

参考文献：

[1]董丽丽.高校档案信息化建设中存在的问题与解决对策[J].商,2013(15).

[2]俞志华.高校档案信息数字化策略与方法研究[J].机电兵船档案,2011(06).

[3]蔡丽萍.高校档案数字化建设实践与思考[J].档案管理,2011(02).

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