论销售和收款环节的内部控制

王平

摘要：文章首先介绍了企业销售和收款环节的内部控制的作用，然后指出当前企业销售和收款环节内部控制存在多种多样的问题，最后提出销售和收款环节内部控制制度的改进措施。

关键词：销售环节 收款环节 内部控制

一、企业销售和收款环节的内部控制的作用

内部控制是销售和收款环节中不可缺少的一部分。企业制定销售与收款内部控制制度时，要根据企业自身的实际情况制定相关销售与收款职位相分离的内部控制，这样既能积极促进销售，又能防止呆账及销售人员舞弊，又能加快资金回笼。企业制定切实可行的销售与收款环节的内部控制制度，能提高企业的经济效益，使企业具有更强的竞争力，能更迅速的发展。因此在激烈竞争的市场环境下，销售与收款循环的内部控制在企业销售和收款环节占有重要的地位。

二、企业销售和收款环节的内部控制存在的问题

虽然很多企业知道内部控制的好处，然而真正应用起来远没有预期的效果，总存在这样或那样的问题。具体如下：

（一）不相容职责兼任

很多企业销售人员在接到销售订单后不向销售部负责人汇报而是直接让销售后勤人员做好销售合同，然后拿给财务部审批销售合同的负责人员，财务部审批销售合同的人员同时兼任了信用评估、批准赊销、批准发货、填制发票、复核发票、办理发货、退货销售收款记账、销售收入记账、应收账款处理、应收账款对账、坏账核销、销售人员的费用报销等职。无论客户交易金额的大小，整个过程就让销售业务员和财务两个人员参与，并由其中一人同时负责接受销售订单、记账、对账和对客户的收款，这种做法的好处是能够提高工作效率，节约了成本，但其风险也可想而知，这两个人如果违规操作，把后来收到的、已作为坏账注销应收账款挪为己有是很有可能的。

（二）销售合同管理混乱

销售合同在签定过程中，没有设定合同签字人的权限；或者有签字权的人根本不看合同条款就一笔签下去，而不管生产能不能安排出来，也不管赚不赚钱，发生纠纷如何解决，甚至在合同中双方的公司名称都出现错别字。企业在签订合同前没有对合同内容进行评审 ，在签订合同中也不仔细审核，在签订合同后没有对合同进行妥善保管和跟踪，所有的销售合同都没有专人按一定的规则编号且归类存档，在需要时很难查找和查阅；作废合同也没有加盖作废章，也没有专人没有按一定的规则编号且归类存档，导致在诉讼中连起码的依据都没有。

（三）账务记录和应收款管理机制弱化

账务管理机制弱化，收入入账不正确，有的企业发出商品就确认收入，而不看销售条款上检测期；寄售未售出的商品也确认为公司的收入；预收款项商品没有发出也立即确认收入。有的企业对所有的收入确认和应收账款的账务处理凭证后没有附件依据；也不每月核对应收账款，审计要求发询证函给客户核对，全部由应收账款的管理人员来发函和核对；账务调整没有依据，没有经过授权；不能适时对应收账款要进行账龄分析，加快应收账款周转次数；坏账的处理没有标准；坏账核销由登记收款的人员核销，没有坏账核销审批表；对已经冲销的坏账又收回来不进行账务处理，导致收回的款项很容易被经手人贪污。应收账款如果在流动资产中的比重过大，会引起企业短期偿债风险和资金短缺风险。一般来说，应收账款管理信用期一般控制在90天以内，而有些企业的应收账款账龄超过180天甚至更长。金额巨大的应收账款一直挂账，会造成虚增资产的假象。这样的应收账款的长期存在，企业要想方设法融资来垫付各种税金和费用，恶化了企业的现金流，降低了企业的净利润，增加了企业的财务风险。

（四）没有统一的价格管理机制

产品定价不能根据自身产品成本、特点、品质再结合市场行情有一个灵活的价格机制。为了不让客户被竞争对手夺走或者只要东西能卖出去或者业务员只要自己有提成，有的企业产品价格比成本还低，有的企业根据市场价格确定本企业产品价格。有的企业产品质量一般但是产品价格高出市场价一半。现金折扣、商业折扣等销售措施全都照搬别人家的，而不管适合自身与否，而且不明文规定定价制度，业务员都可打折，财务人员可打折，老总可打折，造成企业名誉扫地和影响了市场秩序，最终导致不能保护企业资产的安全完整。

（五）内部激励机制不健全

很多企业，销售部为了冲业绩只管发货，年底把未达销售目标的货全部一次性出库发给客户，发票全部开出，但是不收款，此后在下一年分几个月把货物全部退回仓库。财务部门看到销售收入金额和销售数量上去了，按销售数量给业务员发提成，殊不知问题跟着也就来了，退回的产品物流要去运回来，仓库要重新清点入库，品质要重新检测，业务员拿了提成走人了，发票全部开出给客户了，红字发票客户不会配合开，税票自己企业买单，税务稽查来了公司吃了亏也不能做声。

（六）发货管理不健全

仓储部门在货管理上的问题表现为：销售订单都没有就发了货；或者销售订单也不上ERP供应系统就发了货；对款到发货的客户，货款没有到就发了货；对赊销客户没有信用额度的也发了货。企业控制形同虚设，具体表现为：仓储部门没有收到销售部门编制的发货通知单或者财务部未在发货通知单签字就发货，经常重复发货；仓储部门发错货；针对数量大的货物，仓储部门没有取得有财务总监签字的发货单就发了货；装运人员没有清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人没有在发货单上签字；实际发货的品种、数量和时间没有记录在仓库账上和发货通知单出库联上也没有登到ERP等即时库存系统上，没有将其中财务联交会计部门登账，导致ERP系统不能即时更新；发货后没有将取得对方签收的收货回执交会财务并加以存档。

三、对企业销售和收款环节的内部控制改进措施

（一）加强销售合同管理

销售合同管理按部门分二层复核人员，合同签订前必须对合同内容进行评审 ，在事后必须对合同进行妥善保管和跟踪，所有销售合同按一定的规则编号且归类存档，能方便统计和查阅；作废合同应该加盖作废章，必须由财务和销售分别指定专人统一保管，内审部门定时抽查合同整理，连续三次发现合同不按要求整理归档予以通报批评严重的处以罚款。endprint

（二）客户资信控制制度

企业应设置信用部门，而且要由负责审核销售合同的人员和做账龄分析的财务人员会同销售人员一起去收集客户的信用情况，工商注册资料，销售及资金回笼情况，公司总经理召开会议确定各类型客户的信用等级和信用期限、信用额度。信用评估不是销售人员一手操办，也不是财务部门一手操办，也不是总经理单独决定，而应该是由多职能部门集体决议的。而且财务部也要对客户的信用的起审核和监督作用，同时信用评估的结果也要进行动态管理。

（三）统一的价格管理机制

产品定价要根据自身产品成本、特点、品质再结合市场行情有一个灵活的价格机制。对优质客户（一直合作或者购货量大、资金回款按合同办事的），企业在保证盈利的情况下应给予一定的价格优惠，并且价格优惠流程要有董事会决议并且形成会议纪要以备案查询。如果是降价、促销的产品，公司要有统一的文件下发，销售部门应召开会议进行学习，并作出会议纪要；财务部要派审核合同人员参加会议。销售部门的经理及以上的人员才有折扣、折让等权利，并且要由总经理授权。企业商业折扣措施要具体到每一种产品、客户要享受商业折扣应具备的条件、不同回款天数的折扣比例、订货量的限制，而且财务部一定要配合跟踪销售部门是否执行了。

（四）建立合理的销售计划

企业要根据产品市场份额和发展前景、竞争对手和顾客情况，制定短期规划、长期销售预测和销售计划。企业要制定出全年销售目标并分解到具体的业务组，销售部要把全年销售目标量化到每个业务员。企业要确定应收账款增长率、新产品增长率和当年收回超期应收债权金额及比例，企并把这些指标作为部门负责人的业绩评价指标。

（五）建立收款控制

对销售业务的应收账款或应收票据、现金、银行存款必须及时进行台账登记和纳入ERP系统管理，及时反映销售的动态，定期编制应收账款账龄分析表格。企业应当按照客户设置应收账款明细账，即时登记每一个客户的应收账款增减变动情况和信用额度情况，对新客户采取款到发货方式收款；对经常来往的业务客户采取货到30天付款方式收款；对大的战略客户采取赊销期长一点的收款方式。不定期与往来客户通过函证、信件、电话等方式核对应收款项。

参考文献：

[1]卞志铮.浅议企业销售与收款内部控制[J].内部控制，2012.8（下）

[2]葛娟.企业销售与收款的内部控制[J].经营与管理，2011.04

[3]高垚，马军生.企业销售和收款环节的内部控制[J].中国会计报， 2011.08endprint