浅谈如何做好水利工程档案管理工作

张颖昱

【文章摘要】

水利工程档案是水利工程建设中，具有保存价值的声像、文字以及图表等不同类型的历史记录，能够将工程建设活动与实际情况真实准确的反映出来，是水利工程建设工作中必不可少的组成部分，因此对水利工程档案进行规范化的管理，才能更方便的为水利工程的建设管理进行服务。本文结合具体的实践经验，对做好水利工程档案管理工作的重要性以及如何做好檔案管理工作进行分析探讨。

【关键词】

工程档案；水利；管理

社会的建设，科技的发展，城市规模的不断扩大，各种城市建设也在如火如荼的进行着，其中水利工程的建设带给人们的利益是难以言说的，其中水利工程档案的也有很大的作用。水利工程建设过程当中，会有很多的文档资料、施工记录、竣工验收资料、维修记录等，这些资料可以全方位反映水利工程在建设过程中的的具体情况，在工程的质量评定、管理维护等方面有很重要的信息价值。因此，将水利工程档案的管理工作做好有很重要的意义。

1 建立统一的档案管理制度

对水利工程档案仅限统一管理，可以保证水利工程档案的完整性和规范性。按照统一制度、统一领导、分级管理的方法建立档案管理小组，对档案进行管理工作，形成档案管理网。完善管理制度，修订档案管理责任制度，尽量做到职责分明。不管是在工程的各个阶段还是单位的各个部门，都需要从组织上确保文件材料的完整性，使水利档案管理工作达到了规范化、系统化、标准化以及完整化。

2 转变档案管理观念

2.1拓宽档案的收集途径

根据实际情况，我们发现其实水利工程的建设是十分复杂的。从最初的申报项目一直到最后的工程竣工，中间会有很多工作要做，因此也会有大量的资料文件，涉及到很多方面。如果工期比较长，稍微有点不小心可能就有可能造成资料的遗失。有的小型的水利工程有可能施工要求比较急，而且工期比较短、文件数量不多，因此很容易被管理档案的工作人员忽视。加上施工人员的组成比较复杂，在某项工程结束后，工作人员有可能会解散，而档案资料也有可能会遗失。因此，为了使水利档案资料的收集能够完整，档案管理工作人员应该清楚的了解工程建设工作当中，具体的操作程序以及工作流程，比如在分阶段的工程中，需要掌握每个工作阶段当中会形成的文件资料、资料内容等，从而进行搜集：分阶段收集的方法适用于建设周期比较长的水利工程。对于大型的水利工程，档案管理人员需要保持和建设部门及施工部门的联系，方便及时了解工程的进展状况，对档案资料及时回收，尽量避免档案材料的遗失，确保水利工程档案的完整性和系统性；追踪收集的方法适用于工程周期比较短、档案材料形成快的水利工程，档案管理人员需要主动到施工现场了解工程的进展情况，掌握工程建设信息，有针对性的搜集水利档案资料，这种搜集档案的方法不但速度快，而且质量高，能够保证档案资料的完整性；强制性收集的方法适用于临时机构比较多的施工单位，水利工程申报以后，施工单位需要先交部分押金，到工程竣工以后，施工部门把整个档案资料交给档案管理部门后再退回押金，通过这种方法对施工部门进行约束，确保档案资料的完整性。

2.2对档案管理人员进行培训

水利工程档案管理人员需要有比常人更加全面的知识技能，对文书、科技等档案都要能够掌握应用，最重要的一点是还要懂得水利工程档案的类别类别档案并且会对不同类型的档案进行整理。为了使水利工程档案的管理达到规范，需要对档案管理工作人员进行培训，让他们对水利档案的形成过程、每个工程阶段会形成什么样的档案资料有一个彻底的认识与了解，从而在以后的档案收集中有更为明确的方向目标。根据档案整理的要求，对档案文件的书写要求、制成材料进行详细讲解使档案管理人员对档案内容有所了解，从而更好的开展自己的工作，对档案资料进行搜集整理。将培训与实际工作结合起来，可以更好的使得工作人员接受培训内容，做到实践与经验相结合，为档案的规范化、完整化提供保障依据。

2.3充分发挥已有档案的作用

水利档案文件的收集归档工作是为了利用档案信息，提高档案的管理工作。水利工程档案的产生形成是实践经验所得的结果，通过对档案资料的收集整理，使其成为档案信息资源，然后通过档案管理人员可以供给水利工作者进行使用。档案管理人员及时将档案信息提供给有关部门或者水利工作者，让他们从已有资料当中寻找有用的信息，促进水利工作的建设，从而更好的配合水利工程档案的建档工作。将档案资料输入电脑，可以随时为有关部门或者人员提供系统全面的水利工程建设资源，还可以为水利工程的建设提供更大的帮助。因为他们了解档案归档所带来的和好处和方便，因此在以后的工作当中也会很积极的整理收集有关的档案资料以及有关文件，主动上交给档案管理部门，在一定程度上保证了水利工程档案的完整性和系统性，从而使水利档案管理工作更好、更完整的开展下去。

3 结语

实践证明，水利工程档案的管理是一项比较冗长的工作，它的管理牵扯到工程从施工到竣工这个过程的方方面面，其中的档案资料是一笔不可缺少的财富，因为它是实践积累的经验和应用，因此必须受到关注和收集整理，以便在以后的建设工程中被他人借鉴使用。因此，水利档案的管理部门必须严格管理档案资料，努力发挥档案资料的作用，获得最大的利用价值。同时还要对档案资料进行规范管理，制定完善的制度，进行科学合理的管理，保证档案资料的完整性、连续性，为水利工程的建设发挥更大、更有效的作用。

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