加强医保档案，提升医保服务水平

呼永青

【摘 要】加强医保档案管理，确保档案完整、准确、安全，是维护和保障参保单位和个人权益的必然要求，也是推动医疗保险事业科学发展的基础工程。作为医保档案管理人员要为实现档案管理的制度化、规范化、现代化而努力，不断提升医保服务水平。本文分析了加强医疗保险档案管理的重要性，并探讨了加强医保档案的措施。

【关键词】医保；档案；医保服务

一、加强医疗保险档案管理的重要性

档案是社会发展的一种客观反映，是各种活动的真实记录，它在当前经济社会发展中起着重要的、不可替代的作用。做好档案工作是单位管理工作的基础，必须以加强医保工作为中心，以服务利用为目的，以档案资料的安全保护、科学管理、开发利用为重点，全面提供档案管理水平，使之与知识产权工作同步前进。

（一）档案资料可以为领导决策提供依据

医疗保险档案主要是基金的管理，合理规范的档案管理有利于数据的统计，账目的核对和基金收支的情况分析，能及时向领导反馈基金的运作情况，为领导做出正确合理的决策提供依据。

（二）档案资料可以更好地为参保人员服务

参保资料是参保人员的基本信息，这些资料可以准确地记录参保人员的痕迹、费用记录和年限计算依据，现金结报资料作为基金支付的重要凭证，可以为参保人员的查阅提供方便，政策宣传资料可以让参保人员及时了解医疗保险参保的相关规定，如果这些档案资料缺乏完整性，不能及时归档工作，都会为参保人员带来很多不便。

（三）档案管理有利于加强各项工作

领导机关检查工作要看档案，优质服务评比主要靠服务台账，加强医疗监督和费用控制离不开第一手患者资料，财务核算依据的是科学、完善的报表体系，基金计划编制更离不开参保对象的申报资料，所以说加强档案管理有利于加强各项工作。

二、加强医保档案，提升医保服务水平

为全面提高医保档案管理水平，做好档案信息资源的开发利用工作，使档案管理水平提高到一个新的档次，跃上一个新的台阶，逐步实现档案管理规范化、制度化、现代化，更好地为业务工作和经济建设服务，以期达到社会保险业务档案“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。那么就应当从以下方面着手做好医保档案管理工作。

（一）健全档案管理工作制度与组织

成立以相关负责人为组长的档案管理工作领导小组，专门配备兼职档案管理员，并完善业务档案收集、整理、鉴定、统计、保管、销毁、利用、岗位职责等一系列管理制度，例如制订《档案整理归档移交制度》、《档案保管制度》等管理制度，为档案管理工作规范化提供了强而有力的组织保证。落实制度建设，强化责任意识。坚决落实档案管理工作责任制，严格按照制度相关规定，如每天下午5点之后集中整理医疗费用审核报销类型档案，实现档案管理制度化。

（二）积极创造条件，改善档案管理基础设施

该局在房屋紧、人手紧、经费紧的情况下，设立档案室。档案室严格按照档案管理规范化的要求建设，做到三室分设。购置了档案橱柜、空调、电脑、扫描仪、打印机、复印机、温湿度记录仪、吸尘器、灭火器等设备，做到防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染“九防”，力争档案管理规范化要求。目前，已收集、整理归档了2000年至2011年各类档案。并将陆续对2012至2013年的资料进行整理归档。

（三）加强专业建设，提高档案工作质量与水平

业务档案管理依托于业务经办工作，同时也为业务经办工作服务，切实做好业务档案管理专业建设，是医保经办的基础工作之一。该局通过组织业务档案管理规章制度的修订，对档案材料归档范围和保管期限予以完善，制定出分类方案，对业务档案的收集归档等整个工作流程进行改进，并通过档案培训，不断提高档案工作的质量与水平。

加强检索利用和编研，提高档案管理效率。如某单位按照规范编制了《全宗卷》、《案卷目录》等检索资料，利用档案管理软件，将档案目录输入系统，所有库存档案均可以通过电脑输入档案资料的个别信息，较快而准确地查找到档案信息所在的卷册或位置，极大地方便了档案管理与利用，大大提升了档案检索的效率。专职档案员负责档案室的日常工作，能严格按照《档案查阅制度》，做好档案借阅登记，并对利用效果进行反馈登记，及时对典型的利用服务实例进行文字总结，登记的文件材料均保存完整、规范。

（四）做好档案归档，严把质量关口

狠抓归档资料的收集整理工作。按照档案规范管理要求，各县（区）医保局、市局各科室明确兼职管理人员，某医保局明确由征收、审核报销及财务方面负责人协助档案员工作。两级经办机构积极把收集整理资料作为首要工作来抓，落实人头，明确责任，业务部门按照要求整理，经档案管理验收再统一归档。

各个经办环节积极配合联动，认真按照档案管理要求开展医保档案整理工作，并按照经办年限、业务类别做好经办档案收集、整理、装订、编号、立卷、归档，医保档案做到统一管理、放置、调阅，确保各档案管理环节规范化。正确规范编撰案卷目录，书写卷内目录，建立全目录索引，同时，注意拆除归档材料的易锈蚀金属物，做到装订整齐、牢固，不压字、不漏页。

统一标准严把整理质量关。确保收集整理质量是档案管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的根本保证，通过请市档案局专家培训、现场指导提高专业水平，通过建立业务科室经办人员整理、科室长监管、档案管理员抽检的三级联审确保整理质量，严把质量关，基本做到整理一件合格一件。

（五）突出便民利民，为民排忧解难

针对服务对象的特殊性，对档案的借阅、复印等服务内容，提供一条龙服务，减少群众的办事时间，为重患病人员开通“绿色通道”，指定专人一办到底，全程负责服务对象从进门到出门的各项服务。

（六）突出医保档案信息化建设

1、加大硬件设施的建设。为推进档案管理现代化、信息化的建设，加大资金投入，为医保单位购置档案柜、笔记本电脑、计算机、打印机、数码摄像机、录音笔、扫描仪等，加强信息化硬件设施的投入，为档案信息化建设创造良好的基础条件。

2、理性地选购档案软件。采用档案软件管理，是实现档案信息化管理的重要手段。但是，怎样的档案软件才适合医保档案的管理呢？为此，医保单位可派人到更高一级单位如市医保办等单位进行调研、取经，经过认真考察和反复比较，引进适合的管理软件。购置的网络版在本单位内部网上使用，由专业人员维护，既有利于业务部门的资源共享，又有利于档案的安全管理，有效地保护了参保人员的个人信息。

3、按分类方案改造软件。医保单位按照自身业务特点和利用需求，对采购的软件进行改造。如某单位根据档案归档范围编制了分类方案，业务档案为一级目录，设5个二级目录，分别为申报征缴档案（S）、个帐管理档案（G）、证卡管理档案（Z）、医疗管理档案（Y）、审核稽查档案（J），再根据不同的业务分设三级目录，共21个三级目录。档案软件也以此为依据划分三个层级的目录，不同的业务设置不同的检索字段、录入界面、检索界面和打印界面。不仅如此，层级和目录可以根据业务的增减而增减，界面也可以根据要求而更改。

4、两手共抓信息化建设。对于刚刚实现信息化的单位要将自单位成立以来的业务档案，按照档案资料综合管理系统的要求，全部输入该档案管理系统软件内。同时，利用区域数字档案馆系统，将本单位的文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案的全引目录输入到区域虚拟档案室管理系统，以便于检索和利用。

参考文献：

[1]郭培全.试论医保档案管理工作的现状及对策[J].商情， 2013年36期.

[2]陆洪海.造福民生强化医保档案管理[J].档案与建设，2008年3期.