电子文件管理在大型电力企业业务融合中的应用研究

石松

摘 要：电子文件是大型企业的核心信息资源，是企业最为宝贵的数据资产，蕴含重要业务价值。我国大型电力企业普遍存在电子文件数据总量大，自发性和分散性非常突出的管理难点，由于缺乏有效整合，形成信息孤岛，成为企业推进业务融合的主要障碍。为了有效解决该问题，本文提出以推动企业业务融合为目的电子文件资源整合的基本原理与技术路线，并以“资产全寿命管理”这一电力企业科技管理的重点对象进行例证，旨在为电力企业开展业务融合提供一套新的技术方法。

关键词：电子文件 电力企业 信息整合 科技管理 资产全寿命

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0174-03

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录1。电子文件是数字时代人类活动的主要记录，是人类文明的重要载体，电子文件的大量流失，严重影响到中国文明的传承与发展。我国电子文件管理研究领域的代表人物冯惠玲教授深刻指出电子文件是中国信息化社会的基石，但面临着失密、失用、失真、失信等严峻挑战2。自2009年起，党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，采取了一系列措施加强电子文件管理，中央办公厅和国务院办公厅先后印发《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》等文件，为加强电子文件管理指明了方向，电子文件管理现已纳入为国家信息化发展战略框架。

电力企业业务融合要求打通企业内的部门壁垒，系统壁垒，数据壁垒，以建立跨部门、跨系统的企业经营及管理信息良性循环机制，从而使企业中的人，财，物得到最佳适配。其中，电子文件作为企业信息的重要载体和血脉，对业务融合起到至关重要作用。我国要求电子文件管理必须达到全程管理、统一管理，便于利用，安全保密的基本要求，以实现真实、完整、可用、安全为基本目标。电力企业电子文件主要有两种类型，一是公文类电子文件，如各种通知，报告，规划等，其原始数据类型是非结构化数据。另一类是业务类电子文件，如ERP、营销系统中的各类表单位，其原始数据类型是结构化数据。目前我国在电子文件管理实施以政府主导为主，作为电子政务工程的重要组成部分，江苏、安徽、浙江等各省市相继续建立了省级的电子文件管理中心，其主要针对公文类电子文件进行管理。然而，对于面对大型电力企业由于业务多样性产生的海量业务类电子文件，尤其是在电子文件管理如何有效整合信息资源，打破信息孤岛，全面提升信息化建设价值，在国内还鲜见研究论述。笔者认为，业务类电子文件应具有两种属性，其一文档属性，如表征电子文件的标题，产生部门、产生时间等等。其二是业务属性，如资产台帐中的资产编号，资产名称，维修时间等等，这对企业开展业务分析具有重要价值。企业中的业务类电子文件管理除应满足文档属性等基本需求外，更应聚焦于业务属性。只有对每类电子文件对应的业务属性予以深入挖掘，将其应用到企业信息资源整合的新高度，才能凸显企业电子文件管理的鲜明特色，推动电子文件的创新性应用，助力信息化管理价值。

1 电力企业信息资源整合面临的主要挑战

电力企业在国民经济中居重要地位，业务信息化程度较高，各企业均已基本建成全面覆盖公司各业务的信息系统支撑体系，这为电子文件产生与利用提供了广阔的数据源。虽然电力企业在信息化建设方面取得显著的成效，但在对海量信息资源整合，仍然较为薄弱，主要面临以下三大挑战：

（1）电力企业电子文件数据总量大，且具有多样化形式。随着企业信息系统的深化应用，各业务系统产生了海量的电子文件数据，自发性和分散性特征非常突出。2011年底，一个省级电力公司电子文件数量通常高达数千万份，分布在公司的ERP、生产、基建管控、营销、科技、经济法律等不同的业务系统中。

（2）以表单为主要载体的结构化数据难以归档。目前电力企业综合档案管理系统主要归档公文、工程、科技、财务等传统档案类型，而核心业务系统的重要电子文件（如表单等结构化数据）没有进行归档，影响了档案的覆盖度，重要数字资产存在流失的风险。

（3）信息壁垒严重，数据利用率低。当前跨部门、跨业务系统之间还存在诸多信息壁垒问题，如各业务系统还不能较好实现围绕客户服务、工程项目建设、资产全寿管理等大业务条线实现全面的信息共享与业务整合，要打破壁垒，提高数据利用率，信息资源缺乏整合。

由此可见，随着电力企业信息化建设的深入推进，电子文件数据总量必然持续累积，如果不采取有效，可行的措施解决上述问题，则信息资源将存在流失的风险，同时也会成为深入推进信息化建设，大幅提升信息化应用水平的阻碍。因此，必须积极寻找切入点，消除信息壁垒，促进业务协同，力求“集中、统一、精益、高效”，实现电力企业信息资源管理价值及其业务价值双提升。

2 电子文件双重属性的演化路线

电子文件管理的精髓在于“前端控制，全程管理”。完整的电子文件管理信息体系是由三个部分构成，如图1所示：前端是业务系统，它是电子文件的产生源泉。业务系统将产生公文类电子文件与业务表单类电子文件，此时的电子文件处于现行阶段。中端是电子文件管理系统，多个业务系统产生的电子文件按照电子文件格式标准封装后进行电子文件管理系统，从而实现电子文件的集中管控，达成电子文件管理的基本目标，这是电子文件的半现行阶段。后端是数字档案管理系统，将电子文件管理系统中符合归档要求的电子文件根据国家及公司归档标准与要求归入电力企业数字档案馆，并组成对应的案卷，实现电子文件的长期保存阶段。

由此可见，半现行阶段是进行电子文件信息资源整合是最佳时机。因为在现行阶段，电子文件体现出强业务属性，现行阶段完成后，业务属性不断弱化，文档属性不断增强，当电子文件封装成档案的数据标准进入数据档案馆系统后，则电子文件完全转化为文档属性。因此，在电子文件管理系统所处于的半现行阶段，业务属性和文档属性具有最佳结合点。另一方面，在电子文件的半现行阶段对应的电子文件管理系统中，能够捕获到公司多种核心业务信息系统产生的大量电子文件，并实现了集中存储，这种物理上的集中为开展电子文件信息资源整合提供了得天独厚的条件。endprint

3 技术方法

3.1 工作基础

电子文件信息资源整合需要重点解决三个关键环节：

对电力企业各业务条线必须进行全面细致的分析。只有通过对业务条线的全面分析，才能从纷繁复杂的电子文件信息资源中梳理出最能表征该业务条线业务特色的电子文件，实现该业务过程的本征还原。

对有关核心信息资源必须进行充分捕获。根据对业务条线的梳理成果，确定对应业务系统中的电子文件管控点，当该管控点对应的电子文件产生时，自动推送到电子文件管理系统中。必须要确保能够表征该业务条线的电子文件信息资源能够通过系统集成的方式自动捕获到电子文件管理系统。

对电子文件资源整合模块设计必须充分灵动。由于不同的业务条线决定了各自具有不同的流程环节，不同的业务模式决定了电子文件生成及整合的先后顺序，因此必须设计上可配置、松耦合、自适应的电子文件资源整合模块，才能满足业务多样性，流程多样性的需求。

为了利于论述上述三个环节，下文以电力企业中的资产全寿命管理业务条线为例，详细说明电子文件信息资源整合的工作步骤与关键环节。

3.2 资产全寿命业务条线梳理

资产全寿命管理是电力企业科技管理的重要对象。资产全寿命周期管理以资产作为研究对象，从设备最优利用目标出发，统筹考虑资产的规划、设计、采购、建设、运行、检修、技改、报废的全过程，将资源、过程和信息有效集成，体现综合效益。通过电子文件管理能够将原本孤立的设备管理文件按时间维度整合成有序的反映资产管理过程的业务记忆，实现管理过程可视化，为大型企业资产全寿命的管理创新提供最佳实践案例。

通过业务分析，电力企业资产全寿命可以分为四个阶段，分别是资产规划期，资产采购期，资产运行期、资产维护期。以某电力公司为例，通过业务梳理和调研，共涉及到10个流程环节，22种电子文件，涉及到ERP，生产管理（以及电子商务平台3大业务系统，并建立起了业务环节-电子文件-元数据的对应关系。

3.3 关键技术路线

电子文件信息资源整合核心是建立业务系统-业务流程-业务环节-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型。其中业务元数据是开展电子文件信息资源的枢纽，元数据对电子文件信息资源结构化的描述，包括数据资源本身的特征和属性，直接表征了电子文件的业务属性。元数据能够有效揭示电子文件数据资源间的组织关系，从而准确完成数据组配，图2揭示了以元数据为枢纽的多层级数据模型建立过程，技术要点说明如下：

（1）根据业务融合目标，确定融合专题，建立不同业务条线的电子文件融合流程。专题诸如客户全方位服务、项目全过程管理、资产全寿命管理等等，梳理形成专题核心元数据及关联的关键字段，针对该专题通过流程建模工具创建跨业务部门，业务系统的大业务流程，每个环节通过关键字段与每个管控点对应的电子文件建立关联。

（2）考虑到企业业务模式可以发生的变更，必须使电子文件融合流程具有足够的柔性。因此，基于流程建模工具，将所包含的各环节通过关键字段与管控点建立联系，这样添加或是删除各环节只要处理好该环节的上下级关联关系即可，对业务模式变更具有保持足够的柔性。

（3）建立好跨部门，跨系统的融合流程以XML进行描述，形成完整的流程表达语言加以固化。

特别应指出，由于业务融合流程所包括的电子文件信息资源分布在大型企业的多个业务系统中，多个业务环节，多个管控点中（即业务系统产生对应电子文件的功能点），因此必须找到能够全面贯穿这些电子文件的唯一的标识符，如客户编号、项目编号、资产编号等等。其ER图如图3所示，资产全寿命信息资源整合是以资产编码为轴心进行。

3.4 实施效果

据上文分析，以资产编码作为连接分布在不同业务系统中的电子文件信息资源整合的数据纽带，建立起资产全寿命管理业务条线对应的业务流程，业务环节、电子文件以及元数据的关系，即可实现电子文件信息的全景式展示。图4是某电力公司变电站资产全寿命各电子文件整合结果。

4 结语

通过上文论述，以元数据为核心进行电子文件信息资源整合，对推动电力企业业务融合具有三个显著优势：

（1）易于实现业务融合信息全景化聚合。通过本文建立的业务系统-业务流程-业务环节-管控点-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型，能够实现业务融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使业务模式发生变更，只需要调整对应的业务环节即可。

（2）易于实现业务融合信息全局化共享。通过上述方法，根据融合专题对应不同业务系统产生的电子文件，通过唯一标识进行整合，这就有效打破业务部门、信息系统间的信息壁垒，实现电子文件全局化共享，共同提升业务信息系统的建设价值和应用效益。

（3）易于实现业务融合信息持续化整合。只要通过制订明确的业务规则进行数据组配，从电子文件信息资源池中自动抽取有关数据，根据客户编号、项目编号、资产编号等元数据为主线进行贯穿，可根据业务运行不同阶段，持续化自动整合电子文件信息资源。

因此，借助电子文件信息资源整合，能够有效打通信息系统的壁垒，把公司信息资源的整合水平由数据级提升至内容级，对于电力企业营销社会化服务，项目标准化管理、资产精益化管理产生重要推动，为数据共享与业务融合提供了一种具有生命力的全新方向。

参考文献

[1] 张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通迅，2008（6）：15-19.

[2] 冯惠玲.电子文件管理：信息化社会的基石[J].电子政务，2010（6）.

[3] 《中国电子文件暂行管理办法》.中办国办厅字〔2009〕39号.endprint

3 技术方法

3.1 工作基础

电子文件信息资源整合需要重点解决三个关键环节：

对电力企业各业务条线必须进行全面细致的分析。只有通过对业务条线的全面分析，才能从纷繁复杂的电子文件信息资源中梳理出最能表征该业务条线业务特色的电子文件，实现该业务过程的本征还原。

对有关核心信息资源必须进行充分捕获。根据对业务条线的梳理成果，确定对应业务系统中的电子文件管控点，当该管控点对应的电子文件产生时，自动推送到电子文件管理系统中。必须要确保能够表征该业务条线的电子文件信息资源能够通过系统集成的方式自动捕获到电子文件管理系统。

对电子文件资源整合模块设计必须充分灵动。由于不同的业务条线决定了各自具有不同的流程环节，不同的业务模式决定了电子文件生成及整合的先后顺序，因此必须设计上可配置、松耦合、自适应的电子文件资源整合模块，才能满足业务多样性，流程多样性的需求。

为了利于论述上述三个环节，下文以电力企业中的资产全寿命管理业务条线为例，详细说明电子文件信息资源整合的工作步骤与关键环节。

3.2 资产全寿命业务条线梳理

资产全寿命管理是电力企业科技管理的重要对象。资产全寿命周期管理以资产作为研究对象，从设备最优利用目标出发，统筹考虑资产的规划、设计、采购、建设、运行、检修、技改、报废的全过程，将资源、过程和信息有效集成，体现综合效益。通过电子文件管理能够将原本孤立的设备管理文件按时间维度整合成有序的反映资产管理过程的业务记忆，实现管理过程可视化，为大型企业资产全寿命的管理创新提供最佳实践案例。

通过业务分析，电力企业资产全寿命可以分为四个阶段，分别是资产规划期，资产采购期，资产运行期、资产维护期。以某电力公司为例，通过业务梳理和调研，共涉及到10个流程环节，22种电子文件，涉及到ERP，生产管理（以及电子商务平台3大业务系统，并建立起了业务环节-电子文件-元数据的对应关系。

3.3 关键技术路线

电子文件信息资源整合核心是建立业务系统-业务流程-业务环节-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型。其中业务元数据是开展电子文件信息资源的枢纽，元数据对电子文件信息资源结构化的描述，包括数据资源本身的特征和属性，直接表征了电子文件的业务属性。元数据能够有效揭示电子文件数据资源间的组织关系，从而准确完成数据组配，图2揭示了以元数据为枢纽的多层级数据模型建立过程，技术要点说明如下：

（1）根据业务融合目标，确定融合专题，建立不同业务条线的电子文件融合流程。专题诸如客户全方位服务、项目全过程管理、资产全寿命管理等等，梳理形成专题核心元数据及关联的关键字段，针对该专题通过流程建模工具创建跨业务部门，业务系统的大业务流程，每个环节通过关键字段与每个管控点对应的电子文件建立关联。

（2）考虑到企业业务模式可以发生的变更，必须使电子文件融合流程具有足够的柔性。因此，基于流程建模工具，将所包含的各环节通过关键字段与管控点建立联系，这样添加或是删除各环节只要处理好该环节的上下级关联关系即可，对业务模式变更具有保持足够的柔性。

（3）建立好跨部门，跨系统的融合流程以XML进行描述，形成完整的流程表达语言加以固化。

特别应指出，由于业务融合流程所包括的电子文件信息资源分布在大型企业的多个业务系统中，多个业务环节，多个管控点中（即业务系统产生对应电子文件的功能点），因此必须找到能够全面贯穿这些电子文件的唯一的标识符，如客户编号、项目编号、资产编号等等。其ER图如图3所示，资产全寿命信息资源整合是以资产编码为轴心进行。

3.4 实施效果

据上文分析，以资产编码作为连接分布在不同业务系统中的电子文件信息资源整合的数据纽带，建立起资产全寿命管理业务条线对应的业务流程，业务环节、电子文件以及元数据的关系，即可实现电子文件信息的全景式展示。图4是某电力公司变电站资产全寿命各电子文件整合结果。

4 结语

通过上文论述，以元数据为核心进行电子文件信息资源整合，对推动电力企业业务融合具有三个显著优势：

（1）易于实现业务融合信息全景化聚合。通过本文建立的业务系统-业务流程-业务环节-管控点-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型，能够实现业务融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使业务模式发生变更，只需要调整对应的业务环节即可。

（2）易于实现业务融合信息全局化共享。通过上述方法，根据融合专题对应不同业务系统产生的电子文件，通过唯一标识进行整合，这就有效打破业务部门、信息系统间的信息壁垒，实现电子文件全局化共享，共同提升业务信息系统的建设价值和应用效益。

（3）易于实现业务融合信息持续化整合。只要通过制订明确的业务规则进行数据组配，从电子文件信息资源池中自动抽取有关数据，根据客户编号、项目编号、资产编号等元数据为主线进行贯穿，可根据业务运行不同阶段，持续化自动整合电子文件信息资源。

因此，借助电子文件信息资源整合，能够有效打通信息系统的壁垒，把公司信息资源的整合水平由数据级提升至内容级，对于电力企业营销社会化服务，项目标准化管理、资产精益化管理产生重要推动，为数据共享与业务融合提供了一种具有生命力的全新方向。

参考文献

[1] 张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通迅，2008（6）：15-19.

[2] 冯惠玲.电子文件管理：信息化社会的基石[J].电子政务，2010（6）.

[3] 《中国电子文件暂行管理办法》.中办国办厅字〔2009〕39号.endprint

3 技术方法

3.1 工作基础

电子文件信息资源整合需要重点解决三个关键环节：

对电力企业各业务条线必须进行全面细致的分析。只有通过对业务条线的全面分析，才能从纷繁复杂的电子文件信息资源中梳理出最能表征该业务条线业务特色的电子文件，实现该业务过程的本征还原。

对有关核心信息资源必须进行充分捕获。根据对业务条线的梳理成果，确定对应业务系统中的电子文件管控点，当该管控点对应的电子文件产生时，自动推送到电子文件管理系统中。必须要确保能够表征该业务条线的电子文件信息资源能够通过系统集成的方式自动捕获到电子文件管理系统。

对电子文件资源整合模块设计必须充分灵动。由于不同的业务条线决定了各自具有不同的流程环节，不同的业务模式决定了电子文件生成及整合的先后顺序，因此必须设计上可配置、松耦合、自适应的电子文件资源整合模块，才能满足业务多样性，流程多样性的需求。

为了利于论述上述三个环节，下文以电力企业中的资产全寿命管理业务条线为例，详细说明电子文件信息资源整合的工作步骤与关键环节。

3.2 资产全寿命业务条线梳理

资产全寿命管理是电力企业科技管理的重要对象。资产全寿命周期管理以资产作为研究对象，从设备最优利用目标出发，统筹考虑资产的规划、设计、采购、建设、运行、检修、技改、报废的全过程，将资源、过程和信息有效集成，体现综合效益。通过电子文件管理能够将原本孤立的设备管理文件按时间维度整合成有序的反映资产管理过程的业务记忆，实现管理过程可视化，为大型企业资产全寿命的管理创新提供最佳实践案例。

通过业务分析，电力企业资产全寿命可以分为四个阶段，分别是资产规划期，资产采购期，资产运行期、资产维护期。以某电力公司为例，通过业务梳理和调研，共涉及到10个流程环节，22种电子文件，涉及到ERP，生产管理（以及电子商务平台3大业务系统，并建立起了业务环节-电子文件-元数据的对应关系。

3.3 关键技术路线

电子文件信息资源整合核心是建立业务系统-业务流程-业务环节-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型。其中业务元数据是开展电子文件信息资源的枢纽，元数据对电子文件信息资源结构化的描述，包括数据资源本身的特征和属性，直接表征了电子文件的业务属性。元数据能够有效揭示电子文件数据资源间的组织关系，从而准确完成数据组配，图2揭示了以元数据为枢纽的多层级数据模型建立过程，技术要点说明如下：

（1）根据业务融合目标，确定融合专题，建立不同业务条线的电子文件融合流程。专题诸如客户全方位服务、项目全过程管理、资产全寿命管理等等，梳理形成专题核心元数据及关联的关键字段，针对该专题通过流程建模工具创建跨业务部门，业务系统的大业务流程，每个环节通过关键字段与每个管控点对应的电子文件建立关联。

（2）考虑到企业业务模式可以发生的变更，必须使电子文件融合流程具有足够的柔性。因此，基于流程建模工具，将所包含的各环节通过关键字段与管控点建立联系，这样添加或是删除各环节只要处理好该环节的上下级关联关系即可，对业务模式变更具有保持足够的柔性。

（3）建立好跨部门，跨系统的融合流程以XML进行描述，形成完整的流程表达语言加以固化。

特别应指出，由于业务融合流程所包括的电子文件信息资源分布在大型企业的多个业务系统中，多个业务环节，多个管控点中（即业务系统产生对应电子文件的功能点），因此必须找到能够全面贯穿这些电子文件的唯一的标识符，如客户编号、项目编号、资产编号等等。其ER图如图3所示，资产全寿命信息资源整合是以资产编码为轴心进行。

3.4 实施效果

据上文分析，以资产编码作为连接分布在不同业务系统中的电子文件信息资源整合的数据纽带，建立起资产全寿命管理业务条线对应的业务流程，业务环节、电子文件以及元数据的关系，即可实现电子文件信息的全景式展示。图4是某电力公司变电站资产全寿命各电子文件整合结果。

4 结语

通过上文论述，以元数据为核心进行电子文件信息资源整合，对推动电力企业业务融合具有三个显著优势：

（1）易于实现业务融合信息全景化聚合。通过本文建立的业务系统-业务流程-业务环节-管控点-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型，能够实现业务融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使业务模式发生变更，只需要调整对应的业务环节即可。

（2）易于实现业务融合信息全局化共享。通过上述方法，根据融合专题对应不同业务系统产生的电子文件，通过唯一标识进行整合，这就有效打破业务部门、信息系统间的信息壁垒，实现电子文件全局化共享，共同提升业务信息系统的建设价值和应用效益。

（3）易于实现业务融合信息持续化整合。只要通过制订明确的业务规则进行数据组配，从电子文件信息资源池中自动抽取有关数据，根据客户编号、项目编号、资产编号等元数据为主线进行贯穿，可根据业务运行不同阶段，持续化自动整合电子文件信息资源。

因此，借助电子文件信息资源整合，能够有效打通信息系统的壁垒，把公司信息资源的整合水平由数据级提升至内容级，对于电力企业营销社会化服务，项目标准化管理、资产精益化管理产生重要推动，为数据共享与业务融合提供了一种具有生命力的全新方向。

参考文献

[1] 张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通迅，2008（6）：15-19.

[2] 冯惠玲.电子文件管理：信息化社会的基石[J].电子政务，2010（6）.

[3] 《中国电子文件暂行管理办法》.中办国办厅字〔2009〕39号.endprint