新时期航空企业档案工作运行机制研究与实践

丁洪琼

新时期航空企业档案工作运行机制研究的总体目标就是要促使档案馆不断调整思想和方法，以全新的理念驾驭档案工作的重大变革，研究适应航空企业档案工作发展的完善的组织、制度、工作流程和保密安全体系，搭建成熟实用的集成管理平台，构筑特色服务机制，促进档案信息服务向数字化、专业化和知识化的三化转型，进一步加强档案专业自身的建设与发展，使之更好地为本单位可持续发展提供强有力的基础管理和档案信息资源保障。

一、提炼全新理念，引领档案工作运行机制创新

思想现代化是管理现代化的前提，任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新而有创意的思想观念作前导。在笔者所在的中航工业成都所（以下简称成都所）档案工作运行机制创新研究与实践互动中，档案馆确立“发掘信息资源，共享人类智慧”的信息管理核心理念，奠定档案工作的发展基础；确立“主动作为，坚持档案工作服务型号研制为第一要务”的档案工作核心理念，突出档案工作的自身定位和企业特色；确立“理念先行、需求引领、转型推动”的工作方式核心理念，转变档案工作的实践方式；确立“数字化、专业化和知识化”的发展方向核心理念，推动档案工作实现新跨越。面对工作对象和环境的变化，档案馆在思想观念上进行积极有效的适应性、开拓性调整，在选择中继承，在继承中创新，以理念引领发展，逐步从幕后走向前台，从后端走向前端，从局部走向全程，从保管走向监管和控制，从信息管理走向知识管理。

二、完善档案工作体制，加强对档案工作的规范、导向和约束作用

档案工作的规范性和政策性很强，形成者的义务、利用者的权利和服务者的行为都要靠相关的组织领导、制度和程序来保证。

1、档案工作组织建设研究

按照《档案法》及其实施办法等有关法规文件要求，成都所早期成立了馆处合一的档案馆，配备了专、兼职档案工作队伍。鉴于单位机构改革和人事变动，为便于有效加强全所档案综合管理力度，适时下发《关于调整所档案管理相关机构和网络成员的通知》，形成了由主管副所长直接领导、以档案馆为主体、以各部门分管档案工作领导和专、兼职档案员为网络的档案工作组织体系，并进一步明确了相关机构、各部门分管档案工作领导和兼职档案员的职责，保持档案工作组织体系的正常有效运行。

在机构调整过程中，根据岗位设置等实际情况，一方面，形成了档案馆内各档案管理工作岗位的说明书，并进行了相应的职责分工，从而进一步明确了各岗位的工作职责、岗位职责以及对人员的相关要求；另一方面，为完整地体现企业档案部门的管理职能，取得企业中其他各相关部门的支持、配合与协调，在企业各部门调整并制订、实施其岗位职责时，有意识地把有关档案资料管理的相关内容纳入到他们的岗位职责中去，明确相应的义务职责，从而实现整个企业内在档案管理工作方面的高度协调与配合。

2、档案工作制度建设研究

档案管理是企业管理链中一个重要环节，其制度应涵盖从文件形成到利用各个环节的工作内容。根据航空企业的实际情况，结合《中华人民共和国保守国家秘密法》、《企业档案工作规范》、国家档案局10号令等新要求，成都所创新性地将保密要求融入到各业务流程中，强化和规范档案工作参与者的责任和义务、各门类文件材料的归档范围和保管期限以及基层档案工作管理网络的构建，即规定做什么，由谁做，形成了覆盖各环节、各门类档案及各分室的管理制度，提出涵盖电子文件生命周期的数字档案馆管理制度，为全所各项工作开展提供了强有力的档案制度保证，使企业档案工作有法可依、有章可循。

（1）综合性档案业务工作管理制度研究

结合档案工作业务流程需求，提炼归纳在实际工作中形成和采取的一系列原则、方法，形成了包括档案工作奖惩、统计、借阅利用、输入输出、分发、更改文件材料管理、编研、调拨、库房管理、鉴定销毁、密级资料管理等方面的综合性档案业务工作管理制度。

（2）各门类档案资料管理制度研究

根据国家档案局和航空工业档案馆相关制度要求，结合自身实际，对各门类文件材料的形成、积累、归档、整理、著录标引等方面分别制定相应的管理规定，明确了各部门在档案工作中的责任和义务，界定了各门类文件材料的归档范围和保管期限。涵盖了文书、航空产品、通用标准、科学技术研究、设备仪器、基本建设、声像、成果专利、实物、质量、引进技术资料和经营档案等常用门类。

（3）数字档案馆管理制度研究

结合数字档案馆建设要求，研究企业在信息技术应用和电子业务实施方面的特点，对数字档案馆的开展进行深入分析和探讨，找到了适合现有管理流程的现代化档案管理模式，形成了促进数字档案馆建设的管理制度，规范了电子文件从形成、归档、整理到利用的全过程管理。

（4）档案资料分室管理制度研究

对各档案资料分室的建立及其档案资料管理工作的具体特点进行研究，形成了人事档案、教育档案、会计档案、审计档案、保密档案、保卫档案、纪检监察案件档案等分室档案管理制度，规范了各分室档案资料的管理，形成了门类齐全、制度完善、组织健全的覆盖全所的档案工作网络。

3、档案工作业务流程建设研究

为了规范企业档案部门的管理职能行为，便于开展工作并保证其工作质量，需要有相应的工作流程来帮助业务人员达到预定的工作目标。在形成档案工作制度体系的基础上，对各个环节工作流程进行认真梳理，研究制订了一套完整的具有可操作性的工作程序来引导档案工作的顺利进行，内容涵盖企业各类档案资料管理与服务保障全过程，是对制度体系的具体执行和补充。

4、档案工作安全保密建设研究

建立确保档案馆和人员安全的档案馆应急预案，以及确保工作环节符合保密要求的保密二级制度，确保档案工作的安全保密与有效服务。

（1）突发事件应急机制研究

为建立健全档案馆处置突发事件应急机制，有效预防、及时控制和迅速消除或最大限度减少突发灾害事件对档案工作人员和档案资料造成的损害，制定了《档案馆应急预案》，明确了其适用范围、工作原则、组织机构及职责、应急处理程序以及备灾工作等有关内容。endprint

（2）档案馆保密二级制度研究

档案馆作为保密安全要害部门，结合《保密法》及其实施办法和集团公司、研究所保密制度的有关规定，深入分析档案工作中的保密注意事项，制定并严格执行相应的保密二级制度，包括档案资料管理、资料打印复制管理、待销毁库房管理、调拨分发管理、信息导入导出、机器设备管理和专用资料管理等方面。

三、构建特色服务机制，以三化转型促进档案工作取得实效

在当前新的发展趋势下，档案馆敏锐体察变化，找准自身角色定位，主动介入，以自我提升应对需求之变，以创新服务应对角色之变，加强三化转型研究，确保档案工作有效运行，真正实现档案工作“服务”的宗旨。

1、数字化转型研究

随着信息技术的快速推进，传统的档案管理和利用手段已经无法满足工作的需要，现代档案工作和服务的数字化要求日益紧迫。为此，成都所档案馆以需求为导向，以用户为中心，以利用促发展，着力加快档案信息化进程，全面推进数字档案馆建设，打造全所先进的信息资源中心，实现资源数字化、应用网络化和管理信息化，促进数据的有效管理、信息的快速传递和知识的便捷利用。

2、专业化转型研究

在专业化服务的实践中，学科馆员制是成都所推进档案人员与专业技术人员相结合的新尝试。每位学科馆员一对一服务于相应专业和专家，了解该专业发展动向和专家信息需求，挖掘和搜集信息资源，有针对性提供档案资料咨询解答、学科/专业资源推介、动态信息跟踪报道及资料翻译等服务。每位学科馆员能“向专家学知识，在服务中成长”，经过积累和沉淀，提升自己的专业水准，通过个人的成长带动档案队伍的整体提升，实现档案服务的专业化以及档案人才队伍的专业化。

3、知识化转型研究

在新时期知识化进程中，档案馆构建了基于单位内部局域网、集成多种平台与工具的档案情报信息服务综合保障系统架构，实现了档案、情报、图书等多种信息资源的集成管理、检索与利用，全面提升企业综合信息管理与共享能力，以敏捷、集成服务快速响应知识管理需求的变化。通过搭建一个在网络环境下挖掘与发挥知识资产价值并能够创造新知识的集成平台，深入开发、整合并加工各种专业知识，实现知识资源系统化、有序化，完成知识有效引导、组织和挖掘，实施集成知识检索与传递的知识管理，提供全面的知识服务，促进档案工作不断取得新的突破和发展。

（作者单位：中航工业成都所档案馆）endprint