档案管理实践与总结

张勇

摘 要：档案管理实践工作必须重视对人才信息的有效整理，对档案进行分类保管，确保信息资料库的内容全面，查阅方便。同时，档案管理工作需要有完善的制度做规范，实现立卷归档的“三合一”管理，确保档案管理工作能够为人才交流提供帮助。结合多年档案管理经验，对档案管理工作进行实践研究和总结探索。

关键词：档案管理；管理理念；立卷归档；数学化管理

人才交流服务中心是提供就业和优化人力资源配置的枢纽，其对人才档案的管理是关系到人力资源合理配置与利用，笔者工作这几年来一直致力于档案管理的探索，也发现了当前档案管理工作仍然存在的一些问题，诸如管理内容不够全面，管理制度不完善和信息化管理体制落后等。为了解决档案管理的相关问题，本文结合多年档案管理经验，对档案管理工作进行了实践研究和总结探索，档案管理必须从以下几方面进行全面的完善。

一、档案的法制知识

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，而目前档案员往往对档案管理知识的更新和重要性不够重视，例如，不按照国家规定开放档案；明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的等现象总会出现。为了解决这个问题，档案管理必须要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》等法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是要在进行学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取法制培训合格证，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

二、立卷归档的“三合一”制度

档案管理的重点环节就是要“立卷归档”，为了更好地完成这项任务，档案管理过程中应该尝试采用“三合一”制度。所谓“三合一”制度就是立卷归档制度要按照制订分类方案、归档范围、保管期限表开展。第一步，制订分类方案。例如，本中心的档案管理就是按照以下三种方法进行分类：①年度分类法；②组织机构分类法；③通讯者分类法（按发文存本和原稿按收文者）。第二步，确定归档范围。归档范围的确定能够保证档案简要并有实际意义，避免过多的内容形成档案的混乱。例如，对于收纳的企业人才的档案内容就可以包括“劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利，住房管理”等方面工作形成的文件材料。第三步，建立保管期限表，便于全面的、直观的内容管理。例如，针对一名建筑工程人员的档案管理可以设置包括序号、类目名称、保管期限条目的表格。在推行这些制度的同时要依循如下原则：（1）坚持“历史真实”的原则，只有真实才能確保档案的有效性。例如，本中心在归档前就要认真地对人事档案中出现出生年月、参加工作时间、入党时间及学历等要认真核对，同时，联系当事人对认定结果进行确认后拟发认定文件归档。（2）坚持正确的档案服务流程。具体如下：提交有效证件→审核档案材料→与个人签订委托管理人事档案合同。（3）做好调转工作。需办理人事档案转出者，应先到市人才市场公共服务部办理缴费手续，然后持该窗口开具的《解除公共服务协议服务通知单》，到档案室办理提档手续。总之，“三合一”制度本着科学发展观的精神，加强档案资源建设，提高档案工作的管理水平。

三、纸质档案数字化的管理

随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，档案管理也必须尽快实现数字化的管理转变。为了有效发挥档案的信息功能，档案管理工作必须做好各项工作。第一步，要完善基础工作，完善档案的标注码的内容，实现数据输入的准确性。例如，我中心就曾经出现过文件档案归档后出现了使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码的情况，这样的情况下档案管理工作就会出现严重的问题，影响管理效果，而如果能够将基础管理问题处理好就能够保证数字化管理的稳定性。第二步，利用网络开展信息专门化的管理。例如，深入开发档案信息资源，围绕人才交流中心开展英雄人物、劳动模范的先进事迹的介绍，并通过互联网宣传人才交流中心完成的“人才推荐”活动，为档案管理工作的成效做出宣传。第三步，数字化归档保持。数字化存档工作要重点针对基本不会发生变化资料进行存档，将资料刻录到光盘，光盘根目录下放一个内容说明文件，这样就便于查找和日常维护。

上文是笔者这些年在人才交流服务中心档案管理中的几点心得体会总结。概而论之，档案管理实践工作必须要重视对人才信息的有效整理，对档案进行有效分类保管，确保信息资料库的内容全面，查阅方便。同时，档案管理工作需要有完善的制度做规范，实现立卷归档的“三合一”管理，确保档案管理工作能够为人才交流提供帮助。

参考文献：

［1］姜燕.浅谈新形势下如何提高人事档案管理工作［J］.科技创新导报，2011（20）.

［2］王红卫.浅谈事业单位人事档案管理工作体会［J］.科技创新导报，2012（34）.

［3］郑文夙.企业人事档案管理工作中的问题及对策研究［J］.企业技术开发，2012（23）.

（作者单位 内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗人才交流服务中心）

编辑 杨兆东