做好学校声像档案的收集与利用的思考

邹洁

摘 要：从某种意义上说，顺利开展学校声像档案收集与利用工作，有利于不断完善学校档案室的内容，有助于不断丰富学校档案室现存的档案载体类型，有益于大幅度提升学校档案的管理水平。本文结合实践状况，探讨了学校声像档案收集与利用存在的问题，阐述了学校声像档案收集与利用的对策，包括：健全制度、规范整理；加大收集力度，丰富馆藏；积极推进声像档案开发利用等等，希望能够对学校声像档案收集与利用的实践工作发挥十分重要的借鉴和参考作用。

关键词：声像档案；收集；利用

一、引言

对于学校档案来说，声像档案是其十分重要的构成部分。一般而言，声像档案的主要特征表现为：真实、形式简明、便捷、直观等等。更确切的说，学校通过声像档案能够将本校所发生重大历史事件客观、真实地反映出来。随着社会的不断进步和发展，人们既能够运用文字将历史事件和自然现象表达出来，又能够利用形式多样的声像记录手段，将新闻、文化、科学研究、教育等领域的活动形象、真实、客观地反映出来。与此同时，载体形式具有一定特殊性的声像档案应运而生。

二、学校声像档案收集与利用存在的问题

在实践中，我们应该深刻地体会到，学校声像档案收集与利用存在着不少现实问题，有待我们去深入探究，力争尽快找到解决难题的突破口。

1.声像档案管理不规范

近年来，相当一部分学校在常规的声像档案管理工作方面取得了一定的成效。但是，在实践中，我们缺少较为完善的声像档案管理制度。更确切的说，现有的声像档案管理工作不具备一定的制度性、强制性、稳定性、规范性。从某种程度上说，我们还不能充分掌握和了解档案归档的奖惩、档案的收集范围、收集标准和收集方法，从而无法科学、合理、正确地制定声像档案管理的规范性文件。

2.声像档案归档率不高

通常来说，学校声像档案强调的是将相关方面的信息客观、真实地反映出来。这些信息包括：学校概貌、重要事件、重要领导人、重要活动、重要会议等等。事实上，学校声像档案应该具备一定的完整性、原始性、真实性。至今为止，绝大部分学校欠缺数字影像管理的统一标准，归档范围并不明确。另外，相当一部分档案管理人员素质不高，不够专业，不具备较强的声像档案归档意识。在实践中，并不排除拍摄者按照个人喜好，任意删减声像资料的可能性。在实践中，我们应该清楚地意识到，档案工作人员具有一定的流动性，交接工作缺少规范的手续，缺乏有序管理，造成声像档案归档率不高。

3.声像档案开发利用力度不够

在实践中，我们应该清楚地意识到，无法满足学校相关部门利用声像档案实际需求的主要原因在于：档案工作人员仅仅局限于编制相应的专题目录，没有系统地将符合相应条件的数码声像档案刻录成副本，给学校相关部门提供一定的便利。毫无疑问，同一主题的数码声像档案是符合条件的。打个比方，学生参加文娱表演比赛，教师教学大评比活动，团委组织活动都不能及时找到相应的声像档案资料，给人们带来了较大的困扰。

三、学校声像档案收集与利用的对策

对学校声像档案收集与利用存在的问题进行了较为细致地探讨之后，接着，针对学校声像档案收集与利用的对策，谈谈自己的几点意见，仅供参考。

1.健全制度、规范整理

为了对档案行为进行有效、合理地规范，建立健全规章制度具有一定的必要性和实践性。在实践中，我们应该结合实际情况，严格按照声像档案具体的归档制度，详细了解归档要求、归档范围、归档手续和归档时间。与此同时，我们应该进一步明确自身的职责范围，尽可能将纸质档案与学校声像档案的收集与利用工作十分紧密地结合起来。不可否认的是，声像档案能够给人们带来直观、形象、生动的感觉，它能够将学校的历史发展过程准确、客观、真实地反映出来，能够将纸质档案的缺陷进行有效地弥补。换句话说，文书档案资料收集应该与声像档案收集同步进行，平等对待，不能将两者区别对立起来，忽视两者之间的内在联系性。

2.加大收集力度，丰富馆藏

事实上，我們应该充分利用各种有利条件，采用多种多样的方式，全面、系统、科学地收集资料，强化对声像档案的收集与利用工作。为了给档案工作增加应有的活力，我们应该将学校馆藏的声像档案最大程度地利用起来。值得注意的是，我们应该对声像档案进行科学管理，强调科学分类。从某种意义上说，声像档案既要能够方便查阅、使用，又要能够进行良好的归档保管。其中，电子文件归档是较为不错的选择之一。

3.积极推进声像档案开发利用

从目前看来，我们应该制定一套合理的使用办法，它能够较好地应用于本校各单位的利用、借用、复制。从本质上说，这个使用办法既要考虑到不损坏档案原件，又要考虑到将声像档案充分利用起来。值得肯定的是，我们应该努力寻找恰当的声像档案检索方式，认真完成声像档案的目录工作。从利用层面上说，档案工作人员应该注重收集多种信息，积极、主动、及时向承办活动的相关部门提供各类的信息档案服务，大幅度提高承办活动单位的工作效率。值得一提的是，档案工作人员应该不断提升自身的综合素质，增强自己的责任感、使命感。从开发层面上说，档案馆网站，应该引起有关方面领导的高度重视。不容置疑，学校举办的专题活动展览能够通过档案馆网站进行十分有效的宣传报道，大力配合学校组织开展的各项工作，以期取得令人满意的效果。

四、结束语

总而言之，学校声像档案的收集与利用具有一定的现实意义和实践意义。一般而言，学校管理、教学、科研等相关方面的实践活动是声像档案的直接来源。与传统的纸质档案相比，声像档案在信息开发利用方面具有一定的优势。这些优势主要体现为：在展览馆、领导决策、科学研究、博物馆、教学改革等领域中，声像档案得到了较为广泛的应用。毫无疑义，有关方面领导深刻认识到学校声像档案收集与利用的重要性，是做好学校声像档案管理的关键因素之一。

参考文献：

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