高校档案工作创新思考

张爱新　万启存　牛庆玮

摘 要：创新是人类特有的认识能力和实践能力，是推动民族进步和社会发展的不竭动力。高校档案工作唯有创新工作理念，明确发展方向，优化机构设置，加强法制建设，提升队伍素质，推进数字信息化建设才能在“知识经济的时代背景下乘风破浪，不断发展壮大。

关键词：创新；机构设置；队伍建设；数字化；合作交流

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）19-0159-02

高校档案工作作为学校的基础工作之一，在服务学校发展與建设，传承优秀校园文化，资政育人等方面发挥着重要的作用。随着全球经济一体化格局的形成，以科技和教育为主导的世界科技革命的高潮已经到来，我国高校档案工作的内外部环境和形势都发生了翻天覆地的变化。面对前所未有的机遇和挑战，高校档案工作唯有立足国家和经济建设的大局，以科学发展观为指导，围绕学校建设与发展的主线，解放思想，开拓进取，勇于创新，才会左右逢源，蓬勃发展。

一、高校档案工作面临的时代背景及存在的问题

（一）知识经济的时代背景

21世纪是知识经济的世纪，科技迅猛发达，信息网络化深入发展，知识，信息、科技成为推动社会发展进步最重要的原动力。世界各国纷纷制定和实施面向21世纪的发展战略，构建国家创新体系，推动科技创新和人才创新，抢占科技制高点，增强国家的综合国力和国际竞争力。面对知识经济的挑战，我国提出了“科教兴国”战略和“人才强国”战略，尊重知识和人才，注重创新和发展，创新成为新时代的主旋律。在这样的时代背景下，高校档案工作要想取得长远的发展，创新是唯一出路。

（二）当前高校档案工作存在的问题

由于不被重视的历史原因和档案保密性的特点，人们对档案的重要性认识不足，高校档案工作一直处于“与世隔绝”的“闭门造车”模式。档案管理故步自封，墨守成规；档案机构设置不合理，或依附学校办公室或挂靠图书馆等教辅单位，档案工作的主体地位无法保证；档案工作片面侧重于档案的收集、整理和编目等“保管”工作；“重藏轻用”、“酒好不怕巷子深”的传统观念在高校档案管理中一直居于主导地位；档案服务内容单一，以提供纸质档案为主，电子档案数量极少；服务方式一直沿用“等客上门”的惯例，缺乏主动服务意识；档案队伍结构不合理，从事基础性工作的人员居多，掌握现代化新技术的人员较少，数字化档案馆建设进展缓慢；档案开发利用局限于馆藏案卷，服务对象也仅是学校师生和校内单位，不利于高校档案资源社会价值和经济、文化价值的实现。这些因素严重阻碍了高校档案工作发展的步伐，折断了它对外交流的“翅膀”，已无法适应学校发展与建设的大局，与国家档案事业蓬勃发展和建设“四位一体”档案馆的要求相差甚远，档案工作已经到了“距离已经消失，要么创新，要么死亡”的紧急状态。因此，转变传统观念，创新高校档案工作已迫在眉睫。

二、高校档案工作创新的措施和建议

（一）转变观念，创新档案工作理念

理论是实践的先导，思路决定出路。高校档案工作创新首先要转变观念，探索适合高校档案发展的科学理念。在信息科学、网络技术高速发展的21世纪，知识创新、科技创新已成为新时代的主旋律，高校档案工作创新必须牢固树立“科学技术是第一生产力”的思想，以科学发展观为指导，突破传统思维定式，以开放的思维，长远的战略眼光不断地创新档案工作理念，推动高校档案工作持续健康和谐发展。

（二）立足实际，明确发展方向

凡事预则立，不预则废。高校档案工作的开展亦是如此。档案工作要想做到事半功倍有的放矢就必须立足工作实际，制定切实可行的工作规划，有条不紊地推进各项工作协调可持续地发展。当前大多数高校根据自身的发展情况制定了近、中、远“三步走”的发展目标和工作规划，进一步加强档案基本业务建设，拓展档案编研工作，开展对外合作与交流，推进档案数字信息化建设，为实现档案资源共享，建设现代化档案馆迈出了坚实的一步。

（三）调整机构设置，加强制度建设

1.优化机构设置

没有规矩，不成方圆。高校档案工作的开展需要制度做保障。当前，各个高校档案机构的设置五花八门，形式多样，有挂靠在学校机关部处的，有依存于图书馆等教辅单位的，也有独立的科级或处级档案馆，这些落后的机构设置严重束缚了档案事业的发展，不利于档案工作的自主开展和档案价值的实现。因此，必须改革不合理的档案机构，层层优化机构设置，建立能够推动档案事业持续健康发展的独立处级档案馆（室）是高校档案工作创新的根本。

2.建章立制，加强制度建设

高校档案工作的顺利开展必须建立健全《档案归档范围和保管期限表》、《基建档案归档办法》、《教学类档案归档办法》、《科学技术研究档案归档办法》、《档案馆基本职责》、《档案管理人员岗位职责》、《档案案卷质量验收要求》、《档案立卷制度》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》等相应的规章制度，并根据学校的人事变动和工作需要，建立档案工作管理委员会和档案工作鉴定小组，培养一支相对稳定的专（兼）职档案员队伍，完善档案管理体系，才能做到档案管理规范化和科学化。

（四）加强队伍建设，提升服务质量

马克思主义认为，人是生产力中最活跃的因素，盛衰成败皆在人。高校档案事业发展的好坏关键在于档案队伍整体素质和管理水平的高低，因此，提高档案队伍素质，创建政治强、业务精、作风硬、纪律严、层次明、结构优的档案队伍是档案事业发展之根本。

1.培养队伍政治素质，树立正确价值观

高校档案工作的机密性和严谨性要求档案工作人员必须坚持正确的政治方向，具备较高的政治素养和正确的价值观，才能在工作中以高度的自觉性严格遵守《保密法》，正确处理档案开发利用与保密之间的关系，甘于清贫乐于奉献，杜绝私自复印、倒卖、违规使用档案等违法情况的发生，用坚定的政治信念指导自己做一名默默无闻的“档案守护神”。

2.注重培养“四种意识”，建设学习创新型团队

在档案工作中注重培养档案队伍学习、创新、协作和前瞻四种意识，通过每周例会制度和集体学习讨论制度，提升队伍的学习创新能力和基础业务知识的掌控能力；通过传帮带、自主学习、经验交流、项目锤炼等形式提高年轻人员乃至全馆人员的业务素质和团队合作意识；推行“案头一本书”的学习工程，加快培养多层次复合型的档案专业人才，建设学习创新型档案工作团队。

3.优化队伍结构，开拓工作新局面

档案队伍的结构是一个动态发展的过程，它受档案发展水平和各档案部门具体条件的制约，同时它又具有稳定性的特点。因此，创建最佳的档案队伍结构，充分发挥档案队伍的团队优势是档案工作者的目标。根据笔者多年的档案工作经验，金字塔形的档案队伍结构最有利于档案工作的开展和团队优势的发挥。所谓金字塔形队伍结构就是指档案队伍中从事档案基础管理、开发利用、数字信息化的人员比例要合理。既要有学历层次低但工作细致严谨的“老马识途”人员从事档案的收集、整理、编号、排架入库等基础工作，又要有工作经验和档案专业知識丰富，同时具备学习创新能力能够发挥“中流砥柱”作用的人员捕捉档案的发展理念，制定工作规划，还要有善于学习创新“初生牛犊不怕虎”的年轻人员从事档案的数字信息化建设，创新档案管理体系，开拓档案工作的新局面。

（五）创新档案服务机制，提升服务质量

创新档案服务机制是高校档案工作创新的重点。高校档案工作的目的是发挥档案“留史存档、资政育人、服务师生”乃至服务社会的功能，因此，在档案工作过程中，必须转变传统的消极被动服务方式，推进“一把椅子”工作作风，做到“三个一”：一把椅子、一张笑脸、一颗热心，树立主动和优质服务意识；简化档案借阅手续，优化服务流程，充分利用电话、传真、网络等现代化手段，提供多项远程服务，满足不同档案借阅者的个性化需求；宣传档案基础知识、举办档案知识图片展和专题展、评选国际档案日征文等活动提升队伍的整体服务质量，增强人们的档案意识，扩大档案资源共享，最大限度地实现档案的文化价值和社会价值。

（六）推进数字信息化建设，开展对外合作交流

1.稳扎稳打，建设数字化档案馆

当今网络已经渗透到世界的各个角落，高校档案工作在科技革命的大潮中应充分利用现代化的技术手段加快数字信息化建设，逐步建立电子档案资源数据库和网络档案数据库，借助网络宣传档案知识，提供在线咨询、档案借阅和展览等服务，挖掘潜在的档案用户，并满足他们多形式的个异性需求，建设数字化档案馆，实现档案的社会价值和文化价值。

2.时不我待，开展对外合作交流

哲学认为，整个世界是相互联系的统一体，联系是普遍存在的，任何事物都不可能孤立存在，高校档案工作也必然如此。只有顺应时代潮流和社会需要，捕捉机遇，适时地开展理论和实践调研、参加国内外档案学术交流、开展专题合作、学习借鉴其他高校或相关企业的优势资源和管理经验，把握档案最前沿的发展理念，才能在合作中求发展，在交流中寻灵感，在创新中成就高校档案工作美好的明天。

三、结语

创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力，也是永葆高校档案工作生机的保障。在风云突变、社会科技化的21世纪，高校档案工作唯有开放思维，以长远的战略眼光，不断开发探究，以科学发展观为统领，创新档案工作理念和服务机制，加快信息数字化建设，高校档案工作才会持续健康的发展，更好地实现高校档案的社会和文化价值。

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