浅谈项目的整体管理

范佳　阎石

【摘要】本文以我参与的某校的教务管理系统为实例，探讨了信息系统项目的整体管理在项目实施过程中的重要性，分别论述了制订项目章程和初步的项目范围说明书、项目计划编制、项目计划实施，以及综合变更控制和项目收尾等项目整体管理过程，并总结了整体管理在整个项目生命周期内所起的积极作用和实施经验。

【关键词】教务管理系统 整体管理 项目管理

【中图分类号】G473 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）08-0046-01

一、引言

随着教学规模的扩大、教学模式的转变，使得学校教务管理任务越来越重，不仅增大了工作量，更加增大了工作难度。这些根本性变化的同时也对学校的教务管理提出了更高的要求，为了适应这些新变化，提高教务管理的工作效率，建立一套完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的教学管理系统成为当务之急。

在该项目中，本人以技术人员的身份参与了项目的管理工作，主要包括项目的整体规划、组织实施和管理控制等。整个工作按制定项目章程、编制初步的项目范围说明书、项目计划制定、项目计划执行、整体变更控制和项目收尾管理的流程进行。同时在项目中做好实时的进度监控，根据项目实际进度绩效及时采取有效的预防或纠正措施，促进项目的健康发展。

二、教务管理系统的整体管理

教务管理系统采用B/S体系结构，主要包括系统管理、教师管理、学生管理、选课管理、排课管理、考务管理、成绩管理、报表统计等模块。主机主要有一台数据库服务器（Sun Fire 6800）和一台应用服务器（Sun v880），主机操作系统主要采用强大的UNIX操作系统，应用服务器则从方便考虑采用Windows 2003操作系统，数据库则选择业内领先的企业版Oracle 10g，应用中间件平台使用BEA的WebLogic10，应用服务运行在J2EE平台。

项目的整体管理是项目取得全面成功的一个至关重要的前提和基础。通过项目整体管理，可以确保项目所有的组成要素在适当的时间有机地结合在一起，以顺利、成功地完成项目。具体来说，项目的整体管理主要包括以下几个方面：

1.制订项目章程和初步的项目范围说明书

项目章程是正式批准一个项目的文档，是项目启动阶段首先要做的工作。每个项目在开始前首先应该制订好项目章程，并在此基础上编写项目的初步范围说明书。项目范围说明书是以项目章程、工作说明书、事业环境因素及组织过程资产为依据对项目的边界、交付的相关产品和服务、验收标准进行确定，并邀请相关的技术专家对其进行评审。在评审通过之后，就可以把初步的项目范围说明书进行存档，并着手开始制定项目计划。

2.项目计划编制

正像人们常说的有原则不慌，有计划不乱。项目计划是项目管理中的重要一环，没有计划就没有整体的方向。在制订项目计划的过程中，我们是以项目初步范围说明书、项目管理各过程、事业环境因素、组织过程资产为依据，以专家判断为工具来制订项目计划的。项目计划的内容包括：范围管理计划、进度计划、成本管理计划、人力资源计划、质量计划、沟通计划、采购计划和风险管理等计划。

譬如，项目都是具有风险的，风险一旦发生，会对项目产生一定的影响。因此我们在制订风险管理计划时格外谨慎。计划是根据项目章程，公司的风险管理政策，利害干系人对风险的容忍度，以及风险管理计划模板等为依据，组织公司领导、项目组成员、甲方代表参加的风险管理会议来制定的。在该计划中，可以确定项目的基本风险管理任务，如每周召开一次风险评估会议，制定了几套备选行动方案等。

3.项目计划的实施

项目计划的实施过程是项目组完成整个项目计划任务的过程。项目的各项任务需要在这一过程完成，各种目标需要在这一过程中实现，各项专项计划要在这一过程中落实，大量的资源都将在这一过程中被消耗和占用，项目的产出物也将在这一过程中形成。这一过程中我们着重注意协调各种相关资源，完成项目或阶段的各项活动，并使这些活动与项目管理计划保持一致。在实施过程中，任何环节的问题都可能导致项目的失败。作为项目管理者，此阶段的主要工作是按预先制订的项目计划，领导项目团队开展各项工作，管理和协调各利益相关者的关系，成功地将项目计划投入实施。做好计划的实施管理，是保证项目能够按时、按预算交付合格产品的关键。为此在项目实施过程中要对项目进行定期跟踪，及时掌握项目进展的情况，看项目的成本、规模等是否有偏差，如果发生偏差则进行原因分析并采取合理的纠正措施。为了保证项目实施的顺利开展，定时向用户及高层经理提交项目的状态报告，让其对每周完成的工作情况、输出的工作产品、到当前为止项目进度与计划基线的偏差、对偏差采取的纠正措施等有个全面的了解。同时，每周定期和用户方的项目负责人对项目进展中的问题进行交流，了解用户方对项目的意见和建议。通过以上措施，有力地保证了项目的顺利进行。

4.综合变更控制

综合变更控制是项目经理及其项目团队的一项非常重要的工作，它是指在项目生命周期内对项目变更进行识别、评价和管理。在我们项目团队中，只有一名成员做过教务管理系统，其它成员均未接触过此类业务。该学校中部分主管领导对信息化技术并不十分了解，导致经常有需求的变更。如何管理好变更，做好变更的控制，是使项目能顺利实施的关键。针对项目组成员以及用户的特点，在前期需求设计阶段，项目组的需求人员和设计人员与用户需进行反复沟通与确认，保证项目组对需求理解的正确性及一致性。对于用户的需求意见进行引导，提出他们真正需要解决的问题。

为规范项目变更管理，由监理牵头，各方参与制定了《项目变更管理办法》。该办法明确了变更控制流程和变更文档模板，并成立变更控制委员会，主要由用户代表、软件质量控制人员、配置控制人员、我方销售人员等5个人构成，必要时邀请专家顾问参与。项目组依据该办法先进行需求调研及分析，确认与用户理解一致后，提出变更后的实施方案，随变更请求，提交变更控制委员会进行批准。批准通过后，变更方可实施，实施后要及时验证，并更新相应的项目计划、纠正措施和经验性教训记录。

三、结束语

从该项目启动到竣工验收，经历了一年多的时间，总结整个项目的实施，本人认为得益于在项目初期阶段就建立了项目管理过程体系，引入了项目整体管理理念和方法，对项目进行了科学、规范的整体管理。通过项目整体管理，使项目所有的组成要素在适当的时间充分地、有机地结合在一起，极大地提高了项目的实施效率。

参考文献：

[1]左美云.信息系统项目管理[M].清华大学出版社，2008.

[3]戚安邦.项目管理学[M].南开大学出版社，2003.

作者简介：

范佳（1980-），女，湖南长沙人，信息系统项目管理师、讲师，研究生，主要研究方向为项目管理、软件设计、网页设计。

阎石，男，研究生，硕士，助理工程师，研究方向：计算机应用。