浅析施工企业管理费用的控制

李艾军

【摘要】在現代企业管理中，管理费用的控制越来越受到管理者的重视，这种管理从无到有，从粗放到精细，从传统模式到现代管理方式，对费用的科学控制已经成为企业发展的必然趋势。本文重点分析总结了目前施工企业管理费用控制的方法及完善管理的设想。

【关键词】施工企业；管理费用；控制

一、管理费用控制的重要性

近几年，随着国家政策调整，放缓基建速度，减少基建投资，使得铁路施工企业收入出现明显下降，生产成本居高不下，产值和利润出现了大幅下滑，现金净流量连续几年为负增长，资金周转困难，企业发展面临很大困境。在施工企业中，管理费用在成本费用中所占比重较高，金额达到几千万元，为此，对非经营性成本即管理费用的控制成为企业管理的一项重要内容。通过对管理费用的控制，能够缩减企业不必要的费用支出，能够重新整合企业资源，能够增加企业利润，使企业获得更多的经济效益，提高企业市场竞争力，使企业做到可持续发展。因此，对管理费用的控制对企业有着非常重要的作用。

二、管理费用的控制措施及具体项目控制

目前，多数企业已经认识到管理费用控制的重要性，并进行了管理费用的控制工作，但控制的效果各不相同，现以某施工企业为例，对管理费用中几项大额支出做深入全面分析，并就现有的控制方法做如下探讨：

1.严格执行用款申请制度，做好费用管理的事前控制。各部门根据公司下达的费用定额标准，结合企业生产经营活动，统筹考虑，合理安排全年费用支出。千元以下的小额支出可由部门经理根据需要批准后先行现金支付，取得发票后经相关领导签字报销；千元以上的费用实行用款申请制度。先由经办人员填写用款申请表，经相关部门及领导签字确认，最后由总会计师对该项支出的必要性、合理性及重要程度等因素确定该笔事项是否需要支出及支出的金额；两万元以上大额支出实行集体决策审批制度，避免因个人喜好造成决策失误，给企业造成重大损失。严禁先付款后申请，确保在活动初期控制费用的不合理及超额支出。

2.加强费用执行过程的管理，做好费用管理的事中控制。各部门和财务部门都有预算卡片，每发生一笔费用支出都要做记录，把本年度累计发生额与计划相比，督促部门做到有计划使用，把费用支出控制在限额以内。对于确实需要调增的费用要提出调整申请，注明需要增加费用的原因及金额，经相关机构审批后方可进行办理。在费用执行过程中企业预算制定部门可根据生产经营实际情况，调整公司期初下达的费用控制额度。对于即将达到费用限额的部门，财务部会及时提醒，共同做好费用执行过程中的控制。

3.注重对费用执行结果的分析，做好事后控制。主要是建立费用控制的评价制度，对执行结果超支做出奖惩，以此激励各部门按计划使用资金。同时，分析本年度费用发生的合理性，作为下年度费用控制的依据。有些项目如表格印刷费等每年支出额度相差很大，难以控制，不好评价。因为企业习惯于对表格等印刷品一次印刷，多年使用。所以建议相关部门以一年用量为准，每年印刷，这样能更好地进行管理，避免印刷过多使用不完造成浪费。

4.加强发票管理，保证发生费用及时合法入账。发票是载明经济业务发生的依据，涉及到的部门多，人员广，数量大，金额高，所以对发票的管理至关重要。一切不合格发票都不可以列账也不能税前抵扣，不能税前抵扣的费用金额企业就只能增加到应纳税所得额中进行纳税调整，多缴纳企业所得税，同时接收假发票行为还会受到税务部门的相应处罚，所以，企业要取得真实合法的发票。另外，不合格发票需要重新索取，浪费办事人员的时间，也延长了费用报销时间，加大了财务不必要的重复性工作，降低了工作效率。

发票各要素需填写齐全。发票上要有国税、地税或财政部门的发票监制章，发票各项目要填写齐全，如开票日期、机器编码、收款单位、付款单位、经营项目等，字迹应清淅可辨，并加盖收款单位发票专用章。付款单位名称要开具单位全称，不能简化，更不能开具个人名字。发票应为本年度开具，并及时报销，过期发票不能作为报销依据。

发票内容要真实合法，符合企业报销规定。检查发票开具的内容是否在其经营范围内，除此之外，费用报销内容也应符合相关法律及本企业报销规定，比如茶水费、洗浴中心费用等不能按规定报销，发生费用应自行承担。电话费中开具预存话费视为没有在本期发生，是要在以后时期发生的费用，企业不预报销。

取得发票能够在税务网站验证通过。我们取得发票可到相关税务网站查询真假。假发票包括查询到的发票代码、号码、金额、开票日期不符，查询到的购票单位和发票上加盖的发票专用章不符等等。餐饮业发票以金额不符较多，停车类发票以购票单位与发票专用章不符较多。假发票不能作为报销依据，开具方存在偷漏税行为，会造成国家税款大大流失，任何单位和个人都有权举报。

5.加强数额较大费用项目的控制。管理费用可分为固定费用和变动费用，固定费用一般不随收入的增减而变化，可控空间很小，本文暂不讨论，例如职工薪酬、固定资产折旧费、无形资产摊销费、退休人员统筹外费用、房产税、土地使用税、取暖费、保安保洁费等。所以我们能控制的只有变动费用，发生金额较大的变动费用主要包括汽车使用费、业务招待费、会议费、办公费用、交通差旅费等。对几项大额变动费用的控制如下：

（1）汽车使用费的控制：对于大型施工企业来说，因施工地点分散在总部以外不同的场地，公司总部和施工项目部间的业务联系会需要更多的交通工具，因此，施工企业拥有车辆较多，每年几百万元的汽车使用费在管理费用中占有很大比例，每辆机动车每年平均费用在4万元以上，所以车辆使用费一直是公司管理费用中的重要内容。车辆使用费主要包括折旧费、修理费、汽油费、保险费、停车过路费等，对后几项变动费用控制如下：

修理费：驾驶员要爱护车辆，做好日常维护，做到定期保养，减少车辆大修次数。由专业人员按照汽车性能、行驶里程、行驶道路及使用年限等因素，为不同车辆规定每年的修理费用额度，节约的给予奖励，超支的视情况而定，如果是因业务需要增加了车辆的磨损，则据实报销增加的修理费用；如果是人为因素造成车辆修理费用的增加，则扣减下一年度的费用额度。另外选择信誉度高、质量过硬的定点维修店进行车辆维修保养，可降低修车成本，延长付款期限，达到减少费用的目的。

汽油费：各部门要合理安排外出事项，减少不必要的车辆使用。杜绝公车私用，不允许把公车作为个人上下班交通工具。去往外地办事人员尽可能选乘火车出行，乘坐火车一般费用较低，还可减少随从司机发生的所有费用。做好出车记录，查看每月行驶里程，计算消耗定额，找出实际耗油与定额不符原因，杜绝不合理费用。出行车辆尽量避开拥堵路段，使车辆用油保持在一个合理范围内。

保险费：购买汽车保险要选择合适的险种，分析近几年车辆出险情况，经常出险的险种一定要购买，几年不出险又不重要的险种可放弃。采用集团公司集中交纳保险方式，争取一定折扣，降低保险费用。严禁驾驶员酒后驾车，酒后驾车出现交通事故自行承担赔偿责任。

停车过路费：对于停车费，本市在2011年4月上调机动车停车收费标准，一类地区白天停车收费标准调整为2.5元/15分钟，重点区域和首小时后收费标准会更高，这样使停车成本大幅提高。所以，外出办事人员人合理安排路线及出行时间，减少停车时间，从而减少停车费用。对于高速公路费用，尽量减少驾车外出，多选用乘坐火车方式，从而减少过路过桥费用。另外，车辆可安装ETC车载器（即电子不停车收费系统），在京津冀大部分地区使用，ETC车辆通行费用为标准费用的九五折，从而降低高速公路费用。

（2）业务招待费用的控制。新所得税法第四十三条规定，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，也就是说不论招待费发生多少都要不允许全额税前扣除，都需要缴纳一定的企业所得税。这就要求我们着力缩减招待费用的发生，减少不必要的宴请，历行勤俭节约，反对铺张浪费。要严格按照企业规定的接待标准进行公务接待，严禁以借招待为名公款吃喝。财务部每年给各位主管领导发放一定金额的餐卷，报销招待费时需附上相同金额的餐卷，当年餐卷使用完毕则不能再报销招待费用，以此达到控制的目的。

（3）会议费用的控制。减少会议次数，减少会議天数，减少参会人员，精减会议内容，减少场地租用费。禁止在风景明胜地召开会议，不组织与会议无关的参观及游览，不发放纪念品。如果是单位内部召开的会议，则安排在单位内部会议室举办，在内部食堂就餐。

（4）办公费的控制：办公费用主要有办公用品和电话费两部分。办公用品的控制：实地考察每个部门正常业务量下所使用办公用品的数量，各部门超额领用需先提出申请，经办公室审核后方可领取。手机话费：建议员工选择适合自己的套餐资费，可降低话费使用。话费在限额内据实报销，超过部分自行承担。

（5）交通差旅费用控制：施工企业的项目部经常在外地施工，因此公司本部与施工项目间会发生经常性的人员往来，发生的交通差旅费用也会较多。对于差旅费，要有合适的参考标准。

三、加强企业管理费用内部控制的建议

1.做好预算管理工作，为费用控制提供可靠依据。各部门虽然每年末上报下一年度部门经费的预算，但大多只是参照上年度发生额稍加调整，没有实地深入考察每项业务发生的必要性以及真正需要的费用，以此作为费用控制的依据会有偏差。因此，我们要加强预算管理工作，从费用控制的源头抓起，财务人员可同各部门人员一起，共同确定本部门开展业务必需的支出事项，共同测算每一事项实际需要的费用，做出符合工作实际的预算，把每项费用预算做细做实，使费用控制依据更加合理。

2.建立内部控制评价部门，制定执行结果考核制度。我们目前还处于内部控制管理的初级阶段，各部门成本意识还比较淡薄，对费用的执行结果不太在意。因为没有明确的考核制度，节约了无奖励，超支了也没有实际的处罚，导致执行效果大打折扣。企业的内部审计部门以经济效益审计为主，对企业内部控制制度是否有效则很少关注。所以企业要设立专门的内部控制评价部门，建立一套完善的内部控制评价制度，对费用控制的执行结果做出客观、公平、公正、合理的评价，对评价的结果进行奖惩。

3.加大财务知识及相关内容的宣传力度。宣传企业假发票入账的损失及如何鉴别发票真伪。让员工熟悉汽车使用费、业务招待费、会议费、交通差旅费、电话费等各项日常费用的报销标准、注意事项及报销流程，需要找哪些部门及领导签字，使全体员工理解并支持财务工作，积极为企业减支增效做出贡献。

4.发挥财务部门的主导作用。目前，企业涉及费用管理调整的重要决策多由企业高层提出，财务部门对费用的管理多是被动执行。今后，财会部门要不断加强专业知识学习，提升自身业务素质，提高经营管理水平，运用现代化管理方法，加大对管理费用重点明细项目的分析研究力度，力争为企业提出更加科学合理、适合本企业具体实情的建议，为费用控制起到重要作用。

5.建立良好的沟通制度。我们周围的经济环境在不断变化，我们原有的制度和规定也会随之改变。变更后的制度和规定往往不能及时传达到每一位员工，有些员工还是按照原有规定操作，等到财务部门报销时才发现不符合新要求，只能重新办理，造成了重复劳动，降低了财务工作质量。有些事项因为发生时间较早，等到发现错误时再弥补有一定难度。所以我们每出台一项新规定或修改原规定，都要保证传达给相关人员并作好解释及培训工作，使各部门更好地配合我们的工作。

四、总结

我们的管理还很肤浅，对费用的控制还停留在表面，所以，我们要尽快建立适合本企业的费用控制制度和方法，完善企业控制措施，加大执行力度，实行全员参与管理，真正达到费用控制的目的，确保我们的生产经营计划及利润目标顺利实现。