人事档案管理优化性探讨

许清珍

摘 要 人事档案承担着选拔和管理各类人才的重任，随着经济不断发展，对人事档案管理中出现的问题加以分析，从而提出切实可行的优化策略，有助于有效提高人事档案管理的效率，使其管理具备优化性，最终有助于人才的合理流动达到合理管理和利用人力资源的目的。

关键词 人事档案管理 现状 优化措施

改革开放以来，在我国的经济不断发展的背景下，各事业单位也处于不断的改革和创新当中，尤其是其人力资源部门的管理工作受到更多的关注，人们更期待其人力资源的部门能充分发挥其职能作用。作为人力资源部门的重要工作之一的人事档案管理工作近些年来备受关注。充分认识人事档案管理工作的不足，以提出相对应的措施，有利于提高管理效率，对人事档案管理工作优化性具有重要意义。

一、当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多事业单位的人事档案管理的意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.在人事档案管理工作方面的意识淡薄。很多事业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事档案管理方式比较落后。人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国IT技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过IT技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多事业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

3.从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识。很多事业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

二、人事档案管理的优化措施

虽然各事业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

1.提高人事档案管理的重要性认识。当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各事业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各事业单位应注意转变管理的观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.规范人事档案管理工作。各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度，对人事档案进行收集和分类归档，施行定期和不定期的时间段进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少的人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

3.丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值。人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是事业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好事业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

4.实施信息化管理。实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

5.加强相关工作人员的业务素质。事业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

三、结束语

对于事业单位的人力资源管理部门来说，优化人事档案管理工作是一项关键的任务，其管理工作质量的好坏，水平的高低会直接影响到人才的选拔、任用、培养等工作的质量和水平。因此做好人事档案管理工作对如何加强人员配置，为各事业单位得到更好的发展有重要意义。

参考文献

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