优化备件管理流程 降低采购费用

袁绍霞

（济南钢铁股份有限公司冷轧板厂 济南）

自2008年下半年以来，金融危机对济南钢铁股份有限公司生产经营的影响逐步加剧，面对严峻的市场形势，集团公司提出了进一步降低成本、增加效益、应对危机的要求。为此，冷轧板厂首先从备品配件、辅助材料、小型机电库存的实物管理入手，建立起备件、辅助材料、小型机电实物跟踪管理系统，明确要求深挖潜力，降低备件、辅助材料等库存量，确保了降本增效目标的实现。

一、实施背景与立项理由

冷轧板厂主要负责备品配件、辅助材料、小型机电、仪器仪表、办公用品（统称为备件、材料）的采购，并进行后续管理。工作流程见图1。分为线上（PTS和ERP）管理和线下（现场）管理。

图1

1.线上管理（PTS和ERP）

（1）以前集团公司的备件、材料管理采用的是一级库存管理模式，由于现行的“以领代耗”的管理及核算方式，即以“领料”作为“消耗”计入生产费用和成本，致使各生产分厂存在“二级”库存的情况。不仅资源不能共享使用，还占用大量库存资金，容易造成资金浪费；管理部门无法准确掌握“二级”库存动态，失去了对实物的监管，形成了管理真空。针对此问题，利用信息化手段规范“二级”库存管理状况，对备件、材料实物进行跟踪和加强监管，同时与已纳入信息化管理的计划申请、订单录入，以及入总厂库、入分厂库功能等衔接起来，形成设备备件、材料的全程跟踪与管理。

（2）PTS备件实物跟踪管理系统，是以实物的“消耗周期”为关键路径对备件进行跟踪管理，从计划申报、订单签订、物料接收入总库、入厂级库、备件存放情况、机旁情况、组装情况、修复及修后使用情况，直至报废的全寿命周期管理。PTS辅助材料实物跟踪管理系统是对辅助材料以实物的“实际消耗”为关键点进行的跟踪管理，从辅助材料的计划、采购订单、入总库、入厂级库的实物存放，一直到消耗和用途等情况，全部纳入到信息化管理系统中，以实现辅助材料的闭环管理和信息共享。

（3）在ERP系统中，主要包括备件、材料的接收、检验和入库。物料搬运单是处理库存发料和子库转移的一种方式，ERP系统提供了全自动的实地盘点功能，可使用库存的实际盘点数来调节物料现有量，也是加强管理、确保供应与需求，保持高服务水平和计划生产的基础。

2.线下（现场）管理

在实际运行当中，备件和材料会伴随着设备从采购、成为固定资产到使用维护、折旧直至报废，都面临以下问题：①因物料编码、描述、基本信息不完善，工作流程不顺畅，现代化信息管理工作无法开展。②备件、材料的现场消耗没有数据可查，提交需求计划时全凭经验，补充存货没有数据支撑，呆滞库存及临时采购计划增多。③物料订货及交货周期不清楚。④部分备件物资积压严重，造成不必要的资金浪费。2013年3月ERP系统全面上线后，虽然基本解决了备件、材料的线上管理问题，但分厂负责的线下管理仍存在诸多问题，为保证及时供应，根据实际情况又制定了多项制度与措施。

二、实施方法

备件、材料管理在ERP系统中是先下线到分厂，再由分厂分配到各相关区域。备件、材料到达现场后，管理部门只留一份纸质收货单，因长时间存放出现破损或字迹辨认不清等情况，在查验关键备件、材料时需要长时间翻阅才行。通过不断探索和试验后，制定出备件、材料的实时在线跟踪表格，主要包括基本信息，如编码、描述、数量、入区域库日期、接收人，上级部门查验所需的合同号、物料加工及供应商信息等情况。同时，制订以下措施。

（1）实行计划提报会审制度。为确保设备正常运行，定期组织召开备件、材料协调会，充分听取厂、作业区和科室等部门的意见，广泛采纳合理化建议，提高工作水平。

（2）定期学习相关法规和政策。组织计划员定期学习ERP系统备件采购与库存业务操作规范，冷轧厂采购品采购管理办法，以及新制定的制度和政策等，确保计划提报的准确性，符合格式化管理的要求。

（3）做好物料编码工作。编码是区分物料最主要的条件，包括物料的属性、专业分类、资产序列号、流水码、规格型号等。设备码为一次性码，每次编制计划前都需新增编码，不得使用曾使用过的编码。一个编码只能对应一个物料，物料编码具有唯一性。通过实时在线跟踪表格的建立，可以确保物料编码的准确，便于后续工作的开展。

（4）优化备件及材料管理。通过学习新技术、新工艺和新材料的相关知识，不仅优化了备件、材料管理的程序，工作效率也得到大幅度提升。例如，轧机夹紧单元的液压缸，原来采用的是进口备件，通过对活塞处密封由格莱圈改为新Y型密封后，不但延长了寿命，还实现了备件国产化，降低了采购成本；罩式炉烧嘴数量多、更换周期短，通过了解烧嘴工艺情况后，将烧嘴的主要变形部位更换为新型耐高温材质，延长了使用周期。

三、取得效果

（1）自从实施月份项目以来，修理和日常维护费用都在可控范围内，没有出现应急的采购备件和材料，所需物料都在计划之内，取得了一定的经济效益。每个月的总修理费用均处于可控的范围之内。例如，备件消耗只在9月份大中修时超额3.36万元，材料消耗在10月和11月也只是在大中修期间超额38.47万元和20.24万元，小型机电、仪器、仪表在9月份大中修期间超过预算15.69万元。但综合下来，除去日常维护费用后，3—11月共节约资金82.17万元。

（2）实现了备件、材料信息的完整性，使用情况可细分到每个区域，实现了物料的定置定位管理。输入任何关键词时就可全面了解物料的全部信息，如合同号、物料编码、状况描述等，查找方式更加简洁，工作流程更为顺畅，节省了大量工作时间。例如，输入物料的编码或描述后可快速查找所在区域和入库时间，当同一个物料编码和描述的气动阀在酸洗和罩式炉区域同时使用时，可根据在线跟踪表格区分出入库日期和合同号，很快查到物料的定置定位情况。

（3）对关键备件实时跟踪并制定采购计划，确保不因缺件而停机。对不同的备件依据损坏频率、采购周期来编制采购计划，备件管理人员应在保证正常生产的前提下，尽量压缩备件储备资金，降低备件资金占用量。备件、材料到达现场后，通过此系统可对关键物料进行跟踪，确定更换周期和提报日期。例如，冷轧厂的关键备件主要有：轧机的主传动轴，是主电机与轧辊联接轴，所受负载和扭矩较大，因此更换较为频繁；向焙烧炉提供浓酸和废酸的泵，因受温度、压力等工况影响，且浓酸废酸易产生结晶，每年的使用量在12台左右。通过查询相关表格便可了解入库时间，根据月消耗量可准确地提报下次计划。

（4）可实时对任何物料进行监督和查验，从提报计划到PTS、ERP线上操作，再到现场管理均实现了闭环管理，每项操作都可做到有据可查。备件管理是保障生产稳定运行的重要工作，只有科学合理的储备与供应备件，才能保证设备修理质量和进度。通过实时在线跟踪表格，当上级部门查账或检验时，可快速查找到物料的接受人、所在区域及使用情况。

（5）可对每季度消耗情况进行监督，合理确定提报计划，科学分配资金占有量，减少资金占用。工厂每月都有固定的材料消耗，如轧制液、熟石灰、盐酸等，通过相关图表便可确定下一季度、年度计划的提报数额。例如，盐酸在9月份的消耗量最低，可确定酸洗线产量在9月份是最低的；通过轧制液可看出9月份消耗量最低，其产量也最低，从而确定9月份是工厂的大中修时间。既可监督每季度主要材料的消耗情况，还可充分利用有限的备件资金。

（6）能综合分析物料的成本、使用周期、历史需求及采购周期，合理确定采购计划。设备维修需要库存备件，漏储会造成生产损失，超储则造成资金积压或因过期、失效而报废。因此备件储备时，既要满足计划和非计划性维修的备件需求，又要避免过量库存，实现资金占用和备件等待损失的最小化。为此，先制作出关键备件的月报及年报计划，再根据每月的资金定额、历史需求、订货周期和库存量等，提报其他备件计划，既要保证关键备件供应，又能提高资金利用率。

四、结语

随着市场竞争的日益激烈，企业的管理方式也在不断创新，备件、材料在管理中所节约的“无形成本”虽然无法被量化统计，但却关系到生产的稳定运行和固定资本金的占用。因此，要用创新理念不断推进备件、材料的精益化管理工作开展，以精细化管理为着入点，探索符合企业发展现状的备件、材料管理模式，以成本控制为中心不断提升企业的核心竞争力。