新时期档案信息化管理平台的建设探究

司徒俊萌

摘 要：档案的管理离不开现代化技术手段的支持，尤其是信息化技术的手段。以档案信息化管理为标志，打造完整的档案信息化平台，是新时期档案工作的基本走向。本文以此为切入口，分析了建设档案信息化管理平台的必要性，并提出了建设工作的思路和方法。

关键词：档案信息化；信息化平台；档案管理；计算机；档案资源

所谓的档案信息化，其实是指在信息时代运用信息化技术手段对档案管理的升级和改造，是电子化、计算机技术与信息技术的有机结合。建设新型的档案信息化管理平台，并非单纯技术上的创新，而是包括档案内容、形式与管理模式的综合提升。因此，打造档案信息化管理平台的最大意义是延展档案的使用价值与社会价值，为档案更好的发挥功能提供保障。尤其在档案管理日益受到重视的当下，这一点尤为重要。

1 档案信息化管理平台建设的必要性

无论是企事业单位的普通档案，还是国家机关的机密档案，亦或是孤本、善本基本的稀缺档案，归根结底都是具有重要社会、历史、文化和传承意义的重要资料。保护、保存并更好的发挥档案的价值，是档案管理者必须充分考量的问题。以文书类档案为例，由于材质方面的原因，这样的档案保存、保管与管理通常面临比较大的问题。那么，将文书类档案进行信息化的改造，建设完整的数字化档案库，就可以很好的解决档案资源、资源存续与保管的问题。诚然，某些文书、手稿或者纸张其象征意义很难被取代，但是其承载的信息资源往往更加重要。打造以档案信息资源为核心的信息化管理平台，对于更好的保存、保管与传播档案信息价值，都极为重要，也是十分必要的。

此外，建设档案管理信息化平台，是提升档案管理层次和质量的必然要求。所谓的档案管理，就是在加强对档案的整理、分类、立卷、收集、归类、筛选、入库等各个方面开展的有效的管理化工作。档案管理是新时期档案工作的主体与核心，也是延续档案价值和功能的核心路径。建设档案信息化管理平台，运用新型信息化技术和传媒手段加强对档案的管理，能够保障档案更加有序、有效的为人们所用。此外，建设档案管理信息化平台利于更好的培养高素质的档案管理人才，对于健全档案系统也是极为重要的。以管理手段的创新和升级为目的，建设信息化管理平台，共享档案信息资源，打造完整链条的档案信息数据库，是档案绽放价值的基本途径，也是档案管理部门的必由之路。

所以，将档案信息化管理平台建设作为档案工作的一项重要任务去抓，是新时期档案管理的核心，也是保障档案有效利用的好办法。

2 建设档案信息化管理平台的思路与举措

档案信息化管理平台建设有如此多的好处，自然标志着新时期档案管理要进入到全新的阶段。那么，推进档案信息化管理平台建设，应该如何着手，建议考虑如下思路。

首先，要有效开发和运用现有档案资源，建设完整的档案信息数据库。具体来说，相关部门要加快开发和利用现有信息资源，不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要重视其继承性，要对现有的档案资源进行全面开发，逐步地适应。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。这样一来，现有档案信息资源可以被纳入到数据库，从而保证了档案信息的完整性，也为后续的管理工作打下了基础。

其次，要建立健全管理规章制度，形成统一的信息化档案管理标准和规范。无论是企事业单位还是国家机关，在开展档案管理信息化平台建设时，都应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善；此外，档案管理部门还应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。这样的话，未来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。此外，建立健全档案信息化管理平台建设的规章制度，严格依照制度办事，彻底解决存在的建设进度、资金短缺、人才匮乏等多方面的不利问题。

再者，要做好档案信息化管理平台建设的安全保障工作，培养、引进优质的信息化管理人才，打造业务素质过硬、思想道德扎实的档案管理队伍。由于档案信息化管理平台的建设与外部互联网相通，数据库、信息库的档案资源必然面临诸如黑客入侵、木马病毒等安全风险。这时，就必须充分考量档案信息化管理平台建设的安全问题，并据此制定有效的应对举措。另外，要加强人才队伍建设，培养、引进一大批高素质的档案信息化管理人才，让那些既懂档案管理又懂计算机技术的人才成为档案部门的中流砥柱，并激发出他们的工作潜能，打造科学、严密和有效的档案管理信息化平台。

综上所述，新时期档案管理工作的趋势就是信息化、现代化与数字化，这也预示着档案信息化管理平台建设一定有更光明的前景。以档案信息化管理为依托，未来的档案管理工作一定可以取得实效，档案价值的发挥也会更有意义。

参考文献

[1] 安小辉. 论档案信息化管理的重要性[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）. 2010（01）

[2] 贾燕荣. 关于档案信息化管理建设的思考[J]. 黑龙江科技信息. 2008（33）

[3] 2012中国信息化成果档案行业创新应用奖 合肥市肥东县档案馆档案信息化建设项目[J]. 软件和信息服务. 2012（11）

[4] 安小辉. 论档案信息化管理的重要性[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）. 2010（01）

[5] 吴挺善. 浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J]. 云南档案. 2008（01）