企业油田声像、实物档案的数字化管理工作探析

谢发红

摘 要：在油田企业勘探开发工作不断深入，规模也不断的扩大，对于企业油田声像、实物档案资料进行数字化的管理工作是石油企业现代化管理的要求。本文分析了企业油田声像、实物档案数字化管理工作的必要性，以及在数字化管理工作中面临的问题，探讨了档案数字化管理工作问题的解决措施，为以后的油田勘探开发、科研生产提供有实用价值的参考资料。

关键词：企业油田；声像；实物；档案；数字化；管理工作

为了延长企业油田声像、实物档案的寿命，许多的石油企业都将档案信息数字化管理当做一项重要的工作进行开展。企业油田声像、实物档案是关于油田在勘探开发、生产经营、科研管理过程中积累的有价值的资料，这些是石油企业资源的重要组成部分。近年来随着油田档案信息化、数字化程度不断提高，企业油田声像、实物档案数字化管理工作的建设也不断加快，为了满足石油企业现代化管理的要求，做好企业油田声像、实物档案的数字化管理工作显得越加重要。根据实际的工作需要，油田不断的扩大规模，数字化的档案资料为生产科研工作者提供了先进的研究环境，并且节约了大量的时间。可见，数字化的档案资料为油田企业的现代化管理和油田勘探开发工作提供了便捷和可能。

1 档案数字化管理工作的必要性

企业油田的声像、实物档案信息是油田勘探开发和生产经营活动的记录信息的载体。随着石油企业勘探开发工作不断深入，以及石油信息化工作的不断开展，只有利用好已有的石油档案资料，在扩大勘探领域和增大石油产能方面才会产生巨大的社会效益和经济效益。但由于这些档案的数量越积越多，加上声像、实物形式的档案资料翻阅的困难，使得查阅、分析档案资料的工作需要耗费大量的人力物力，不符合油田企业现代化管理的要求。为了使这些已有的声像、实物石油档案信息在生产建设中发挥其作用和实现其使用价值，做好档案数字化，健全档案信息数据数字化管理的工作，有很大的必要性。

2 档案数字化管理工作面临的问题

2.1档案数字化管理录入缺点

石油企业声像、实物档案信息转录为数字档案过程，需要相关工作人员做大量的工作，虽然所参与工作的人员是本企业的员工可以保护档案信息的保密性，但是在录入的过程中难免会出现人为因素的错误信息录入。在声像、实物档案录入过程中所购置的相关数据设备，需要一笔资金投入，但在声像、实物档案信息转换完成后，大部分的数据设备就会闲置不用，造成一定的浪费。为了转换信息所需要配备专业人员，对相关人员进行专业化培训，这对于一些档案部门实现这一要求有不少困难。如果请专门的专业人员工作，就会增加档案资料泄密的风险。专业的公司对于档案录入收费会比较贵。

2.2档案数字化存储有困难

受客观条件的限制，企业的石油声像、实物档案资料在存储时都有一定的寿命，对于长期有用的数据资料就需要定期的更换存储媒介，以保证档案数据资料的不丢失。档案数字化所用的存储介质一般为光盘或者计算机硬盘，有时候由于备份处理不及时，一不小心会将数据资料格式化，造成数字资料丢失。有时对计算机硬盘所存储的资料进行迁移时，最容易造成档案信息资料缺失遗漏。光盘由于制造材质的原因，在使用过程中材质有一定的使用寿命周期，所以不仅呀定时对所存储的数据进行检查，还要及时更换光盘避免档案信息资料的丢失。这就额外增加了人员的工作量和资金的投入。

3 档案数字化管理工作问题的解决措施

3.1规范档案数字化管理工作

规范档案数字化管理工作需要结合企业自身的实际资金周转情况，建立健全的档案分类规则和档案号码编制的规则。并且根据国家和本行业现行的标准规范和制度，对电子文件进行规范化的管理，保证档案信息检索的准确率。为了保证档案信息的正确性、原始性和完整性，需要安排专业的人员具体负责，不仅对档案资料采集的工作加强管理，还要加强对档案资料转换数据的质量控制。规范化的档案数字化管理工作，是数据资源建设重要保证。对于档案管理的专业人员，提高其专业的档案管理水平，并定期安排其专业技能的培训工作。

3.2加强档案数字化管理工作的安全性

声像、实物档案信息转换成电子文件，一般都会存储在计算机设备中。在使用和上传的过程中是在局域网等网络环境下运行的，有可能因为档案运行的操作系统或者是有攻击性的文件影响档案信息的安全性，需要采用物理隔离或者磁盘等其他措施保证档案信息的安全性。现代化的石油企业档案数字化管理工作要求有健全的管理责任制度，把信息安全贯穿到整个管理工作中。同时还要为了保证档案信息的安全性和机密性，企业应该和数据管理的专业人员签订安全保密的合同。最重要的一方面是，为了保证档案电子文件的安全性，要制定严格的档案信息数据的检查和备份制度。

对使用档案信息的用户设置不同程度的权限，需要相关档案资料的人员必须经过相关领导的审批，和档案借阅管理人员授权后才可以使用档案资料。为了避免档案资料的滥用和非法商用，要对档案的电子文件资料增加相应的版权水印标志，或者申请其他的版权专利。

4 档案数字化管理的发展趋势

石油企业声像、实物档案的数字化发展趋势在传统的数据录入基础上，会采用更先进的数据采集录入设备，全面实现自动化、智能化的数据录入工作，避免了在档案资料转换过程中发生泄密的事件。而对于所配置的专业数据转化机械设备的费用将会是低价格的，为档案数字化管理工作降低成本。档案资料的电子文件的存储的介质性能更耐用，更低廉，计算机硬盘和光盘结合使用，增加档案资料的存储稳定性和安全性，解决了数字化档案长期存储面临的数据可能丢失的问题。新的计算机技术的应用，不仅使得档案信息数字化管理工作现代化，还使得石油企业的管理工作更有效率。

5 结语

将大量的油田声像、实物档案信息转存为电子信息档案是符合石油企业现代化管理的需要。在档案数字化管理建设过程中，要充分保障资源建设的原始性、准确性和及时性。虽然进行石油企业声像、实物数字化管理工作现阶段面临着许多困难，但是计算机技术的不断进步，档案数字化工作将会发挥其优势，使档案数字化管理工作符合石油企业现代化的需要。使石油勘探开发、增多石油产量等工作有更方便的资料查阅，提供有参考价值的资料。

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