企业档案鉴定工作的思考

陈向引

摘 要：档案鉴定是档案工作中的一项重要内容，也是档案工作中难以开展的一个环节，并且掌握一个文件生命的“生死大权”。做好企业档案鉴定工作，对优化企业档案保管质量，全面确定档案的保管价值和档案利用可持续发展，有着十分重要意义，本文分析企业档案鉴定工作存在问题，探讨档案鉴定工作特征，根据工作中遇到的问题，对档案鉴定工作进行思考，希望能引起各级档案部门和企业领导的重视。

关键词：企业档案；鉴定工作；思考

档案鉴定是对档案价值的评定和预测，是档案工作中的一项重要内容，是档案工作中众所周知的难点所在。一个文件从其产生形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，其档案价值确定离不开鉴定环节，然而，长期以来企业档案鉴定工作存在着“存而不鉴、鉴而不毁”的现象，档案鉴定工作如同虚设，因此，重视档案鉴定工作，明确档案鉴定工作意义，掌握档案鉴定工作方法，对优化企业档案保管质量，全面确定档案的保管价值，有着十分重要意义，它不仅仅是实现档案信息化管理，有效开发档案信息资源的需要，同时还是档案利用可持续发展的需要。

1 企业档案鉴定工作实践中存在问题

1、缺少对归档文件材料的准确性鉴定。档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录，这是因为在文件材料的形成过程中，人们受到客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映历史真实，甚至夸大、缩小或歪曲历史事实，这在不同历史时期和不同工作领域都不同程度地存在。档案工作者不可能也不允许改正档案材料原件内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。

2、缺乏对归档材料的完整性鉴定。归档文件材料不完整，是长期存在的普遍问题。据笔者调查，归档文件不完整主要表现在三个方面。一是归档材料门类不全。企业除文书档案外，其他门类的档案尤其业务档案大都没有硬性收集归档制度，这就为全面反映其工作活动大打折扣。二是归档部门不全。一个单位内各部门的职能不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除综合部门形成的红头文件外，其他部门因形成的材料少，往往长时间没有文件归档。三是归档文件材料不完整。缺附件、少底稿、丢原件事情时有发生，尤其是科技档案在这方面表现得更为突出。

3.缺乏对档案鉴定工作重视。鉴定工作风险大，责任重。档案具有不可再生性，一旦销毁，无法挽回。现实中，企业面临的档案库存矛盾再大，困难再多，与鉴定失误相比，责任还是要小得多；只要档案保存在库房中，档案人员就踏实。这不仅代表了一部分档案人员的心态，也代表了一部分领导的心态。正是这种求稳保守的思想，直接影响着档案鉴定工作的开展。

4. 缺乏档案鉴定标准可操作性。在工作实践中，往往感到现行标准缺乏可操作性。一是基建档案，保管期限分为永久、长期、短期三个档次，一般以单项工程为一套，一套基建档案少则几十卷，多则上千卷。档案人员很难在成百上千卷的档案中，挑选到期的档案进行鉴定，造成基建档案的鉴定成为一纸空文。二是档案保管限期表条款概括性很强，使档案人员理解的随意性加大，可操作性减少。例如《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的保管期限，但是在执行中，如果只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁，而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题，势必造成误鉴。

5. 缺乏档案鉴定工作监管，无制度约束。在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使档案鉴定工作一直无法纳入到档案管理计划之中。

2 档案鉴定工作在企业档案管理全过程中特征认识

基于上述实践中出现的问题，可以看出档案鉴定贯穿于档案管理全过程，这一过程可分为若干阶段，各阶段有其不同价值、作用和特点。档案收集要鉴定（对文件资料是否归档）、整理要鉴定（编排要区分价值）、编研要鉴定（选材要鉴别）、利用要鉴定（审查使用范围）、保管要鉴定（判断保管期限）和销毁档案要鉴定（失效文件、超限文件），可以看出档案鉴定应包括档案价值鉴定、档案保管期限鉴定、档案准确性鉴定、档案完整性鉴定、档案期满鉴定等方面，根据鉴定工作是在档案管理不同阶段依次分别展开的特征，笔者将档案鉴定划分为前期鉴定和后期鉴定。

前期鉴定是指对文件材料保存价值的鉴定和对归档文件材料的准确性、完整性鉴定。因其是在文件材料立卷归档阶段完成的，处于档案文件运行前期，所以可将它们统称为前期鉴定，亦可称为归档鉴定。前期鉴定，一般无需成立专门的鉴定组织，是在工作中顺序完成的，只需严格管理制度、明确管理责任，由责任人如立卷人、案卷审核人、归档接收人等分工负责，共同把关，协作完成。它主要包括：

1、保存价值鉴定，是指文件材料有没有保存价值、保存价值大小的鉴别，并依此确定文件材料归不归档、保管期限的长短。

2、准确性鉴定，是指对归档文件材料的各种标识的准确性及其所承载的信息的准确性进行甄别评定。前期鉴定中的准确性鉴定，主要是针对工作中因工作疏忽将归档文件材料的某些标识如责任者、时间、签章、竣工章等遗漏丢失或者错误，正文与底稿不相符，正本与副本不相符，基建图物不符，设备图物不符等等诸多情况的检查。

3、完整性鉴定。归档时，责任人对围绕某个事件、某项工程、某个设备、某项任务所产生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料页数、图幅及底稿的完整性进行鉴别并签字确认，以确保归档文件材料的完整性。

后期鉴定其工作内容包括档案评价、保管期限鉴定等。需要建立专门鉴定委员会，按特定的程序进行。要体现“为我”性，以我为主，同时体现“兼顾”性，以我为主并非“上下砍光”，就是说，从一个单位的形成来看出，应该确定永久保存的主要是本机关的档案，是本机关形成的重要文件，对于外来文件，则应在分析来文机关的与本机关的关系的以及来文内容与本机关的职能关系后，再作决定。上级来文，主要看出是否有专指性，专门针对本单位的文件，永久保存。下级机关来文，主要是本单位予以答复的文件为永久保存。

3 做好企业档案鉴定工作的思路

有了对档案鉴定工作的认识，针对企业档案鉴定工作现状，要做好企业档案鉴定工作，应做到：

1.更新观念，提高认识，创精品档案。做好企业档案的鉴定工作，首先应从认识上加以转变，剔除只进不出、多多益善的思想。在具体工作中，应突出重点，集中主要精力保存最有价值的档案，树精品意识，建精品档案。只有这样，才能在遭遇突发事件时，使最有价值的精品档案得到及时稳妥的保管和转移。

2.完善制度，依法鉴定，定期鉴定。企业档案鉴定工作不能有任何的等、靠、要思想，要充分依据《档案法》科学制定企业档案鉴定工作制度，根据企业发展和变化，不断进行补充和改进，建立由企业主管领导、档案人员、专业技术人员三结合的鉴定小组，有组织、有计划、有步骤地定期开展档案鉴定工作。

3.严把档案工作的每个环节。一是严把档案收集关。在文件材料的收集整理之时，将无保存价值的文件从源头上给予清除，使档案优化问题解决于萌芽之中。二是严把鉴定关。对到期或已过保管期限的档案进行重新鉴定。三是严把移交关。在向档案馆移交以前，进行档案室阶段的最后一次价值鉴定，此时的档案鉴定工作应由企业档案管理人员和档案馆工作人员一同完成。

档案鉴定是企业档案管理工作中一个薄弱环节，应当引起各级档案部门和企业领导重视，加强对企业档案鉴定工作的监管力度，加强对企业档案鉴定工作制度化建设，使档案鉴定环节在档案管理全过程中发挥其应有的重要作用，同时，档案人员要有历史眼光、发展眼光、全面观点，分清玉石，即要考虑如何“毁”，也应着眼于如何“存”， 区分出有价值、珍贵的档案，积极发挥重要档案的作用，为档案信息资源优化，提高利用效果，奠定扎实的基础。endprint