用Office Publisher实现带照片考生体检表批量打印

祁翠琴

摘 要：根据自己的工作实际，简要谈谈用Office Publisher实现带照片考生体检表批量打印的過程以及在工作中的其他应用。

关键词：Office Publisher Excel 邮件合并；批量打印；应用

在Microsoft Office应用中，我们体会到Publisher能提供比Word更强大的页面元素控制功能，Excel具有强大的统计功能，如果我们将这两大功能联合使用是否能实现更强大的应用呢？根据自己的工作实际，利用Office Publisher中的邮件合并实现了高考考生带照片体检表的批量打印，本文简要谈谈实现此功能的过程。

一、建立数据源

首先，建立一个包括变化信息的数据库（可以是Excel，Access，Foxpro等），本文以高考考生体检表所需信息，用Excel建立了名为“考生体检表信息库.xls”的数据源，字段名称分别为报名号、姓名、性别、照片，请注意不要省略字段名称，以免邮件合并时找不到合并域名。其次，建立名为“考生照片”的文件夹保存好考生照片，照片属性要符合出版物所需要求。

二、设置出版物类型

Office Publisher提供的出版物类型很多，如海报、名片、新闻稿、贺卡等等，可根据自己的实际需要进行选择。因高考考生体检表是A4纸统一格式，各体检项目已打印其上，我们只需打印考生报名号、姓名、性别和照片，所以本文中选择“空白纸张尺寸”→“A4（纵向）21×29.7厘米”作为符合自己需要的出版物类型。

三、邮件合并

1.点击“工具”菜单栏，选择“邮寄和目录”中的“邮件合并”，屏幕左侧出现“邮件合并窗口”，选择“使用现有列表”这一项，点击下一步“创建或连接到收件人列表”，弹出“选取数据源”对话框，选择已经建立好的数据源“考生体检表信息库.xls”确定。

2.如图所示将窗口左边任务窗格中显示的“报名号”“姓名”“性别”字段根据自己出版效果拖到出版物相应位置中，点击任务窗格下侧“其他项目”中的“图片域”，单出“插入图片域”对话框，点击“指定文件夹”按钮，添加考生照片所在文件夹。

3.点击下一步“创建合并出版物”，在左侧任务窗格中选择“合并到新出版物”，出版物制作完成，保存后即可单页打印、多页打印，也可批量打印。

使用Office Publisher邮件合并可以实现很多功能，比如制作学生成绩报告单、准考证、运动会奖状等各类奖状证书，它的实质其实就是页面元素与Excel等数据库建立关联，实现了小型信息管理系统。此外，Office Publisher强大的页面元素控制功能还可用于传统手抄报、宣传栏等的电子排版，在缺乏A3等大页面纸张时可用A4纸张就能分页打印出大页面纸张内容，再稍加剪修粘贴就可以达到非常好的出版设计效果，值得推广应用。

（作者单位 青海省大通回族土族自治县教育局）

编辑 薄跃华