提高农业基本建设项目档案管理水平的对策

张令宏　黄剑玲

摘要

着重阐述了农业基本建设项目档案管理的重要性及存在问题，并提出了如何做好农业基本建设项目档案的管理的对策。

关键词 农业基本建设；项目档案；管理工作

中图分类号 S-9 文献标识码 A 文章编号 0517-6611（2014）11-03407-02

Abstract This paper focuses on the importance of archive management in agricultural capital construction projects and problems， and puts forward some countermeasures for improving the agricultural capital construction project archives management.

Key words Agricultural capital construction； Project archives； Management work

随着农业科研工作的深入和发展，作为农业科研试验基地的基础设施建设，是支撑科研试验成功与否的关键。基建工程档案资料是基于基建工程建设过程中逐步形成的，是工程建设过程直观、真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。因此，管理好基建工程档案资料是提高基建工程质量非常重要的一环。随着我国对农业科研工作的逐步重视，农业科研试验基地的基建工程项目也在逐步增加，基建工程档案也随之剧增。因此，如何管理工程档案就成了一项十分重要的工作。笔者通过多年的基建档案管理经验以及在基建工程档案管理中的一些体会，对如何提高基建档案管理水平进行研究。

1 农业基本建设项目档案在其工程建设中的重要作用

1.1 基建档案是农业基本建设的工程建设全过程的直接反映，真实再现了整个工程项目管理过程和工程实体的真实面貌

基建档案是建设项目在勘察设计、立项审批、招投标、施工监理、竣工验收等工程环节中形成的纸质、胶片等载体存在的文字、图表、声像等形式的全部文件，具有综合性、成套性、真实性和准确性的特点。准确而全面的基建档案为工程验收，工程事故原因和责任认定，提出改进方法及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据[1]。

每一个农业基本建设项目都必须经过工程前期准备（设计、勘探、预算、招投标等）、中期施工（施工、施工监理）、后期验收（竣工验收、结算、审计、项目验收）等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。

例如，在工程前期准备阶段有：项目建议书、可行性研究和立项批复文件、勘踏文件、初步设计文件、施工图、预算文件、图审文件、招标代理文件、招投标文件、相关施工合同协议等；在监理方面有代理协议、监理规划、监理细则、监理工作联系单、监理会议纪要、监理日记和监理工作报告及总结等；在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件；竣工验收阶段有竣工图、竣工报告、验收记录、工程结算、项目审计、决算和交付使用资产文件等。同时在项目实施过程中，还会按照现场实际需要情况出现调整或变更项目的请示、批复的实施内容的情况，由此产生的调整和变更说明及有关部门的批复文件是上级部门对该项目建设质量认定及验收时非常重要的依据。

随着科研试验的发展，田间试验越来越被重视，加上国家对农业科研的投入力度加大，农业科研田间工程建设项目将不断增加。提高对基建档案重要性的认识，是管理好农业基本建设档案的前提之一。

1.2 基建档案为单位事业发展提供了依据和支撑条件

农业基本建设是农业科研事业发展的一项基础性工作，就好比基础建设是经济基础，而科研试验是上层建筑，科研试验基地的基础建设最终是为科研试验服务，为科研提供良好的支撑条件服务。

按照基建工程建设的流程、规律，收集、整理、保存起来的基建档案资料具有齐全、完整、准确等特点。该特点决定了基建档案具有技术含量高、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目工程建设过程再现的宝贵财富。

基建档案工作是基建工程建设的重要组成部分，按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料，实行集中统一管理原则，为后续工程项目的实施、完善及改扩建等提供档案利用服务。在后续工程项目的前期工作中，需要进行项目可行性研究、上报申报书、初步设计、项目概算、施工设计等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的事实依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，管理好基建工程档案，是提高基建工程管理水平，发挥档案作用的关键因素。

1.3 基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源

随着农业科研的逐步发展，农业科研院所的农业基本建设接连不断，并且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关档案资料。收集、管理和保护好这种基建档案是基建管理人员和项目参与人员的义务和职责。这就需要管理人员熟悉档案资料，以便于随时调阅、核实，对档案资料越熟悉就越能减少查阅资料的麻烦，更能节省宝贵的时间，提高工作效率。

2 农业基本建设项目基建档案管理中存在的问题

2.1 农业基本建设项目的基建档案其自身特点决定收集难度大

由于各种不可预见的主观或客观因素的影响，例如：项目前期工作中的施工图设计反复调整、报监报建及图审工作时间较长、招投标工作中的流标、施工过程中建设内容的变更或调整以及海南当地多雨季等原因，造成基建工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，施工单位只重视工程本身，轻视甚至忽视工程档案，使甲方对基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用。工程项目管理和技术文件资料处在分散甚至可能损坏、缺失的情况，制约了甲方对项目预算的控制，增加了档案收集工作的难度。

2.2 缺乏科学管理导致归档文件材料不规范

项目从立项到实施至竣工期间，参与单位较多，参与人员良莠不齐。在工程文件编制过程中，由于缺乏科学管理和规范的档案意识，工程施工人员、技术人员为了图方便，随意使用各色笔等书写，这对基建档案的长期保存和利用造成严重的影响[2]。此外，信息记录不够完整、准确，比如施工单位编制的竣工资料存在缺日期、签名和印章，监理日记和施工日记缺记录人员签名等现象，归档文件材料中存在大量复印件等，这些行为致使档案资料不规范、不完整。

2.3 对档案管理工作没有足够的重视

项目管理及实施过程中，参建各方对档案资料的收集与管理不重视，甚至部分建设单位没有配备专人管理档案资料，项目管理资料比较混乱，造成部分竣工资料的不完整或流失。

2.3.1

对档案管理意识较为淡薄。认为档案管理工作只是收集过时文件材料，不肯投入人力、物力、财力去管理。

2.3.2

参建各部门不注重承上启下，内外协调，互相沟通。由于项目实施过程中，参建单位较多，基建档案内容广泛，涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收等阶段。档案资料分散，各部门之间内部与外部缺乏沟通，档案意识不强，造成资料的遗失、损毁。

3 提升基建档案管理水平的对策

3.1 充分重视农业基建档案管理工作

配备专门的基建档案管理人员，充实基建档案管理队伍，提高基建档案管理的意识，配备专用档案管理设备。基建档案管理人员应积极督促各参建单位做好职责范围内的基建档案收集、整理和保管等工作，保持档案资料的有机联系，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失，抓住每一个环节的档案收集，积极协调参建各单位。设计、施工、监理等应该通力合作，加强其对档案管理工作的积极性和责任感，使基建档案资料尽可能做到完整、正确、真实、严谨，为项目验收、检查、后续利用提供可靠的依据。

3.2 加强基建档案的收集工作

基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展。所以要制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制。在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，抓住工程关键阶段进行收集。档案管理人员应实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施。要采取业主负责制、奖惩制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案移交的责任。

3.3 基建档案的收集应系统、全面

从项目申请、批复立项开始，提前介入建设工程，切实了解工程进度，掌握第一手资料，做到心中有数，严格保证工程立项与建立基建档案同步。工程建设过程与竣工材料的积累、整编、审定工作同步，工程交工验收与档案验收同步，建立事前介入控制、事中监督检查、事后严格把关的全程动态管理机制，以保证基建档案的完整、准确、可靠。档案收集应按照《农业建设项目竣工验收技术规程》进行整理归档。

3.4 严把归档审核关

在文件归档前，应严格把关，认真审核，把不符合要求的文件拒之归档。主要审文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完备，文件的内容是否完整，文件中数据是否存在涂改现象，文件（除签名外）是否存在“三色笔”现象，竣工图编制是否规范等。

3.5 做好基建档案的收集、整理和装订工作

按照项目实施前期、实施过程、实施后期三大阶段划分，将收集好的参建各单位资料进行分类整理装订并编制资料总目录，将其盒装后归档，使原本散乱无序的资料更有利于管理和查阅。

3.6 提高自身的业务水平

相关人员必须掌握档案整理规范操作方法，了解基建档案管理知识、基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。要紧跟时代步伐，学习并提高基建档案业务知识、管理理论和技术方法的水平，提高自身修养。要不断调整知识结构，学以致用，熟悉基建工程业务流程，积极与单位基建管理人员及参建单位进行沟通与交流，以便提高基建档案管理水平。

3.7 加强基建档案管理制度建设

根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建管理规章制度和实施细则，提高基建档案资料管理的规范性和可操作性。

4 结语

基建档案反映基建工程项目的真实面貌，是基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项服务现实，着想未来的工作。档案管理人员需具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，提升单位管理水平和基建工程建设水平，为农业科研事业保驾护航。

参考文献

[1]

朱彩云.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].兰台世界，2013（Z3）：38.

[2] 吴建萍.试析当前基本建设档案管理中存在的几点问题及其有效对策[J].活力，2010（2）：198-200.