住房保障档案管理的问题分析及对策措施

朱志明

[摘 要] 在我国现在的住房保障档案管理工作中，仍然存在着许多需要解决的问题，住房保障档案管理工作仍有待进一步完善。本文说明了住房保障档案管理的基本构成，点明了住房保障档案管理存在的问题，并分析了产生这些问题的原因，最后给出可参考的解决问题的对策措施。

[关键词] 档案管理；问题；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 057

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0079- 02

1 引 言

国家针对住房保障档案管理方面制定了详细法规，使住房保障档案管理有了可参考的规章制度，凸显了住房保障档案管理工作的重要性。但是在档案管理工作的进行当中，住房保障档案管理还存在一些需要解决的问题。一些城市地区原有的档案管理方式已不能满足快速增长的档案管理发展需求。住房保障档案管理的意识，明显落后于住房保障建设的发展。下面讨论如何解决这些问题。

2 住房保障档案管理的基本构成

住房保障档案是基于保障住房之上，按照国家相关法律法规实施保障过程中形成的保障策略与行为，表现为纸质或电子记录，包括文字、音像、图表等，归属于相关住房保障机构管理。根据不同要求具有不同分类方法，可以按照载体、住房种类、住房实践等进行分类。例如，按照住户性质分为以户为单位、以部门为单位两种方式，以户为单位的档案包括廉租房、经适房、限价房，申购要经申请、审核、复核、实施四步方可。以保障部门为单位是根据保障机构日常工作流程的记录材料，包括文书、会计、基建以及声像档案等。

3 住房保障档案管理存在的问题

随着社会经济压力的扩大化，解决国民住房问题被放在保障项目的重要位置，关注城乡低收入家庭，建设以廉租住房为主，多项适用房共同辅助，切实解决城乡低收入者家庭无房现状，保障其有家可归是国家政策要求，必须不断完善住房保障体系，针对现存的住房保障档案管理弊病提出可行办法。

3.1 重工程建设轻档案管理

住房保障系统相关政策要求各级政府切实把建设保障系统提上日程，加快保障房建成的速度、保证住房质量和规模，例如从保障房选择开始，到规划设计、申购建设等步骤都由市政府直接把关，亲自指挥，领导监督机制进一步加强，做到领导与民共建设。针对保障房的质量高要求、高监督，对建材质量进行责任追究；工程质量全程监控；工程验收异地互验等方式方法，严格执行国家对保障房的关怀政策。但是住房保障档案管理跟不上国家政策要求，传统守旧的思想阻碍了档案建设的及时性、完整性、真实性，档案出现归档范围不清晰、不规范，档案信息无效、缺乏监管等问题，档案建设与保障房建设发展不同步势必会影响保障房工作的有序进行以及事后管理，要提高保障房管理的意识，提高保障房档案管理能力。

3.2 重商品房档案轻住房保障档案

档案管理松懈，丢失损坏严重，多数住房保障档案保管地点不统一，安全系数不够，通常存放在住房保障科、铁皮柜、办公室角落甚至部分档案被随意放在经济房发展中心，更有甚者工程竣工后根本没有移交基建档案。档案工作人员素质低、防水、防火、防霉、防丢失等保护意识不足。例如某些地方建成信息库，却未能将住房保障档案整理入库，数字化档案管理未能推行，住房保障档案建设相较于商品档案管理明显落后。必须克服住房保障档案管理的各种缺陷，提高人员意识、加大财力投入、加强技术管理，切实把档案管理建设成完善有序的管理系统，促进住房保障的推行。

3.3 重住房保障配售工作轻档案管理工作

保障房是建设给予无房、低收入者家居住宅的人性关怀政策，杜绝造成资源浪费，杜绝投机倒把分子购置保障房炒房热房，对住房市场造成不良影响，重住房保障管理系统要切实做好档案管理。多数县（市）采取五部门监管住房申购策略，即在住房保障申购阶段由房管、民政、城区、公安、纪委监察等5个部门进行入户实查，依照“四审四公示”等法律法规严查，确保配售符合规定。申购是购置住房保障的基础，要做好把关工作，各县（市）针对各地的实际情况采取符合当地的申购条件审查，确保保障房申购配售工作有序进行，但是相对应的住房档案资料管理却未能跟上，往往受到工作部门的轻视，针对配售过程中出现的问题，档案管理工作者未能及时做好记录。例如经济房公开摇号的住房配售现场相关影像、取消不符申购条件的骗售资料、退出保障房相关资料等，资料没有及时归档出现永久丢失现象，为日后工作造成巨大不便，留下隐患。

4 存在问题的根本原因

4.1 对住房保障档案管理任务的艰巨性认识不足

随着社会经济不断发展，越来越多家庭表示对住房具有极大压力，保障房为3 100万户中低收入家庭解决了住房问题，随着建设社会主义国家进程的加快，全国建设保障房工程3 600万套，预计“十二五”完成之际要达到保障性住房覆盖率20%，由此产生了数量庞大的住房保障资料，档案管理更是要求制度化、规范化，要求真实可靠性，然而部分基层管理者未能形成档案管理意识，没有把档案管理放在重要位置，不能了解保障房档案管理的艰巨性。

4.2 对住房保障档案管理的紧迫性认识不足

为加强管理者对住房档案管理紧迫性的认识，国家档案局2011年已把住房保障档案列入政策，档案归入专业性系统管理，国家基本专业档案目录保障了住房档案管理有序进行，更具规范性，满足相关地方需求，是国家档案管理中的组成，是各地方档案监管的重点项目。要切实提高各县（市）对住房保障档案管理的重视意识，认识管理工作的艰巨性、紧迫性，提高管理力度。

4.3 对住房保障档案管理的重要性认识不足

建设住房保障体制就必须完善档案管理相关体系，加强档案管理制度是提高住房保障资源合理分配的重要内容，坚持三公原则，提高政府贯彻执行能力，确保实现城镇低收入者有家可归，有房可住，促进国家住房保障事业稳步发展，推动国家社会主义制度的建设。各县（市）住房管理部门要切实提高档案管理意识，切实贯彻国家保障房政策，切实把档案有效管理落实到行动中来。

5 解决问题的基本对策

5.1 建立保障性住房信息管理平台

积极建设保障性住房信息系统管理平台，要做到几点要求：①网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序，严格监管。②各部门协同合作，从街道到公安相关部门全员动员合作，共同办公。③管理包括低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出全程管理，保障对象从申请到实施保障的信息跟踪管理。④设置合理化保障标准及合同模板，例如租金、补贴、住房面积等项目。⑤实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。⑥建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理沟通联系。⑦设置显示“永久与长期”时限功能管理系统。

5.2 设置专人专门机构负责住房保障档案管理工作

住房保障档案管理系统缺乏有效的管理机制，重视程度不足，工作人员多为劳务派遣性质，直接影响档案管理规范化建设，降低了住房保障管理水平的要求，针对无专人、无专门机构负责管理保障房等相关限制提出相应对策，要提高档案管理水平，①要求各县（市）相关部门基于“三定方案”之上，交付招聘自主权利，房产部门更够根据自身需要招聘专业性强、素质 高的档案管理人才，设置专门机构负责管理。②各省、市住房管理部门联合档案局共同制定相关住房保障制度，考核放在与保障房工程建设同等地位，加强监管。③设置培训机制，实行岗前、岗中、岗后定期、不定期培训，岗前培训要求取得省或市档案管理资格证书，确保管理人员具有合格的专业技术，中高层档案管理者还应该具备中级以上专业认证技术任职资格证书，切实保证管理团队的高素质、高标准。

5.3 住房保障档案管理要体现“有法必依，违法必究”的法治精神

保障房档案管理要切实贯彻国家法律法规，切实保障住房的高品质要求，住房档案管理要做到有法必依，违法必究，目前多数地方的保障房档案管理系统的工作还未真正达到国家要求，必须加强法制文明精神建设，必须做好3个工作要求：①住房保障部门加大宣传力度、加强监管效用，贯彻国家住房保障档案管理的相关法规，定期开设法制讲座，提高工作人员管理意识，切实做到知法、懂法、守法，保障住房档案管理工作有序进行。②规范管理机制，完善奖惩机制，真正把法制融入日常住房档案管理工作中，对优秀的管理者实行褒奖，严肃教育惩戒不法工作者，推动档案管理法制化。③建立责任追究制度，合理分配工作，依照各要求各司其责，定人定项负责管理工作内容，追求工作责任。例如保障房档案资料发现破损不能还原、霉变、丢失等情况，要实行责任追究，追究当事人以及负责人的双向责任。

6 结 语

总之，在建设社会主义经济法制社会的推动下，住房保障档案管理也要跟上议程，必须不断完善档案管理机制，提高管理人员意识，加强法制精神文明建设，建立保障房信息管理平台，联合各相关部门机构共同落实保障房档案管理建设，全面贯彻国家政策与精神，切实把管理落实到行动中来，完善保障房档案管理工作，促进工作高效有序进行，推动国家住房管理体制建设。

主要参考文献

[1]余嘉.住房保障档案管理的问题及对策研究[J].大众科技，2013，11（6）：56-57.

[2]陈林芬.陆良县房地产档案管理存在的问题和对策[J].城市建设理论研究，2012，13（24）：46-47.