规范化管理在教育基建档案管理中的作用

龚鑫

[摘 要] 教育基建档案是经过一定的记录或者保存所形成的一种档案，包括施工图纸和文件等信息资料。例如：建筑、结构、水电图等施工图纸，还包括前期文件、立项文件、合同文本、招标文件、施工文件和竣工文件等文件资料，真实地反映和记录了基层学校的建设过程，为基层学校的建设和发展提供了重要的依据，奠定了良好的基础。我国教育教学的改革和发展，对基建档案管理的要求也不断提高。在教育基建档案管理的过程中，应实现规范化管理，适应了新的基建档案管理要求，促进了我国教育基建档案管理的发展。

[关键词] 规范化管理；教育基建；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 052

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0073- 02

教育基建档案是档案资料室部门管理中的一项重要工作内容，为基层学校在不同阶段的建设项目提供了原始的凭证和依据。例如：基层学校在建设中的决策、修缮、拆并、使用和改造等。同时，教育基建档案也是基层学校在进行维权时候的依据。但是，目前建设方在进行基建档案管理的过程中，还存在一定的问题，需要采取有效的措施，加强规范管理，才能发挥重要的管理作用，促进基层学校的发展。

1 教育基建档案管理的特点

教育基建档案是基层学校在不同阶段进行建设项目的一项原始记录和凭证，不仅具有一般档案的特点，还具有自身独特的一面。例如：教育基建档案不仅具有原始记录性、价值性和信息性等一般档案的特点，还具有整体性、滞后性和实效性等。

1.1 教育基建档案的整体性

教育基建档案在建设的过程中，必须保证反映的客观实体和基层学校在建设项目中的相同。建设方在基本建设项目的管理过程中，只有保证各个部分建设工程资料文件的完整性，才能保证教育基建档案管理的完整性，形成一个有机联系的整体，发挥教育基建档案管理中的重要作用，为基层学校的建设项目提供科学的依据。

1.2 教育基建档案的实效性

实效性也是教育基建档案的一种特点，在管理的过程中需要管理人员重视。教育基建档案具有实效性特点，不仅可以在基层学校的科学研究和技术交流中应用，提供良好的服务，也可以为基层学校在现实的建设和发展过程中，提供科学的依据和凭证，保证基层学校建设项目的合理性。因此，在教育基建档案的管理过程中，保证教育基建档案的实效性，具有重要的意义和作用。

1.3 教育基建档案的滞后性

教育基建档案还具有滞后性的特点，在教育基建档案的管理中具有一定的影响。因为一般情况下，基层学校基建项目的建设过程中，在竣工验收的时候，一些相关的验收资料可能还没有全部整理好。所以，教育基建档案管理人员在实现资料归档的过程中，必须等全部的验收工作完成之后才能实现。这种现象反映出教育基建档案形成过程中，相对于教育建设工程项目完成时间的一种滞后性。

2 教育基建档案规范管理中存在的问题

教育基建档案在建设方和参建方的共同管理过程中，具有很大的利用价值，发挥了重要的作用。但是，长期以来，一些建设方对于基建档案的管理不够重视，在收集、整理和归档的工作中，受到一些因素的影响，不能保证良好的工作效果，造成一些教育基建档案资料的不完整，不利于基层学校以后的建设和发展。目前，基建档案在建设和管理过程中，存在的主要问题包括以下几方面。

2.1 规范管理中缺乏健全的管理体制

由于建设方在基建档案管理的工作过程中，没有建立相应的基建档案建设和管理制度，相应的管理办法也比较少，缺乏健全的管理体制，不利于基建档案管理工作的顺利实施，发挥有效的管理作用和效果。例如：某建设方在基建档案的管理过程中，多家参建方的职责没有得到明确的划分，导致基建档案管理人员在收集档案信息资料和管理的过程中，产生了比较大的随意性。而且，因为建设方在基建档案的建设和管理过程中，缺乏完善的管理体制，工作人员不能按照规章制度进行工作，在工作的过程中，没有可以参考的依据，管理效果并不明显。

2.2 规范管理中的档案管理认识不足

在教育基建档案的建设和管理过程中，档案管理人员是十分关键的因素，在档案的管理过程中发挥了重要的作用。但是，一些建设方和参建方的基建档案管理部门和管理人员的档案管理意识不足，不重视对基建档案的管理。因为基建档案管理人员的档案管理意识比较差，所以在具体的基建档案管理工作中，收集档案信息资料，进行编制的时候，具有很大的随意性。例如：基建档案管理人员在管理档案的过程中，随意丢放基层学校建设工程的施工设计体制，对相关的信息资料保管不善，导致很多档案信息资料产生了比较严重的污染，或者破旧不堪，不能保证教育基建档案的完整性。

2.3 规范管理中管理人员素质有待提高

教育基建档案主要是建设方和参建方共同保存的项目建设中的重要资料和文件，内容涉及到了建筑设计、施工、测绘和法律等不同相关专业的知识。所以，教育基建档案管理人员在实施对基建档案的管理的时候，应该具备相关的专业知识，针对不同的基建档案内容进行分类管理，以便可以及时、迅速地进行查阅。但是，目前很多建设方和参建方的基建档案管理人员的专业素质都有待提高，不能熟练地掌握基建业务，而且对档案知识知之甚少。在管理的过程中，建设方缺乏对各参建方管理人员的组织培训，导致基层学校建设工程项目的相关信息资料在完全实现竣工验收之后大量流失。

3 加强教育基建档案管理的对策

针对上述问题，档案资料部门在实施基建档案管理的时候，需要采取有效的措施，加强教育基建档案的规范化管理。教育基建档案的管理工作，主要包括基建档案的收集和归档、整理、保管、鉴定、利用和统计等。在教育基建档案的管理工作中，加强规范化管理，基层学校可以从这6个方面分别实施。

3.1 加强规范管理——基建档案的收集和归档

在教育基建档案的管理过程中，实现对基建档案信息资料的收集，主要是针对建设方和参建方在基本建设的项目中形成的全部的具有一定的保存价值的文件材料。在收集基建档案资料的过程中，管理人员应该有目的、有计划地实现对一些比较零散文件和信息材料的接收和收集。一般情况下，基建档案信息资料和文件材料的主要来源，包括上级主管部门和协作单位之间往来的一些文件材料、外单位编制的信息资料和现场记录的信息资料等。例如：建设方和参建方对基建档案的收集，主要包括上级相关部门比如教育局、发改委、规划局、环保局、消防、卫生和防雷等相关重要部门的红头批示和批复文件；可行性报告、施工许可证，还有造价咨询合同、设计合同、财务监理合同和招标代理合同等原件，包括招标一系列原件资料及招标通知书等。施工合同、竣工验收单和环境检测等材料和建筑施工图、结构施工图和水电等设计图纸，也是搜集的主要信息数据。

3.2 加强规范管理—— 基建档案的整理和保管

基建档案的工程项目在收集项目信息资料的时候，工作数量相对比较大。而且，档案的信息资料也比较零碎。所以，教育基建档案信息资料的整理工作具有一定的难度。在教育基建档案的管理过程中，档案管理工作人员实现对基建档案的整理，主要是把基建档案信息资料从零碎、无序到有序的处理过程。基建档案的整理工作，主要是分类和编目两个方面。一般情况下，教育基建档案在进行分类的时候，首先按照的分类标准是工程项目的类别；然后也可以根据不同文件的性质实现对档案资料的分类。例如，教育基建档案中文件，具有不同的种类，包括对文件初步设计和可行性研究、竣工的验收文件、设计文件和工程项目的施工管理文件等。档案管理工作人员在全程对教育项目建设中的工程竣工验收和文件收集之后，可以利用卡片的形式实现对整个教育建设工程项目施工情况进行著录和编目，实现对基建档案的完整保管。

3.3 加强规范管理——基建档案的鉴定和统计

教育基建档案的鉴定工作是档案管理人员按照一定的鉴定标准和要求，对档案资料的真实性和价值性进行判定的一个过程。在教育基建档案的管理过程中，做好基建档案的鉴定工作，需要档案管理人员树立全面的观点和历史的观点，保护具有重要价值的教育基建档案，可以在一些突发事件的处理过程中，及时地采取有效的措施进行应对。教育基建档案的统计工作，主要是应用数字的形式，分析基建档案的数量、基本情况和管理数量的一种方法，有利于教育基建档案管理工作的顺利进行。

4 总 结

在教育基建档案的管理过程中，还存在一定的问题，需要相关建设方、参建方全面了解教育基建档案的特点，充分认识到基建档案管理的重要性，针对基建档案管理中出现的问题，采取有效的措施，实现对基建档案的规范化管理，才能提高对教育基建档案的管理水平，发挥基建档案管理的重要作用。

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