基于HIS系统的门诊退费内部控制

黄锦红

［摘要］ 医院退费控制是医院财务内部控制的重要内容，本文提出充分运用HIS系统对退费权限、痕迹进行全方位监控，让执行科室参与退费控制，强化人工复核，对退费进行有效管理。

［关键词］ 医院退费；信息化；内部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 022

［中图分类号］ F239.45［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0032- 01

ＨＩＳ收费系统是医院管理信息系统的重要组成部分，退费是收费系统的关键环节。大型综合性医院收费项目多，收费频率高，各种因素所导致的退费较为频繁。如果内部控制不到位，容易出现漏洞，给医院造成损失。在信息时代，由于计算机技术特有的复杂性以及计算机犯罪的隐蔽性，与传统的手工操作方式相比，其危害和防范难度更大。因此，在医院信息系统的退费流程中加强内部控制，是防范医院收费风险的必要措施。

1医院退费控制存在的问题

下面结合案例对退费的控制进行分析：

某医院门诊收费组长赵某采取制作虚假退费单据的方式，在２００６年１月到２００７年１１月间利用职务便利，制作了虚假退费单据共计１ ６００多张，侵吞医院公款达２００余万元。他趁其他收费员不在的时候，先从电脑里找到以前类似金额的收据，抄下这张收据的收据号和金额，然后在电脑上打上一毛钱的收费金额。他關闭打印机，启动电脑收费程序，接着再将打印机打开，扯下那张没有打上金额的空白票据，在空白收据上写上先前抄好的收据号和金额，再打开电脑上的退费程序进行退费。

上述案例中，收费员利用中断打印重新启动系统套取空白发票，重打已交款的发票进行退费。该收费程序没有对已执行收费项目进行锁定，收费员利用收费系统的漏洞在监控盲区伪造交款金额进行虚假退费，给医院造成重大损失。因此在内部控制实际工作中，如何严格把关，结合工作流程的需要，合理分配退费与退款权限，严堵漏费，尤为重要。

2加强医院退费控制的措施

在较完善的ＨＩＳ收费系统中，对操作人员应按级划分，分级设置相应的操作权限，由系统管理员，对各级操作员按不同职务相互分离原则进行授权，并加密予以控制管理；收费流水号与发票号进行对应，系统所有收费、退费、作废、补打等操作数据均有记录，操作中出现错误，任何人无法随意改动，需经授权方可改正，对确需变动的信息，系统可全程记录。建立药品、检查、治疗等各项执行确认系统，医生工作站和收费系统的数据可以共享使用。在不增加科室工作量的前提下，让执行科室参与退费控制，即相关检查、治疗执行或药品领取后系统会自动控制，各部门不能随意办理退费，以减少退费中可能存在的风险。根据上述案例的分析、收费流程和内部审计的要求，可以将门诊退费内部控制具体划分为3个阶段。

2.1 收费员退费

门诊退费包括药品、检查、治疗等各种项目的退费手续。退费时首先医生在收据背面写明退费理由和退费项目并签字（盖章）。退药费，分两种情况：药品已取走的，退费时药房人员电脑执行退药程序，并在收据背面写明“药已收回”且签字；药品未取走的，药房人员在收据背面写明“药未取”并签字。退放射、检查、化验、治疗等其他费用，相应的检查治疗科室都要确认退费事项是否发生，在收据背面签字（盖章）。然后门诊收费处人员核实患者退费信息，包括：患者电话、收到现金、日期、患者签字等内容，确认符合退费规定后将钱款退给患者。如部分项目退费，收费人员按上述程序全额退款给患者，再根据实收金额另开一张收款票据给付费患者。最后收费员将退费资料妥善保管，归档备查。

医院计算机系统在退费方面的内部控制：（１）全程记录患者的交费、退费情况。生成日退费报表，报表信息包括：退费发票的编号、张数、金额以及退费收入分类等内容。（２）药品、检查、治疗等费用建立执行确认操作系统，将“已执行”状态的收费项目锁定，不能进行退费。当患者交费后，电脑中根据患者是否取药（检查、治疗）分别显示“已执行”或“未执行”两种状态。如果是“已执行”状态，费用是退不了的。如果是“未执行”状态，也要由医生在电脑中点击“退费医嘱”，相关科室（药房、检查治疗科室）进行电脑点核确认取消项目。（３）收费员在退费操作中，经收费组长复核退费资料进行授权后，收费员方能在电脑中执行退费。

对于特殊情况下，已经执行的项目需要退费，由财务科根据管理办法，进行另案处理，不在系统中进行处理，以免影响系统数据。

2.2 稽核员复核

财务部门设专职稽核员对每个收费员的退费日报表、发票存根、作废发票等进行稽核，核查因退费作废的发票的编号、数量和金额与报表显示的数据是否相符，稽核过程中发现问题，随时提醒收费员改正。对不符合退费手续、舞弊等违反制度的行为应及时上报。

2.3 审计员审查

审计员对医院门诊退费手续和存档资料进行不定期抽查，对退费控制系统的执行情况进行监督。由于门诊退费是涉及多部门、多环节的一项工作，门诊退费的内控设计还要进一步完善，因此审计人员还要通过对退费的各项指标进行分析，评价退费的完整性和合理性，针对退费管理中的薄弱环节，提出更完善的门诊退费内部控制建议。

主要参考文献

［１］杨洋，王宏．退费管理存在的问题及对策——以医院门诊为例［Ｊ］．中国集体经济，２０１３（１０）.

［２］陈华．计算机网络环境下的医院退费管理［Ｊ］．审计与理财，２００８（１０）.

［３］雷晓莉．关于基层医院退费管理的思考［Ｊ］．南方医学教育，２０１１（４）.