探讨云计算技术对档案信息化的影响和启示

张江华

摘要］ 随着信息技术的飞速发展，云计算技术为信息的存贮创建了新的发展模式，在其强大的推动力之下，档案信息化发展的速度也得到了大幅度的提高。档案信息化可以有效节约成本、资源，与此同时，还能带来安全性较高的信息，进一步降低技术风险以及操作难度。本文针对云计算给档管理带来的巨大影响以及启示，作出具体的分析，以期为业内人士提供相关资料。

［关键词］ 云计算技术；档案信息化；影响启示

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 14. 074

［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）14- 0121- 02１前言

信息时代给人们生活的方方面面带来了巨大的改变，人们依赖信息技术来获取相关知识。档案的贮存是历史信息的重要来源，其受重视程度日益增加。采用云计算来推动档案信息化的发展，是人类历史发展的需要。云计算为档案馆提供了科学、有效的服务机制以及管理方法，进一步提升了档案工作的现代化水准和社会化的服务能力。云计算已成为人们生活中的焦点话题，其带来了翻天覆地的变化，已成为档案信息化发展过程中的新契机。

２云计算的概念及特点分析

云计算指的是一种崭新的网络应用模式以及计算机模式，其通过网络（内部网和互联网）按照需要来进行扩展的模式来获得硬件、软件、平台和服务等所需的资源，其包含了硬件资源以及软件资源，前者一般指存贮器、服务器以及ＣＰＵ等，后者主要指的是集成的开发软件和应用软件，其具备强大的搜索功能，发送一条信息，成千上万台计算机就会提供其所需的信息。云计算特点总结如下：

（１）资源池：云计算能聚集众多的计算机资源，利用多种模式来服务不同的消费者。

（２）可按照自身需要实现自助：用户依据自己的实际需求，进行计算机的申请、调用以及配置，服务商还能重新回收和分配资源。

（３）快速便捷：服务商所提供的计算机能快速而且具有弹性的实现供应，且能动态地伸缩ＩＴ资源。

（４）网络访问范围较广：使用时不用布置与其相关较为复杂的应用软件和硬件基础设施，可以直接访问云计算就能获取所需信息。

（５）能度量的服务：云服务能依据服务类型来提供与其需要相符计量的方式，按照使用时间的长短以及资源的容量来收取相应的服务费［１］。

云计算的技术不仅能提高资源的利用率，节省成本，还能使ＩＴ的效率以及灵活性增强，云计算以其高效快捷的发展速度渗透在各行各业，在很大程度上制约和影响着经济社会的可持续发展，其已成为高科技领域中的核心竞争力，其将引爆的一场信息化的革命，它从根本上改变了商业模式以及工作方式。因此，档案信息化应实现和云计算的高度结合，以推动档案信息化快速发展。

３云计算对档案信息化带来的巨大影响

３．１ 云计算有效解决了档案信息化发展的瓶颈

“云”具有费用低廉以及使用方便的特点，可为城建档案馆节省购买昂贵服务器的经费。云计算拥有大容量的设备以及存储设备，档案馆在使用云计算时只需按照实际使用情况来进行缴费，解除后期为使用设备的运行用费以及维修费的后顾之忧，更不用担忧云计算升级换代和运行情况等问题。所以，在档案管理中引入云计算，可有效解决档案馆资金不足的问题，进一步提高工作效率，这些对于其实现信息化的战略路线管理是不可或缺的［２］。

３．２ 云计算可有效缓解档案管理人力不足的压力

实现档案信息化管理，档案的工作人员应掌握基本的信息化的技术，才能满足档案行业信息化发展的需求。对于档案馆严重缺乏专业计算机的人才，这在很大程度上影响了档案管理工作的正常运行，这一现象在这一行业是较为普遍的，而云计算的使用则能有效解决这一问题，还能得到更多的有效信息以及优质的服务，且不用担心硬件设施构建以及维护升级等问题。这大幅度减轻了档案管理人员的工作量，使其把精力注意到挖掘新的档案信息资源领域，进而提高档案的信息资源在社会中的应用。

３．３ 云计算可实现档案信息的共享

云计算档案信息化，可有效打破阻碍各个档案馆之间信息传递的壁垒，可以构建具有系统性的档案信息的资源池。能在更大的范围内满足不同用户对信息的需求，使用户享受到更加方便快捷的服务，进而能体现出档案馆档案信息化带来的社会价值，使档案管理工作处在一个开放、互动、高效的发展环境中。

３．４ 档案信息化可有效提高信息资源可靠性

档案馆自行自备的服务器存储档案信息，一旦其自备的服务器出现问题，就会出现无法给用户提供服务的现象，甚至会造成数据丢失的严重问题。而云计算正好是针对这一点来设计的，其使用较多的安全技术控制来保证信息资源的有效性，云计算严格控制访问、传输、存储、运行等环节，在很大程度上保障了其完整性、可用性以及持久性。云计算具有较高的安全可靠性，其一般会在其计算中心的其他服务器上对相关资源进行备份，可有效解决档案管理设备出现问题导致数据丢失的问题。云计算为档案信息化的发展提供了其急需的人力和物力，但应尽量避免其应用中标准化以及安全性等不利因素，以确保其为客户提供高质量和优质的服务［３］。

４云计算技术在档案信息化应用中的启示

我国档案信息化的建设已形成了一定的规模，有局部逐渐过渡到整体，部分省市较大的档案信息化的都得到立项管理，“金档工程”的顺利立项实施，开起来档案信息化迅速发展的时代。我国目前的档案信息化发展中仍存在一定的问题，重要表现为：盲目投资、低水平重建情况较多、整体规划和布局不够精细、信息资源整合不到位、缺乏项目评价的指标、档案管理的方法不能适应当下的发展以及没有形成统一建设标准等。面对以上档案信息化中急需解决的问题以及云计算带来的巨大影响，应从中得到更多的启示，进而及时调整档案信息化发展方向以及实施的措施。

４．１ 以云计算为基础来打造高效、统一档案信息化管理和服务平台

云计算具备服务灵活丰富、资源共享、统一存储数据、以及应用规范较为标准等优势，因此，全国各地的档案馆都应考虑依托现有硬件设施，构建区域性，甚至全国范围内的云计算的平台。档案馆应建立以这样基础构架的模型的档案系统的平台，实现云计算内全部管辖单位档案信息系统性的管理。云计算创建的系统平台可以协调众多档案管理服务器，以便快速部署及开通相关的业务，能够及时发现以及恢复计算机系统的故障，进一步实现智能化和自动化较大规模的运营方式。

４．２ 立足标准以达到档案信息化资源共享以及海量存储

近年来，档案信息已由原来单一形式逐渐向电子音频、影像、文件、多媒体等不同方向发展。面对存储空间的急速增长，应建立系统性较强以及可进行统一管理的“云存储”的平台，它可以存储ＰＢ级和ＴＢ级海量数据，其提供了巨大容量的网络存储的空间。在构建云存储的平台时，应把云数据标准和规范的体系完善与建设放在首要位置，依靠“云存储”载体，建立完整、系统的信息标准体系，以突破信息沟通的壁垒。与此同时，应把握好档案信息永久存储和信息安全的利用这两个层面的管理。“云存储”应划分应用库以及资源库，并实施双套存储方式来存储系统档案资源的数据，在资源库中存储一套，且按照原格式、原样进行永久性的存储；在应用库中存储另一套，并将其做标准化的处理，这样可利于对外集成服务。

４．３ 以云理念为依托提高服务水平

云计算以其强大的功能，遍布世界每一个角落。档案信息化应利用好高新技术来创造和拓展档案信息的资源，以进一步提高服务的质量，使服务实现多层次、全方位以及多元化的发展，可以从以下几个方面着手：

借助档案信息的平台服务：推进档案信息化建设可依托云计算技术，进一步满足客户多元化的需求，突破传统的档案管理的系统建设和应用模式，进而提供高效综合的档案信息的平台服务。对数据资源和检索服务进行统一：应利用云计算将档案资源进行集中管理，参照有关标准，把分布式进行存储数据与一站式检索的界面进行结合，可大幅度提高信息查准率和查全率。利用公众视听来传播服务：档案管理部门应适应电影、广播、录音等制作档案信息，利用终端实现与公众的无缝对接的服务。对档案业务进行整合以及托管服务：档案管理部门可以依托统一的信息存储和平台，实现虚拟化的业务服务的能力以及硬件、软件资源，以开拓档案业务的新市场。创造新型的档案服务：把非结构化的档案数据、其他的多维数据以及空间数据进行融合集成，以人工智能为基础，利用云终端、虚拟服务等技术为用户建立云档案馆，为客户提供核心业务外较为实用的服务支持。

５结束语

云计算为档案信息化带来了前所未有的变革，其不仅包括商业模式的改变，更重要的是它对人类思维方式的挑战。对档案的工作者来说，把云计算理念与ＩＴ层面进行高度结合，为用户创造出更方便快捷、针对性更强，更符合其自身的业务需求的应用，是其追求的最理想化的目标。这为档案工作在信息化的领域带来了更多的创新，从根本上使信息获取方式以及信息传播途径发生了改变，推动了档案信息化发展的进程。

主要参考文献

［１］李蓬．云计算对城建档案信息化影响初探［Ｊ］．城建档案，２０１３，５６（８）：３１－３２．

［２］黄正鸿．云计算在档案信息化领域的应用启示［Ｊ］．中国档案，２０１１，９（５）：６１－６３．

［３］章邺．云计算平台的档案信息化管理［Ｊ］．盐城师范学院学报：人文社会科学版，２０１３，７８（６）：１５６．