企业荣誉档案管理初探

郝伟斌

[摘 要] 本文在对企业荣誉档案的概念、作用、功能进行论述的基础上，提出了企业荣誉档案收集、整理、保管及开发利用的具体方法和策略。

[关键词] 企业集团；荣誉档案；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 073

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0125- 02

1 企业荣誉档案的概念

本文认为企业荣誉档案是指企业（包括企业和企业员工）在研发、生产、管理、服务等各项活动中受到上级部门、友好单位及社会知名人士的奖励、表彰与称赞所获得的荣誉称号、证书、证明、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、勋章、奖章、相册、图片、领导人或名人题词、题字及金属牌匾等形式获得各级机关、组织、社会团体及个人颁发或赠与的具有保存和利用价值的实物及文件材料，是真实反映企业集团在各个历史时期取得的荣誉、业绩、资格的有效证明。

企业荣誉档案是企业集团在一定时期内各项工作成绩和工作水平的见证，是集体和个人事业成功的历史见证和自身荣誉的充分展示，是集体和个人政绩、业绩的真实记录，是荣誉拥有者汗水与智慧的结晶。同时，荣誉实物档案作为档案的一种特殊载体和形态，又是其他相关档案的有益补充和佐证，能有效地丰富档案信息资源。

企业荣誉档案对企业集团除了档案基本价值之外，还具有记录企业荣誉、表扬先进、鼓舞士气、倡导新风的作用，同时再现企业辉煌的业绩，是企业发展的历史见证。企业荣誉实物档案对企业文化的发展具有不可忽视的作用。

2 企业荣誉档案的收集

2.1 收集方法

档案管理部门要注意定期收集与平时收集相结合。在抓好平时收集和登记工作的同时，应及时掌握企业集团的各种获奖信息，以便完整收集企业荣誉实物档案。另外，建立档案收集网络， 及时提醒和督促业务部门完成平时的收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，定期收集归档，移交到档案室。此外，员工个人获奖情况向部门申报，然后部门定期进行统计， 并由档案室与相应管理部门共同完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。

拓展荣誉档案收集渠道，强化企业荣誉实物档案信息资源收集工作。首先依据企业集团大事记收集荣誉实物档案，按照档案收集的制度进行简单整理，著录后将荣誉实物档案拍成数码照片，作为企业荣誉实物档案馆藏资源保存。其次是利用企业主页平台，跟踪掌握企业集团重大活动、重要事件、重点项目的线索，及时收集相关实物档案、图片资料及录像等荣誉实物档案。再次充分利用档案馆（室）藏资源，及时整理荣誉实物档案实物部分和文件部分，以此丰富企业荣誉实物档案馆藏资料。最后档案管理部门要与各相关单位及荣誉实物档案产生的组织和团体保持充分的沟通与交流，及时了解公司员工和部门参与的重大活动情况，以保证企业荣誉实物档案信息的真实性和完整性。

2.2 收集范围

党的十八大提出“深化国有企业改革，完善各类国有资产管理体制”。随着国有企业深化改革和民营企业不断发展，企业集团产生的企业荣誉实物档案的种类和数量也在不断变化，因此，企业荣誉实物档案的收集和归档范围面临优化的改进。

现代企业的活动范围在不断扩大，荣誉实物档案形成的种类和数量也在不断增加，进一步扩充企业荣誉实物档案的收集和归档范围。国家档案局10号令出台后，对企业档案管理工作提出更加详细的规范。以某设计院有限公司为例：①上级机关颁发的荣誉类，如集团公司颁发荣誉类、中国建筑业协会颁发设计类奖项；②上级工会、团组织等组织的各项竞赛活动获奖类，如集团公司颁发的先进组织和个人奖项；③友好单位、团体赠送的锦旗、牌匾等，如中国烟草有限公司赠送的“优秀工程咨询勘察设计单位”荣誉类；④企业员工个人获得的市级以上荣誉及奖项、科研创新获奖类。

另外，企业员工的个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等荣誉档案尊重个人意见进行收集，档案管理部门对愿意让公司统一保管的个人荣誉档案进行原件保存，对于企业员工自己保存的荣誉档案采取征集复印件或拍摄照片形式进行保存。

3 企业荣誉档案的整理与保管

3.1 企业荣誉档案的整理

企业荣誉实物档案的整理和其他类型档案整理工作一样，要遵循档案的自然形成规律进行科学化的整理，此外，由于企业荣誉实物档案形状、大小、材质不同的特点造成了实物档案整理的复杂性。

实物档案可先按照实物类型进行分类，如奖状证书纸质类、奖杯类、牌匾类等。同一类型的实物档案按时间顺序进行排列，时间相同情况下再根据其内容的重要程度进行排列。同类型实物档案以件为单位，按收集的先后顺序编制相应流水号。其次每件企业荣誉实物档案均在其实体上粘贴与目录信息相对应的标签，标签相当于实物档案的身份证明，上面记录着实物档案的名称、背景、事由、形成时间等信息，以便保管和利用。最后是企业荣誉实物档案目录的编制，主要包括档号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖时间和备注等。

3.2 企业荣誉档案的保管

企业荣誉档案以其形状的特殊性、材质的多样性、利用的频繁性，给荣誉实物档案的安全保管带来了巨大的挑战。对于荣誉实物档案的安全保管，首先要考虑实物档案载体的特殊性，如按形状可分为奖杯类、牌匾类、锦旗类、证书类等，按材质可分为金属类、玻璃类、纸质类、布质类等，另外还有形状大小不一等特点。因此保管荣誉实物档案的柜架也要与文书档案也要有所区别，应陈列在特别制作的储藏柜中，储藏柜应具有直观易见，方便存放和查找，便于展览，又具有防光，防潮、防虫、防腐、防尘、防火、防鼠等特点。

企业荣誉实物档案安全问题主要表现在以下几个方面：①企业荣誉实物档案破损，例如，存放时没有专业的柜台摆放产生挤压、利用时没有合理搬运产生碰撞、划伤等现象。②企业荣誉实物档案生锈、脏污等。③电子荣誉档案介质受损，数据丢失等现象。因此，对于荣誉实物档案较多的企业集团应建立独立的荣誉实物档案库房。荣誉实物档案上架可以按照年度和载体分类进行排列，其中奖状证书资质类一般平放于柜中，但不能叠放以免损坏，亦可以竖放于柜上；锦旗类应挂或叠放在柜中；奖杯可按照大小依次竖放于柜中；牌匾类一般竖放为宜。同时，荣誉实物档案要保持整体的美观和整齐，展现出企业荣誉实物档案代表企业形象的一面。另外，由于荣誉实物档案利用频繁并对外开放，容易损坏或遗失，企业集团可将展出荣誉实物档案制作成复制品，以保护荣誉实物档案原件的安全。

4 企业荣誉实物档案开发与利用

企业荣誉档案的开发和利用是企业荣誉档案管理的核心。近年来，随着科学技术的不断发展和信息技术的不断更新，档案的利用者利用档案时也提出了更高的要求，他们不再是仅仅为了查找资料而进入档案阅览室，同时他们还追求体验式服务。因此，要提高企业荣誉实物档案服务工作，就要了解企业荣誉实物档案开发和利用的现状和问题。

4.1 建设馆藏展厅

荣誉实物档案展厅建设是实物档案开发和利用工作的重心之一。传统理论认为，陈列是在一定空间内，以文物标本为基础，配合适当的辅助展品，按照一定的主题、序列和艺术形式组合成的进行直观教育、传播文化科学信息和提供审美欣赏的展品群体。下面介绍一下荣誉实物档案馆藏展厅建设工作步骤。

（1）前期的策划。企业集团可以根据自身需要设立展厅的大小的展览时间的长短。有条件的企业集团可以设立专门的展厅，把其他类型的实物和企业荣誉实物档案作为展厅的主题内容，以此为窗口展示企业文化。其他企业可以采取短期展览形式，以满足企业档案材料展览的需要，荣誉实物档案以原件和照片以及二者相结合的形式进行展示。

（2）展品的挑选。根据展厅的主题确定实物展品或展品的复制品。在挑选展品时尽量选出能记录企业成长、体现企业特色、反映企业实力和企业品牌优势的实物档案。

（3）展厅的布置。展厅的布置是展厅建设的重要一环，主要是分解主题内容，设计展区、展台和展板工作。主题分解主要按企业发展阶段、项目、产品、区域和档案载体类型划分，尽量找出它们之间的历史关系、逻辑关系。

（4）效果统计和及时调整。档案工作人员要做好参观展厅人员统计工作和意见反馈工作，根据反馈意见和人员统计进行科学的分析，并对展厅的布置和展品进行微调。

4.2 设计虚拟展厅

随着信息技术的发展和应用，互联网和移动终端成为除传统传媒（电视、报纸、杂志等）之外人们获得信息的新途径。档案部门作为企业集团信息资源的窗口之一，要利用现代化信息技术做好企业信息的传递工作，为企业发展而服务。建设企业荣誉实物档案网上展厅是将馆内荣誉实物档案进行有计划、有步骤的信息化和数字化，通过网站展示档案服务的荣誉实物档案开发利用方式。其步骤可分为以下几个方面。

（1）广泛征集：实物档案的收集工作是馆藏资源提供利用和服务的起点和基础。受企业荣誉实物档案管理模式的限制，一部分实物档案原件散存在不同部门及公司员工手中，这些因素都会影响荣誉实物档案的收集工作。档案管理部门首先进行了广泛的征集工作，以此来丰富馆藏资源，奠定荣实物档案展厅建设的基础。

（2）分类、鉴定：首先对企业馆藏荣誉实物档案进行有序分类、真伪和价值鉴定，找出实物档案的内在联系和逻辑关系，进行重新编号整理。对于荣誉实物档案的鉴定一般可以和纸质文件进行核对以及与相关组织团体及个人进行核对。

（3）修复：由于荣誉实物档案与纸质档案的外形和属性差别较大，荣誉实物档案保管要求条件比较苛刻，利用频繁等因素会使一些荣誉实物档案受到不同程度的损坏。为了使网上展示达到更好的效果，拍照之前应对荣誉实物档案进行清洁和修复。在清洁和修复的过程中要按照科学的方法，以保证荣誉实物档案的原始性。

（4）拍照、后期处理：对经过鉴定和修复等待展示的荣誉实物档案根据目录认真核对，并依据新编制的编号进行逐一拍照。由于拍照的效果直接影响荣誉实物档案在网上展示的效果，拍照时应从专业的角度进行拍摄。在对拍摄后的照片利用相应软件进行后期处理，已达到更好的展示效果。

（5）网页制作：网页制作是荣誉实物档案网上展厅建设的重要一环，网页制作的优良直接影响展厅的效果。企业荣誉实物档案网上展厅网页一般内嵌于企业集团的官方主页中。在网页中展示图片也可以以超链接的格式存在，浏览者可以点击图片了解荣誉实物档案的详细资料。由于馆藏实物档案种类繁多，在网页中查询时可以设置不同的索引方式，如目录索引、快捷窗口索引等。

主要参考文献

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